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「新しい問い合わせがあるたびに、Google スプレッドシートに手作業で情報を転記するのが面倒…」
「日々の売上データをGoogle スプレッドシートにまとめるのに時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なトリガーをきっかけに、Google スプレッドシートへ自動で行が追加される仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放されヒューマンエラーのリスクを減らしつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに行を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールから、Google スプレッドシートへの行追加を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、データ入力の手間を大幅に削減し、情報の集約と管理を効率化できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールサービスで特定の条件を満たすメールを受信した際に、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する</span>ことができます。
問い合わせ管理や情報収集といったメール起点のデータ集約業務を効率化し、対応漏れや転記ミスを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などで回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する</span>ことができます。
アンケート結果の集計や問い合わせリストの作成といったフォームからのデータ収集・管理業務を迅速化し、手入力の手間を省きましょう！
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースに情報が追加された際に、そのデータをGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する</span>ことが可能です。
顧客情報の一元管理や進捗状況の可視化など、各種サービスと連携したデータ活用をスムーズにし、常に最新の情報に基づいた意思決定を支援します！
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、そのメール情報をGoogle スプレッドシートに自動で行として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Outlookと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてGoogle スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらはOutlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでOutlookへテストメールを送信しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認してください。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は下記のように設定しました。
テストし、アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
次の画面では、実際にレコード(行)を追加する設定を行います。
以下のようにGoogle スプレッドシートのレコード情報が表示されるので、該当欄をクリックします。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、読み取ったファイル情報からGoogle スプレッドシートのレコードに追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが転記されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに行が追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する」方法でした。
Google スプレッドシートの行追加だけでなく、行にデータが更新された際にチャットツールに通知することができます。
また、Google スプレッドシートに追加された顧客情報を基に、請求書の作成も可能です！
Google スプレッドシートへの行追加を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、データの集約や管理にかかる時間を短縮し、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整い、業務全体の効率化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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