「あれ、バックアップ…最近ちゃんと取れてたっけ？」
そんな不安を感じたことはありませんか？業務で扱うファイルは日々増え続ける一方で、手動でのバックアップ作業はつい後回しになりがち…。気づけば重要なデータが失われていたなんて事態は絶対に避けたいですよね。
実はGoogle Driveのデータは、設定さえしてしまえば、毎日・毎週・毎月といったスケジュールにあわせて自動でバックアップ できるんです。さらに、完了後にはGmailやSlackに通知を送る ことも可能。たとえば、特定のフォルダを定期的に複製しておくことで、更新履歴を管理できるので万が一の復旧にも役立ちます。
この記事では、Google Driveのファイルを決まったタイミングでコピーして通知まで完了させる自動化フロー の作成方法を具体的な手順とともにご紹介します。手間なく確実にバックアップを取りたい方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「指定したスケジュールでGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップする」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
試してみる
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方 データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。 Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveの定期バックアップを実現する様々な自動化例
Google Driveのデータを自動でバックアップする方法は一つではありません。バックアップの実行だけでなく、完了後に通知を受け取るなど、使い方に合わせた自動化が可能です。
スケジュールに基づきGoogle Driveのデータを定期的にバックアップする
このテンプレートでは、設定したスケジュール（毎日、毎週、毎月など）をトリガーにして、Google Driveの指定したフォルダ内にあるファイルを、別の指定フォルダへ自動でコピー（バックアップ）します。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
試してみる
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方 データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。 Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Gmailで通知する
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■概要
Google Driveに保存された重要なファイルのバックアップは、手作業で行うと手間がかかり、つい後回しにしてしまいがちではないでしょうか。また、手動での操作はバックアップのし忘れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせて特定のGoogle Driveフォルダを自動でバックアップし、完了報告をGmailで通知するまでの一連の流れを自動化し、データの安全な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで重要なファイルを管理しており、定期的なバックアップを手間に感じている方 バックアップの実行漏れや関係者への通知忘れなど、手作業によるミスを防ぎたい方 定型的なバックアップ業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに基づき自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、バックアップのし忘れや関係者への通知漏れといったミスを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、バックアップを実行したい曜日や時間など、任意のスケジュールを指定します。 オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、バックアップ対象のフォルダを指定します。 次に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションで、バックアップデータを保存するための新しいフォルダを作成します。 続いて、「繰り返し処理」を設置し、3で取得したファイル一覧に対して、一つずつ処理を実行するように設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを順に設定し、元のファイルを作成したバックアップフォルダにコピーします。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、バックアップが完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの各アクションでは、バックアップの対象としたいフォルダや、バックアップデータの保存先フォルダを任意で設定してください。 Gmailへの通知設定では、送信先（To, Cc, Bcc）を自由に指定できるほか、本文に固定テキストや、バックアップしたファイル名などの情報を組み込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、GmailとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Slackに通知する
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■概要
Google Drive内の重要なファイルのバックアップは、定期的かつ確実に行いたい業務ですが、手作業では手間がかかり、他の業務に追われて忘れてしまうリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にGoogle Driveの特定フォルダをバックアップし、完了をSlackに通知するため、こうしたバックアップ作業に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveの特定フォルダのバックアップを手作業で行っている方 定期的なバックアップ作業の失念や、対応漏れなどのリスクをなくしたい方 重要なデータ管理を自動化し、情報システム管理の業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに基づいて自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業で行っていたバックアップ業務の時間を削減できます。 手動での操作が不要になるため、バックアップの実行忘れや、誤ったフォルダを操作するなどのヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、バックアップを実行したい任意のタイミングを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。 次に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションで、バックアップ先のフォルダを任意の場所に作成します。 その後、「繰り返し処理」を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを順に設定し、バックアップを実行します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、バックアップ完了を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
バックアップの対象となるGoogle Driveのフォルダや、バックアップデータを保存する先のフォルダは、任意のものをIDで指定できます。 Slackへの完了通知では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、作成したバックアップフォルダ名といった動的な情報を組み込めます。 ■注意事項
Google Drive、SlackとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップするフローを作ってみよう
ここでは、Yoomを使って「定期的に特定のGoogle Driveフォルダをバックアップする」自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化を実現できます。こちらの登録フォーム からアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
Google Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
フローをONにし、指定した時間にフローが起動するかを確認
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
試してみる
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方 データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。 Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Google Driveの場合】 Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
試してみる
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方 データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。 Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1) 最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。1) まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) ここでは毎月1日の９時に起動するように入力されています。
ステップ4：特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
ステップ5：フォルダを作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
作成先のフォルダID先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
ステップ6：繰り返しを設定
1) フローに戻り、「処理繰り返し コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) オペレーションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」取得した値は「ファイルIDの一覧」が選択されていることを確認して、「保存」をクリックします。
ステップ7：ファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
ステップ8：ファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
テストが完了したら、「保存」します。
これで【定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする 】というフローが完成です。
ステップ9：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例 Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveを使った自動化例 Salesforceで取引先が登録されたタイミングでGoogle Driveに専用フォルダを自動作成したり、Googleフォームの送信内容をもとに請求書を発行して保存したりできます。また、DocuSignで締結が完了した契約書をDriveに格納することも可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
法務部の担当者 セールス担当者や営業アシスタント プロジェクトマネージャー 2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
業務の効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者 3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。 Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
試してみる
◼️概要
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。
3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。
4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。
5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。
◼️注意事項
・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。 Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。 ■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ この記事では、「Google Driveのデータを定期的に自動バックアップする方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。Yoomには、今回ご紹介したGoogle Driveのバックアップ自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 たとえば、特定アプリの登録情報に応じてDriveにフォルダを作成したり、契約書や請求書の格納、アクセス権限の付与なども自動化できます。
「大切なファイルを安全に保管したい」「バックアップの管理をラクにしたい」「業務ミスをなくしたい」 とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自動化を体験してみてください。面倒な設定は一切不要で、すぐに始められます！
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