「TimeRexで日程調整が完了したら、内容をAsanaにタスクとして手作業で転記している…」
「時間がかかるし、たまにタスクの登録を忘れてしまう…」
このように、日程調整ツールとタスク管理ツールの間での手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、TimeRexで新しい予定が登録されたタイミングで、自動的にAsanaにタスクを作成する仕組みがあればうれしいですよね。
そうすれば日々の細かな手間や登録漏れのリスクから解放され、よりスムーズに業務を進行できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、これまで自動化に触れてこなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して面倒な作業を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
TimeRexとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TimeRexで予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
TimeRexで日程調整が完了した後、その内容をコピーしてAsanaでタスクを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業による情報の転記は、タスクの作成漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TimeRexとAsanaの連携をスムーズに自動化でき、予定登録と同時にAsanaへタスクが自動で追加されるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexで調整した予定をAsanaでタスク管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- TimeRexとAsanaの連携を自動化し、タスクの作成漏れや二重登録を防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを効率化したいと考えている全てのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexで日程調整が完了すると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、TimeRexとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、予定が登録された際にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定登録の場合のみ後続処理へ進むようにします
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報をもとにタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクを登録するプロジェクトや担当者を任意に設定することが可能です
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、TimeRexから取得した日時や参加者情報などを変数として埋め込み、動的にタスクを生成できます
■注意事項
- TimeRex、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
TimeRexとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にTimeRexとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでTimeRexとAsanaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TimeRex／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「TimeRexで予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- TimeRexとAsanaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- TimeRexのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
TimeRexで予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
TimeRexで日程調整が完了した後、その内容をコピーしてAsanaでタスクを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業による情報の転記は、タスクの作成漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TimeRexとAsanaの連携をスムーズに自動化でき、予定登録と同時にAsanaへタスクが自動で追加されるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexで調整した予定をAsanaでタスク管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- TimeRexとAsanaの連携を自動化し、タスクの作成漏れや二重登録を防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを効率化したいと考えている全てのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexで日程調整が完了すると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、TimeRexとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、予定が登録された際にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定登録の場合のみ後続処理へ進むようにします
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報をもとにタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクを登録するプロジェクトや担当者を任意に設定することが可能です
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、TimeRexから取得した日時や参加者情報などを変数として埋め込み、動的にタスクを生成できます
■注意事項
- TimeRex、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ1：TimeRexとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
TimeRexのマイアプリ連携
TimeRexのマイアプリ連携時、以下の内容がでてくるので、ページ注釈通りにアクセス名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
Asanaのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
TimeRexで予定が登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
TimeRexで日程調整が完了した後、その内容をコピーしてAsanaでタスクを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業による情報の転記は、タスクの作成漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TimeRexとAsanaの連携をスムーズに自動化でき、予定登録と同時にAsanaへタスクが自動で追加されるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TimeRexで調整した予定をAsanaでタスク管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- TimeRexとAsanaの連携を自動化し、タスクの作成漏れや二重登録を防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを効率化したいと考えている全てのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- TimeRexで日程調整が完了すると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、TimeRexとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、予定が登録された際にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定登録の場合のみ後続処理へ進むようにします
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報をもとにタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクを登録するプロジェクトや担当者を任意に設定することが可能です
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、TimeRexから取得した日時や参加者情報などを変数として埋め込み、動的にタスクを生成できます
■注意事項
- TimeRex、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：TimeRexのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Webhookを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
画面注釈通りにWebhookURL追加を行ってください。
今回は「予定が登録されたら」フローが起動するようにしたいので、TimeRexに予定を登録します。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
ここはすでにデフォルトで値が入っています。
分岐条件は予定が登録されたときにAsanaに登録されるよう、分岐条件を「confirmed」にしてあります。
以下のように設定できていることを確認したら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ5：Asanaにタスクを追加する
Asanaにタスクを追加します。「タスクを追加」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「タスク名」は今回取得した値を使って以下のように設定しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
- （取得した値から）会社名-（取得した値から）名前_様_商談
「プロジェクトID」、「セクションID」は候補に表示されますので、そちらから選択してください。
「タスクの説明」はデフォルト設定で入力されているものを参考に、以下のように設定しました。
