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「Asanaで設定したゴールを一覧で確認したいけど、一つひとつ追うのが大変…」
「チーム全体の目標達成状況をまとめるのに、いつも時間がかかってしまう…」
このように、Asanaでのゴール管理や進捗報告のためのデータ集計に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Asanaに登録されているゴールの一覧を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートなどの使い慣れたツールに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、目標達成に向けたより戦略的な分析やアクションに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaに登録されているゴール一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にAsanaのゴール一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Asanaのマイアプリ連携】
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「定期的にAsanaでゴール一覧を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
「スケジュール設定」では、フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回はコピーしたテンプレートの既存設定のままにしますが、自由に設定してOKです。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ここでは、Asanaのゴール一覧を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
「ワークスペースID」を設定します。
入力欄をクリックすると、「候補」が表示されるので選択してください。
※なお、今回は以下のゴール一覧を取得する想定です。
テストをクリックしましょう。
テストが成功すると、取得した値を確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックし、次のステップに進んでください！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「ゴール一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「目標IDのリスト」を設定しましょう！
「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
ここでは、ゴール詳細を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「ゴールID」を設定します。
「繰り返し処理」のオペレーションで取得した値から選択してください。
※「←同じ処理を繰り返すオペレーションで取得したアウトプットを設定してください」は削除してください。
テストをクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
「完了」をクリックします。
最後の設定です！
Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
それでは、赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
テーブル範囲は、ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
今回は以下のシートを使用するため、「A1:D」になります。
次の画面で「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、ステップ6のAsanaの設定で取得した値を引用して設定してください。
テストをクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をします。
※ここでは、「繰り返し処理」オペレーションを含むフローのため、表示される値は1件目のデータのみになります。
実際にフローを起動させた際に、繰り返し処理によってすべてのデータが順番に処理され、自動で追加されますのでご安心ください。
最後に「完了」をクリックしましょう。
以上で、フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
■概要
AsanaとLINE WORKSを連携し、Asanaでタスクが完了した際に、指定したLINE WORKSのトークルームに自動的に通知を送ります。
Asanaにログインせずに、Asanaの情報をLINE WORKSで確認することができます。
通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、LINE WORKSそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容や送信先のLINE WORKSのトークルームを任意の値に変更してご利用ください。
・Asanaでタスクが完了してから、LINE WORKSへ通知されるまで5~15分程のタイムラグがあります。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Google Chatに自動的に通知を送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・チームメンバーのタスクをAsanaで管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理をAsanaで行い各担当者へタスクをアサインしたり、優先度の調整を行っている方
2.Google Chatを使ってタスク情報を共有している方
・社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを日常的に利用している方
・タスクの把握漏れを防止するために、新しく登録されたタスクをGoogle Chatでメンバーに共有している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatで共有する場合、通常はその都度通知を送る必要があるため、手間がかかると思います。
また、手動だとタスクが登録されてから通知を送るまでに遅れが生じやすく、スピーディに情報共有することが難しくなってしまいます。
このような課題を解決する手段として、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うと、Asanaに登録されたタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
自動で通知されるため、情報共有がスピーディになり、各担当者はタスクの情報をすぐに把握できるようになるでしょう。
また、手動で通知作業をしていると共有し忘れるリスクを孕みますが、自動化によって、そのようなリスクも軽減できます。
■注意事項
・Asana、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asana利用チームのメンバー
・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するクリエイティブを保管するためにCanvaで都度フォルダを作成する作業は手間がかかるものです。この繰り返し作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると同時に、Canvaに指定したフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、クリエイティブ制作を円滑に開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho Formsで受け付けた問い合わせや依頼内容を、手作業でAsanaに転記していませんか。
この作業は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、迅速な顧客対応のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されたタイミングで、自動的にAsanaにタスクを作成するため、手作業による手間とミスをなくし、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Typeformで収集したお問い合わせやアンケート結果を、都度Asanaに転記する作業は手間がかかるものではありませんか。コピー＆ペーストの繰り返しは時間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると同時にAsanaへタスクが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wixを業務に活用している方
・Webサイトの構築に活用している方
・サイト上の問い合わせに対応している方
2.Asanaでタスク管理を行う方
・タスクの進捗状況を可視化させ把握している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成を行うために有益なツールです。
サイト上にフォームを設定し問い合わせなどを受けることで、顧客対応業務の効率化につながります。
しかしWixでフォームが送信されたら毎回手入力で情報をAsanaに追加するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを使用すると、Wixで送信されたフォームの内容を引用して自動でAsanaにタスクを追加することができます。
手作業を省いてフォームの内容を自動で追加することで、入力ミスなどのヒューマンエラーを省きます。
またタスクを手作業で登録していた時間を省略することで、チーム全体がタスク解決に注力することができ、業務効率を上げることにつながります。
■注意事項
・ Wix、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
チャネルトークでチャットが作成されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チャネルトークで顧客対応を行いAsanaでタスク管理をしている方
・チャネルトークで受けた顧客からの問い合わせや要望を、Asanaのタスクとして登録して対応状況を管理したい方
・チャネルトークのチャットを手動でAsanaのタスクに転記する手間を省いて業務効率を向上させたい方
・チャネルトークとAsanaの情報連携を強化して顧客対応とタスク管理をスムーズにしたい方
2.Asanaを利用するカスタマーサポートチーム
・チャネルトークで発生した顧客対応をAsana上でタスクとして管理して対応状況を可視化したい方
・チャットでのやり取りをタスク化することにより対応漏れや遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはウェブサイトやアプリにチャット機能を簡単に追加できる便利なツールです。
ですがチャットで発生した問い合わせや要望をAsanaでタスク管理したい場合もあるはずですが、チャットの内容を毎回手動でAsanaに転記するのは手間のかかる作業となってしまいます。
このフローを導入すれば、チャネルトークでチャットが作成されたらAsanaに自動的にタスクが作成されます。
これにより、チャットの内容をAsanaで一元管理できるようになり担当者へのタスク割り当てや進捗管理、対応状況の確認などをスムーズに行うことができます。
■注意事項
・チャネルトーク、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのゴール一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた目標の進捗確認やデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームや個人の目標達成状況を迅速かつ正確に把握でき、より迅速で的確な意思決定や戦略立案に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも出力できますか？
A：
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：
エラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Google スプレッドシートの既存の行を更新できますか？
A：
はい、可能です。
Google スプレッドシートのオペレーションで「レコードを更新」アクションに変更することで、既存の行を更新することができます。
