Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方 メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。 AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「新しい問い合わせがあるたびに、Google スプレッドシートに手作業で情報を転記するのが面倒…」
もし、様々なトリガーをきっかけに、Google スプレッドシートへ自動で行が追加される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートに行を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方 メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。 AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートへの行追加を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールから、Google スプレッドシートへの行追加を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールの情報をGoogle スプレッドシートに自動で行追加する
Outlookなどのメールサービスで特定の条件を満たすメールを受信した際に、その情報をGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する ことができます。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方 メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。 AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答をGoogle スプレッドシートに自動で行追加する
Yoomのフォーム機能などで回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する ことができます。
フォームから回答が送信されたら、Googleスプレッドシートに回答内容を追加する
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■概要
Webサイトのお問い合わせフォームやアンケートへの回答を、手作業でスプレッドシートに転記していませんか？こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームに回答が送信されるだけで、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、データ管理の手間を省き、より正確で効率的な運用を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイトのフォームからの問い合わせ内容を手作業で転記しているご担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト作成やアンケート集計を効率化したい方 フォームからのデータ収集から管理までの一連の業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると自動でGoogle スプレッドシートに内容が追加されるため、手作業での転記業務にかかっていた時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を指定のシートに追加するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、フォームから受け取ったどの回答を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で指定できます。 これにより、お使いのシートの形式に合わせて柔軟にデータを格納することが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
データベースの情報をGoogle スプレッドシートに自動で行追加する
Notionなどのデータベースに情報が追加された際に、そのデータをGoogle スプレッドシートへ自動で行として追加する ことが可能です。
Notionデータベースに情報が追加されたら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
Notionでデータベースを管理しつつ、Google スプレッドシートでも情報を利用したいけれど、二重入力や手作業での転記に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle スプレッドシート間でデータ連携を手作業で行っている方 データ転記時の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを削減したい方 Notionの情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析などに活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionへの情報追加と同時にGoogle スプレッドシートへ自動でデータが反映されるため、転記作業にかかる時間を削減できます。 手作業によるデータ入力の必要がなくなることで、入力間違いや情報の欠落といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携画面でNotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースIDを指定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、例えばNotionの特定プロパティの値に基づいて処理を分けるなど、条件に応じたフローを作成します。 その後、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページIDを元に詳細な情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したNotionの情報を指定のスプレッドシートおよびシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガーを「ページが作成されたら」などに変更してフローを自由にカスタマイズできます。 Google スプレッドシートの代わりに、Yoomが連携している他のデータベースアプリに変更することが可能です。 分岐のオペレーションでは、Notionから取得した特定のフィールドの値や条件式を任意に設定し、後続の処理をカスタマイズできます。 ■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookからのメールをもとに、Google スプレッドシートに行を自動追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、そのメール情報をGoogle スプレッドシートに自動で行として追加する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方 メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。 AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Outlook とYoomを連携していきます。
Outlook と検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
続いてGoogle スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方 メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。 AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
用意するもの
問い合わせ内容を格納できるGoogle スプレッドシート。
ステップ3: Outlookのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。特定の件名のメールを受信したら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらはOutlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン
メールフォルダID :該当欄をクリックすると表示される候補から選択してください。
キーワード: ここで設定したワードを含むメールを受信した場合のみ、フローボットが起動します。問い合わせ 」としました。
ここでOutlookへテストメールを送信しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4:テキストからデータを抽出する設定 続いて「テキストからデータを抽出する
こちらもアカウント情報を確認してください。「タスク実行数」のカウント方法について
項目は下記のように設定しました。
テストし、アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
ステップ5:Google スプレッドシートにレコードを追加する設定 続いて「レコードを追加する 」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
スプレッドシートID・タブ名 :画像のように候補から選択してください。
次の画面では、実際にレコード(行)を追加する設定を行います。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
設定が終わったらテストし、保存します。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。
無事に通知されましたね。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する 」方法でした。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートの行追加だけでなく、行にデータが更新された際にチャットツールに通知することができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Google スプレッドシートへの行追加を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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