「あれ、バックアップ…最近ちゃんと取れてたっけ？」
そんな不安を感じたことはありませんか？業務で扱うファイルは日々増え続ける一方で、手動でのバックアップ作業はつい後回しになりがち…。気づけば重要なデータが失われていたなんて事態は絶対に避けたいですよね。
実はGoogle Driveのデータは、設定さえしてしまえば、毎日・毎週・毎月といったスケジュールにあわせて自動でバックアップ できるんです。さらに、完了後にはGmailやSlackに通知を送る ことも可能。たとえば、特定のフォルダを定期的に複製しておくことで、更新履歴を管理できるので万が一の復旧にも役立ちます。
この記事では、Google Driveのファイルを決まったタイミングでコピーして通知まで完了させる自動化フロー の作成方法を具体的な手順とともにご紹介します。手間なく確実にバックアップを取りたい方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「指定したスケジュールでGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップする」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
試してみる
Google Driveの定期バックアップを実現する様々な自動化例
Google Driveのデータを自動でバックアップする方法は一つではありません。バックアップの実行だけでなく、完了後に通知を受け取るなど、使い方に合わせた自動化が可能です。
スケジュールに基づきGoogle Driveのデータを定期的にバックアップする
このテンプレートでは、設定したスケジュール（毎日、毎週、毎月など）をトリガーにして、Google Driveの指定したフォルダ内にあるファイルを、別の指定フォルダへ自動でコピー（バックアップ）します。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
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定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Gmailで通知する
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定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Slackに通知する
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定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップするフローを作ってみよう
ここでは、Yoomを使って「定期的に特定のGoogle Driveフォルダをバックアップする」自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化を実現できます。こちらの登録フォーム からアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
Google Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
フローをONにし、指定した時間にフローが起動するかを確認
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
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ステップ1：マイアプリ登録の流れ
1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Google Driveの場合】 Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする
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1) 最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
ステップ3：指定したスケジュールになったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。1) まずは「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックしてみましょう！
2) ここでは毎月1日の９時に起動するように入力されています。
ステップ4：特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
ステップ5：フォルダを作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
作成先のフォルダID先ほどのフォルダIDと同じようにボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
ステップ6：繰り返しを設定
1) フローに戻り、「処理繰り返し コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) オペレーションは「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」取得した値は「ファイルIDの一覧」が選択されていることを確認して、「保存」をクリックします。
ステップ7：ファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリック。
ステップ8：ファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
テストが完了したら、「保存」します。
これで【定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップする 】というフローが完成です。
ステップ9：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例 Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveを使った自動化例 Salesforceで取引先が登録されたタイミングでGoogle Driveに専用フォルダを自動作成したり、Googleフォームの送信内容をもとに請求書を発行して保存したりできます。また、DocuSignで締結が完了した契約書をDriveに格納することも可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
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Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
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GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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まとめ この記事では、「Google Driveのデータを定期的に自動バックアップする方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。Yoomには、今回ご紹介したGoogle Driveのバックアップ自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 たとえば、特定アプリの登録情報に応じてDriveにフォルダを作成したり、契約書や請求書の格納、アクセス権限の付与なども自動化できます。
「大切なファイルを安全に保管したい」「バックアップの管理をラクにしたい」「業務ミスをなくしたい」 とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自動化を体験してみてください。面倒な設定は一切不要で、すぐに始められます！
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