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「新入社員が入社するたびに、Asanaの各プロジェクトへ手作業でユーザーを追加するのが面倒…」
「ユーザーの追加漏れや招待するプロジェクトの間違いがあって、オンボーディングがスムーズに進まなかった…」
このように、ユーザー追加作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、入社手続きフォームなどへの回答をトリガーにして、関連するAsanaのプロジェクトへ自動でユーザーを追加できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーを削減し、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なメンバー追加作業を効率化しましょう！
YoomにはAsanaのプロジェクトにユーザーを追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaの各プロジェクトへ手作業でユーザーを追加する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、招待漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームに新メンバーの情報が送信されるだけで、Asanaの特定のプロジェクトへのユーザー追加を自動で実行できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaの各プロジェクトへ手作業でユーザーを追加する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、招待漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームに新メンバーの情報が送信されるだけで、Asanaの特定のプロジェクトへのユーザー追加を自動で実行できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
YoomとAsanaを連携して、Asanaの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
Asanaの登録方法
AsanaとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaの各プロジェクトへ手作業でユーザーを追加する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、招待漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームに新メンバーの情報が送信されるだけで、Asanaの特定のプロジェクトへのユーザー追加を自動で実行できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、「OK」をクリックしてください。
まず最初に「入社フォーム」という項目をクリックし設定しましょう。
デフォルト設定では、プロジェクトに自動で追加する「メンバーのメールアドレス」を入力できるフォームになっていますので、ご確認ください。
完了ページの内容の設定も任意で可能です。
（必要が無ければ、未設定のままでも問題ありません。）
「アクセス制限」と「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」の項目は用途に合わせて選択してください。
※有料プランでのみ設定できる項目もあるため、詳しくは下記をご確認ください。
設定が完了したら、次のページに進みましょう。
続いて、「取得した値」を記入しましょう。
テストに使用したいメールアドレスを記載してください。
（実際にAsanaに登録されているメールアドレスを使用する必要があります。実在するメンバーを使用したくない場合は、事前にAsanaにテスト用のメンバーを登録しておきましょう。）
実際のフロー稼働時は、フォームに回答したメールアドレスが反映します。
入力が完了したら、「完了」ボタンをクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、「プロジェクトにメンバーを追加」をクリックし設定しましょう！
Asanaと連携するアカウント情報が使用したいアカウントになっているのを確認し、次のページに進みます。
プロジェクトIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
このように設定することで、入社フォームに回答された情報を引用し反映することができます。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が完了したら、「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、Asanaの指定したプロジェクトに入社フォームで入力したメールアドレスのメンバーが追加されますので確認してください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」ボタンをクリックしましょう。
これで、「入社フォームに回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する」フローの完成です！
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
AsanaにログインすることなくSlack上でタスクを確認することができるので作業効率の改善になります。
Slackの通知先やメッセージの内容などは自由に変更してご利用ください。
また、自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・タスクを担当ごとに細分化している方
・プロジェクトの進捗状況を確認している方
2.Asanaを業務に使用している方
・タスク管理を行なっている方
・チームのタスク管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進捗状況の把握に有効的なツールです。
さらにAsanaを活用することでチームごとのタスク管理を効率化することができます。
しかしClickUpに追加されたタスクをAsanaに手入力で追加するのは手間がかかり、作業効率を低下させる可能性があります。
手入力を省き、業務進行を効率化させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、ClickUpのタスク内容を自動でAsanaに登録し、手入力の手間を省きます。
自動で登録を行うことで、チームへの情報共有を円滑にし業務効率化に繋げることができます。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携することもでき、全体へ即座に情報を周知させることも可能です。
■注意事項
・ClickUp、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォームの回答を起点にできますか？
A：
はい、可能です。
まずは、トリガーの「入社フォーム」の✕印をクリックし削除してください。
「手動起動」のトリガーが自動設定されるので、「変更」ボタンをクリックしましょう。
次に、アプリトリガーからGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し完了です。
なお、Googleフォームで設定する場合は取得した値を追加する必要があります。
詳しくは、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法をご確認ください。
Q：間違ったメールアドレスが入力されたらどうなりますか？
Q：メンバー追加後にSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です。
作成したフローの最下部にある＋ボタンをクリックし、アプリの中からSlackなどの使用したいチャットツールのアクションを設定しましょう。
Yoomでは、Slack以外にも様々なアプリと連携させ、業務フロー全体の効率化が実現できます。
連携可能なアプリ一覧についてもご確認ください。
