「複数のプロジェクトの進捗をまとめて確認したいけど、Asanaのポートフォリオ一覧を毎回開くのが面倒…」
「チャットで指示するだけで、最新のポートフォリオ状況がすぐに分かればいいのに…」
このように、複数のプロジェクトを管理する上で、Asanaのポートフォリオ情報を確認する作業に手間を感じていませんか？
もし、チャットツールなどから特定の指示を送るだけで、Asanaのポートフォリオ一覧を自動で取得し、即座に確認できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの悩みから解放され、プロジェクト全体の状況把握を迅速化し、より戦略的な意思決定に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Asanaのポートフォリオ一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackで特定のメッセージを受信したら、Asanaでポートフォリオ一覧を取得し返信する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているポートフォリオの状況をチームで共有する際、都度Asanaを開いて情報を確認し、手作業でSlackに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにメッセージを投稿するだけで、自動でAsanaのポートフォリオの名前やIDの一覧を取得し、スレッドに返信できます。これにより、各ポートフォリオの基本情報をSlack上で完結して確認できるようになり、スムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのポートフォリオ一覧をSlackから迅速に参照したい方
- 自動化ツールやAPI連携の設定に必要なポートフォリオIDを効率よく取得したい方
- AsanaとSlackを連携させ、画面を行き来する回数を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの簡単な操作だけでAsanaのポートフォリオ一覧を自動で取得できるため、手作業による確認や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるIDの書き間違いや転記漏れを防ぎ、正確な識別情報をチーム内で共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「ポートフォリオ一覧を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したポートフォリオ一覧を返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでポートフォリオ一覧を取得する際に、対象となるワークスペースIDや特定のユーザーIDを任意で設定できます。
- Slackへの返信メッセージでは、通知先のチャンネルを任意に設定したり、本文に固定のテキストやAsanaから取得したポートフォリオ情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Slack、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaのポートフォリオ一覧を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで特定のメッセージを受信したら、Asanaでポートフォリオ一覧を自動で取得し、Slackに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SlackとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackのトリガー設定とAsanaとSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackで特定のメッセージを受信したら、Asanaでポートフォリオ一覧を取得し返信する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているポートフォリオの状況をチームで共有する際、都度Asanaを開いて情報を確認し、手作業でSlackに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにメッセージを投稿するだけで、自動でAsanaのポートフォリオの名前やIDの一覧を取得し、スレッドに返信できます。これにより、各ポートフォリオの基本情報をSlack上で完結して確認できるようになり、スムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのポートフォリオ一覧をSlackから迅速に参照したい方
- 自動化ツールやAPI連携の設定に必要なポートフォリオIDを効率よく取得したい方
- AsanaとSlackを連携させ、画面を行き来する回数を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの簡単な操作だけでAsanaのポートフォリオ一覧を自動で取得できるため、手作業による確認や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるIDの書き間違いや転記漏れを防ぎ、正確な識別情報をチーム内で共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「ポートフォリオ一覧を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したポートフォリオ一覧を返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでポートフォリオ一覧を取得する際に、対象となるワークスペースIDや特定のユーザーIDを任意で設定できます。
- Slackへの返信メッセージでは、通知先のチャンネルを任意に設定したり、本文に固定のテキストやAsanaから取得したポートフォリオ情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Slack、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SlackとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Slackのマイアプリ連携
下記をご確認ください。
Asanaのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Slackで特定のメッセージを受信したら、Asanaでポートフォリオ一覧を取得し返信する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているポートフォリオの状況をチームで共有する際、都度Asanaを開いて情報を確認し、手作業でSlackに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにメッセージを投稿するだけで、自動でAsanaのポートフォリオの名前やIDの一覧を取得し、スレッドに返信できます。これにより、各ポートフォリオの基本情報をSlack上で完結して確認できるようになり、スムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのポートフォリオ一覧をSlackから迅速に参照したい方
- 自動化ツールやAPI連携の設定に必要なポートフォリオIDを効率よく取得したい方
- AsanaとSlackを連携させ、画面を行き来する回数を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの簡単な操作だけでAsanaのポートフォリオ一覧を自動で取得できるため、手作業による確認や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるIDの書き間違いや転記漏れを防ぎ、正確な識別情報をチーム内で共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「ポートフォリオ一覧を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したポートフォリオ一覧を返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでポートフォリオ一覧を取得する際に、対象となるワークスペースIDや特定のユーザーIDを任意で設定できます。
