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「毎日ExcelファイルをGoogle Driveに手動でバックアップするのが面倒…」
「Excelファイルのバージョン管理が煩雑で、最新版の判別がつきづらい！」
このように、Microsoft Excelのファイル管理やGoogle Driveへのバックアップ作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Excelファイルが更新されたり、特定のアクションがあった場合に、自動でGoogle Driveの指定フォルダにバックアップコピーが作成される仕組みがあったら？
これらの悩みから解放され、データの消失リスクを低減しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存して、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローは、Microsoft Excelの管理業務を効率化します。
フォーム経由で受信したファイルを自動でGoogle Driveへ保存・複製でき、保管の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームでMicrosoft Excelの提出を受け付けている方
・提出されたファイルをスピーディにGoogle Driveへ保存・管理したいと考えている方
・バックアップを忘れがちで、ファイルの紛失や上書きを防止したい方
・日常的に業務でMicrosoft Excelファイルを扱い、共有や保存の効率化を目指している方
・ファイル管理を手作業で行うことに負担を感じている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft ExcelとGoogle Drive間で発生するファイルのバックアップ作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるバックアップの手間を削減し、データの安全性を高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームやメールを起点に、Microsoft ExcelのファイルをGoogle Driveに自動でバックアップする
Yoomの入力フォームや特定のメール受信をトリガーとして、受け取ったMicrosoft Excelファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダに保存し、さらにバックアップ用に複製するフローです。
手動でのアップロードやコピー作業を一切なくし、効率的かつ確実にファイルのバックアップを管理できます！
■概要
「フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存して、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローは、Microsoft Excelの管理業務を効率化します。
フォーム経由で受信したファイルを自動でGoogle Driveへ保存・複製でき、保管の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームでMicrosoft Excelの提出を受け付けている方
・提出されたファイルをスピーディにGoogle Driveへ保存・管理したいと考えている方
・バックアップを忘れがちで、ファイルの紛失や上書きを防止したい方
・日常的に業務でMicrosoft Excelファイルを扱い、共有や保存の効率化を目指している方
・ファイル管理を手作業で行うことに負担を感じている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「メールで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存後、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローを利用すると、Microsoft Excelを自動でGoogle Driveに保存できます。
バックアップとして複製も行うため、データ管理が効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にMicrosoft Excelファイルをメールで受信している方
・届いたMicrosoft ExcelをGoogle Drive上で整理・保存しておきたいと考えている方
・バックアップ作業の手間を削減し、効率的にファイル管理を行いたい方
・ファイルのコピーや整理などの単純作業に時間をかけず、迅速に本業へ集中したい方
・Google Driveを業務で多用し、ファイルのバージョン管理や複製作業を自動化したいと思っている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定条件のMicrosoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動でバックアップする
Yoomの入力フォームで受け取ったMicrosoft Excelファイルが、ファイル名やサイズなどの特定条件に合致する場合にのみ、Google Driveに保存後、バックアップ用に自動で複製するフローです。
必要なファイルだけを選択的にバックアップすることで、ストレージ容量の節約や管理の効率化に繋がります！
■概要
「フォームで受け取った特定条件に合うMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存後、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローは、Microsoft Excelの管理を自動化します。
指定条件に合致したファイルをGoogle Driveに保存し、バックアップも自動で作成できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelファイルでデータ管理をされている方
・受信後のファイルを迅速にGoogle Driveに保存したい方
・ファイルのバックアップ作業をスピーディに自動化したいと考えている方
・Google Driveを利用してチームやメンバーとファイルを共有している方
・手動でのファイル保存や複製に手間を感じている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動バックアップするフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Yoomの入力フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存し、さらにバックアップ用に自動で複製するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存して、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローは、Microsoft Excelの管理業務を効率化します。
フォーム経由で受信したファイルを自動でGoogle Driveへ保存・複製でき、保管の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームでMicrosoft Excelの提出を受け付けている方
・提出されたファイルをスピーディにGoogle Driveへ保存・管理したいと考えている方
・バックアップを忘れがちで、ファイルの紛失や上書きを防止したい方
・日常的に業務でMicrosoft Excelファイルを扱い、共有や保存の効率化を目指している方
・ファイル管理を手作業で行うことに負担を感じている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Google Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。この設定は初回のみ必要です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存して、バックアップ用に自動で複製する」ワークフローは、Microsoft Excelの管理業務を効率化します。
フォーム経由で受信したファイルを自動でGoogle Driveへ保存・複製でき、保管の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームでMicrosoft Excelの提出を受け付けている方
・提出されたファイルをスピーディにGoogle Driveへ保存・管理したいと考えている方
・バックアップを忘れがちで、ファイルの紛失や上書きを防止したい方
・日常的に業務でMicrosoft Excelファイルを扱い、共有や保存の効率化を目指している方
・ファイル管理を手作業で行うことに負担を感じている方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるフォームの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※ 設定例
※ プレビューページ
これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。
ステップ4：ファイルのアップロード
では、フォームの回答から取得したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。
日付のタブからは任意の形式の日付も追加できるため、運用方法に合わせて設定してみてください。
これでファイルのアップロード設定も完了です。
ステップ5：ファイルの複製
最後に、アップロードしたファイルを複製して、バックアップを作成しましょう。
ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームに添付したファイルと、その複製ファイルがGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft ExcelやGoogle Driveを使った便利な自動化例
今回紹介した「Microsoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動でバックアップ保存する」フロー以外にも、Outlookやフォームから受け取ったMicrosoft Excelデータの記録や、特定の条件に応じたバックアップの振り分けなども自動化できます。
このように、Microsoft ExcelやGoogle DriveのAPIを活用することで、ファイル管理や情報整理の手間を減らし、より安全かつ効率的な業務運用を実現できるので、ぜひ他のテンプレートも試してみてください！
Microsoft Excelを使った自動化例
Microsoft Excelと他のツールを組み合わせることで、日々の業務に関わる記録・通知・集計の手間を自動化できます。
たとえば、メールやフォームの受信をトリガーにしてレコードを追加したり、NotionやSalesforceとの連携により情報の二重管理を防ぐことも可能です。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。
Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveを使った自動化例
Google Driveは書類管理のハブとして、他のサービスと連携することでさらなる利便性が広がります。
たとえば、Googleフォームの送信内容をDriveに保存したり、ファイル追加をトリガーにSlackやGoogle Chatに通知したりと、業務の見落としを防ぐ仕組みが構築できます。クラウド上でのファイル管理が自動化されることで、チーム全体の生産性向上につながるでしょう！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方
2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Microsoft ExcelのファイルとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードやコピーといったバックアップ作業の負荷を大幅に削減し、人的ミスによるデータ消失のリスクも低減できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、データの安全性を確保しつつ、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
