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「新入社員やアルバイトが入るたびに、LINE WORKSへのユーザー登録を手作業で行っている…」
「フォームで受け付けた申請内容を、一つひとつ確認しながら手入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがち…」
このように、繰り返されるユーザー登録作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Googleフォームなどで受け付けた情報をもとに、LINE WORKSへ自動でユーザー登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です。
そのうえ、人事管理やチームの立ち上げといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひ導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSへのユーザー登録を自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの情報をもとにLINE WORKSへユーザー登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その情報をもとにLINE WORKSへユーザーを自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GoogleフォームとLINE WORKSをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するLINE WORKSのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとLINE WORKSにログインしてください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
フォームを作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleフォームの回答情報をもとにLINE WORKSへユーザー登録を行います。
テンプレートを利用する前にユーザー登録に必要な情報を得られるGoogleフォームを作成しましょう。
今回は以下のGoogleフォームを作成しました。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Googleフォームトリガーの設定
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Googleフォームの画面に移動し、テスト用データを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはGoogleフォームに回答を送信する必要があるのです。
今回は以下の回答を送信しました。
送信出来たら事前準備で作成したGoogleフォームの設定画面に移動し、URLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、フォームIDを設定します。
注釈を確認したら、コピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出し、入力してください。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参考にしてみてくださいね。
取得した値の中に使用したい値が追加されているのを確認できたら、忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：LINE WORKSに新規ユーザーを登録する設定
新規ユーザーを登録をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインIDを設定します。
ドメインIDは以下の箇所に記載されています。
コピーして入力してください。
次に、発行するメールアドレス、姓、名を設定します。
それぞれ取得した値が設定されていますので、値が入っていることを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※取得した値が設定されていても値が入っていない状態だと正しく設定できません。
値が入っていない場合は入力欄をクリックし、ご自身で取得した値を設定し直してください。
個人メールアドレスにも取得した値が設定されていますので、値が入っているか確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのユーザー登録に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にユーザーが登録されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にLINE WORKSに新規ユーザーが登録されていますので確認してください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームに回答が送信された際に、その情報をもとにLINE WORKSへユーザーを自動で登録するフローでした！
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへの内容記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
まとめ
LINE WORKSへのユーザー登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の手入力や確認作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な登録作業から解放され、新メンバーのオンボーディングやその他本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外からも登録できますか？
A：
はい、できます。
Yoomのフォーム機能はもちろん、JotformやTypeformなどのフォームアプリを利用することも可能です。
また、データベースからデータを取得したり、受信したメール内の情報を取得したりして登録することもできます。
使用できるアプリについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：部署や役職など他の項目も登録できますか？
A：
はい、できます。
今回は必須項目のみを登録したため、その他の項目を設定しませんでしたが、生年月日や電話番号、入社日や役職IDなども登録できます。
Q：登録前に上長の承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
フローボットの承認フローを行いたい箇所にある+をクリックし、承認を依頼を選択して設定を行ってください。
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