- Slackへの返信メッセージでは、通知先のチャンネルを任意に設定したり、本文に固定のテキストやAsanaから取得したポートフォリオ情報を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Slack、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Slackのトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、Slackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
画面注釈「1.」に沿って、Webhookの設定をお試しください。
上記「1.」の設定が終わったら、Yoom設定ページに戻り、投稿を行うチャンネルIDを候補から選択します。
今回はポートフォリオに関するメッセージが投稿されるとフローを起動する設定にしたいので、「メッセージ内のテキスト」に「ポートフォリオ」と入力してください。
ここで上記で設定を行ったチャンネルに投稿を行います。
メッセージの投稿を行ったら設定画面に戻り、テストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。これでSlackに該当の投稿が行われたときにトリガーが起動するようになります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
ステップ4：Asanaからポートフォリオ一覧を取得する
次に、Asanaからポートフォリオ一覧を取得します。「ポートフォリオ一覧を取得」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「ワークスペースID」、「ユーザーID」をそれぞれ候補から入力します。
ここまで入力できたらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し取得した値が入ります。
これでAsanaのポートフォリオ一覧が取得できました。
「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
ステップ5：Slackのスレッドに情報を返す
最後に、Slackのスレッドに情報を返します。「スレッドにメッセージを送る」をクリックしてください
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
投稿先のチャンネルIDには、ステップ3で投稿を行ったチャンネルを指定してください。
「タイムスタンプ」は取得した値から、ステップ3で投稿を行った際のイベントタイムスタンプを入力します。
「メッセージ」はデフォルト設定の通り以下のように入力しました。
取得した値を使いながら入力しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力し終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功すればOKです。
Slackの対象メッセージを見に行くと、ポートフォリオについての通知が行われています。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Asanaを使った自動化例
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaで期日が今日までのタスクをSlackに通知する
試してみる
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
AsanaにログインすることなくSlack上でタスクを確認することができるので作業効率の改善になります。
Slackの通知先やメッセージの内容などは自由に変更してご利用ください。
また、自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaでタスクが登録されたら、Miroにカードを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク情報を手作業でMiroのボードに転記しているプロジェクト管理担当者の方
- AsanaとMiroを使ったチームでの情報共有の二度手間をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- タスク管理とブレインストーミングのプロセスを連携させ、業務効率を改善したいすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスク名の誤入力や詳細の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください。
- Miroでカードを作成するアクションでは、対象となるボードIDを指定し、カードのタイトルや説明欄にAsanaから取得したどの情報を記載するかを任意で設定できます。
■注意事項
- AsanaとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する
試してみる
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・タスクを担当ごとに細分化している方
・プロジェクトの進捗状況を確認している方
2.Asanaを業務に使用している方
・タスク管理を行なっている方
・チームのタスク管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進捗状況の把握に有効的なツールです。
さらにAsanaを活用することでチームごとのタスク管理を効率化することができます。
しかしClickUpに追加されたタスクをAsanaに手入力で追加するのは手間がかかり、作業効率を低下させる可能性があります。
手入力を省き、業務進行を効率化させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、ClickUpのタスク内容を自動でAsanaに登録し、手入力の手間を省きます。
自動で登録を行うことで、チームへの情報共有を円滑にし業務効率化に繋げることができます。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携することもでき、全体へ即座に情報を周知させることも可能です。
■注意事項
・ClickUp、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する
試してみる
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を手作業でAsanaに転記している営業担当者の方
- リードの対応漏れを防ぎ、営業チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
- SFAとタスク管理ツールを連携させ、営業プロセスの自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録を起点にAsanaへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔や、ご自身のSalesforce環境のマイドメインURLを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスク名や説明に加え、どのプロジェクトやセクションに追加するか、いつまでに対応するかの期日などを任意で設定できます。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
- チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
- Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます
■注意事項
- Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Asanaのポートフォリオ一覧取得を自動化することで、
これまで手作業で行っていたプロジェクトの状況確認の手間を削減し、必要な情報を迅速に取得できます。これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、全体の進捗をリアルタイムで把握し、より的確な判断を下すための時間を確保可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外のツール（TeamsやLINE WORKS）でも同様の設定ができますか？
A：
はい、可能です。
他ツールでもYoomと連携していて、当てはまるアクションがあれば同様の設定が行えます。
Q：特定の時間になったら自動で一覧を通知する「定期実行」は可能ですか？
A：
はい、可能です。
その場合は予定時刻になったら処理を実行する「スケジュールトリガー」を使うと簡単に設定できます。
Q：実行失敗時の通知はどうなりますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
