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「Asanaでタスク管理はしているけど、プロジェクトの進捗報告は毎回手作業で面倒…」
「タスクが完了したのに、ステータス更新を忘れてしまい、チーム内の情報共有にラグが生まれてしまう…」
このように、Asanaを使ったプロジェクト管理において、ステータス更新の作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Asanaのタスク完了をきっかけに、プロジェクトのステータスアクティビティが自動で追加（更新）される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に最新の進捗状況をチームで共有し、より重要な戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaのプロジェクトステータスを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトでタスクが完了したら、プロジェクトのステータス更新を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomと連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Asanaの特定プロジェクトでタスクが完了したら、プロジェクトのステータス更新を作成する」フローを設定していきます。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
基本的には、ご契約プランの最短起動間隔をおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
ここで、Asanaの画面に移動して準備を行います。
今回のフローでは、特定のプロジェクトのタスクが完了したことがトリガーになるため、先ほど指定したプロジェクト内の特定のタスクを「完了」にしてください。
また、今回は以下プロジェクトのステータス更新を作成する想定です。
Yoomの画面に戻って、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「完了」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
最後の設定です！
ここでは、プロジェクトのステータス更新を作成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。
※プルダウンや固定値で設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのステータス更新に適用されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
Asanaの画面に移動し、ステータス更新が作成されたか確認してみましょう！
無事に作成されましたね。
Yoomの画面で「完了」をクリックします。以上で、フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
Asanaのステータス更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクトの進捗報告の手間を削減し、報告漏れによるコミュニケーションロスを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは常に最新の状況を把握でき、プロジェクトマネージャーは管理工数を削減して、より戦略的なタスクに集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動更新が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
はい、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：特定の担当者のタスク完了時のみ作動させられますか？
A：
はい、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを設定することで実現できます。
分岐条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
例えば、「担当者が〇〇で、タスク名に△△が含まれている場合」などの条件で分岐させることも可能です。
Q：タスク完了後、即時にステータスを更新できますか？
A：
Webhookではないため、即時にステータスを更新することは出来ません。
Yoomのフローボットでは、「トリガーの起動間隔」が設けられています。
選択した間隔毎に一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが行われている場合にフローボットが起動します。
プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
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