とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとフォームの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた内容を、手作業でPDF化しBoxへ保存している方
- 書類作成やファイル保存における、転記ミスや保存漏れなどのミスを防止したい方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの自動作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やファイルアップロードが不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元に書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるYoomのフォーム機能では、フォームのタイトルや質問項目などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートのスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
「フォームのデータを基に書類を作成したのはいいけど、保存忘れてた…」
「書類の作成と保存って意外に手間がかかるんだよな…」
書類作成から保存までの工程って意外にも多くて、手間がかかりますよね。
書類を作成するだけでも一苦労なのに、保存まで頭が回らないこともあるでしょう。
この流れを自動化できると、その負担を軽減できるかもしれませんよ！
たとえば、フォームに回答されたデータを基に、PDFを作成してBoxに自動保存が可能です。
これにより、データ管理が一元化され、ヒューマンエラーも防止できます。
他にも、GoogleフォームやJotformなど他のフォームとBoxを連携できるため、使い慣れたフォームを利用できます！
Boxとフォームを連携してできること
Boxと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをBoxに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをBoxに連携する
Yoomフォームの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた内容を、手作業でPDF化しBoxへ保存している方
- 書類作成やファイル保存における、転記ミスや保存漏れなどのミスを防止したい方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの自動作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やファイルアップロードが不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元に書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるYoomのフォーム機能では、フォームのタイトルや質問項目などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートのスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
GoogleフォームのデータをBoxに連携する
Googleフォームの回答データも、Boxに自動で連携できます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
TypeformのデータをBoxに連携する
Typeformの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とBoxを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームの回答をもとに、手作業で書類を作成してクラウドストレージに保存する作業は、時間と手間がかかる上に、転記ミスなどのリスクも伴います。特に、申込書やアンケートなど、日々多くの回答が寄せられる業務では大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その内容をもとにPDF書類を自動で作成し、Boxの指定フォルダへ保存するため、こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TypeformとBoxを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- フォームの回答内容を手作業で書類に転記する際に発生する、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- 申込や問い合わせへの対応を迅速化し、顧客満足度や業務品質の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへの送信を起点にPDF書類の作成からBoxへの保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記やファイルの保存作業がなくなることで、入力間違いや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Typeform、Googleスプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、自動化の起点となるフォームを設定します。
- 続いて、オペレーションでTypeformの送信内容を取得し、Googleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションでPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDF書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- Googleスプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFのテンプレートとして使用するファイルや、フォームの回答を反映させるセルを任意で指定します。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で設定してください。
JotformのデータをBoxに連携する
Jotformの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくBoxに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Jotformで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた申し込みやアンケートの内容をもとに、手作業でPDFを作成しBoxへ保存する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信された際に、その内容を元にしたPDFが自動で生成され、指定のBoxフォルダに保存されるため、一連の業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた内容をPDF化し、手作業でBoxに保存しているご担当者の方
- フォームの回答内容を元にした書類作成と、その保管業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存先の間違いや、情報の転記ミスなどの人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信をきっかけに、PDF作成からBoxへの保存までが自動で実行されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存先間違い、アップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformで設定するフォームは、業務内容に合わせて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
- PDFのテンプレートとなるGoogle スプレッドシートは、差し込む情報やレイアウトを任意の内容で設定することが可能です。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意のフォルダに指定してご利用ください。
■注意事項
- BoxとJotformのそれぞれとYoomを連携してください。
TallyのデータをBoxに連携する
Tallyの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのデータをBoxに連携する
Zoho Formsの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもBoxと連携して回答データの管理を効率化しましょう。
Zoho Formsで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けた問い合わせや申し込み内容を、一件ずつ手作業でPDF化してBoxに保存していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストの繰り返しや入力ミス、保存漏れなどのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、送信内容を元にしたPDFの作成とBoxへの保存までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで受け付けた内容を手作業でPDF化し、Boxに保存している方
- 定型的な書類作成やファイル管理業務の効率化を目指すバックオフィス担当者の方
- フォームからのデータをもとにした書類管理のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの送信後、PDF作成とBoxへの保存が自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記やコピペが不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した情報をもとにPDFファイルを作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するZoho Formsのフォームは、業務内容に合わせて自由に指定・変更できます。例えば、見積依頼フォームや問い合わせフォームなど、様々な用途にご利用いただけます。
■注意事項
- BoxとZoho FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBoxとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する」フローボットを作成手順をご紹介します！
フローボット設定の流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定とBoxとGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
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■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた内容を、手作業でPDF化しBoxへ保存している方
- 書類作成やファイル保存における、転記ミスや保存漏れなどのミスを防止したい方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの自動作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やファイルアップロードが不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元に書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるYoomのフォーム機能では、フォームのタイトルや質問項目などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートのスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
ステップ1:BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
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■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた内容を、手作業でPDF化しBoxへ保存している方
- 書類作成やファイル保存における、転記ミスや保存漏れなどのミスを防止したい方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの自動作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記やファイルアップロードが不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元に書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるYoomのフォーム機能では、フォームのタイトルや質問項目などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートのスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。設定済みの証（水色のランプ）が点灯していますが、中身を開いて確認を行いましょう。この工程では、Yoomのフォームを作成して、フォームの回答があったことでフローが起動するように設定します。
フォームトリガーの設定方法
（1/2）フォームを作成
質問項目をフォームで作っていきましょう。
事前設定で作られたフォームの内容は編集・削除が可能です。項目の新規追加は、一番下までスクロールします。
質問追加ボタンをクリックすると、項目が追加され、回答方法の種類が選択できます。
項目の追加が終わったら、右上のプレビューボタンから表示を確認できます。
プレビューで内容が確認できたら編集画面に戻り、下へスクロールします。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントはこちらのボックスで変更できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
（2/2）フォームを作成
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面です。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
入力が終わったら、下部にある保存するボタンをクリックします。
保存したら、回答内容は後の操作で引用できるようになります。
取得した値を、Yoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
ステップ4：書類を発行する「書類を発行する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートを用いて、書類の雛形の項目に対し、フォームの回答の値を置換してGoogle Drive設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
雛形書類の連携
今回は上記のような領収書を発行することをゴールに設定を進めます。こちらの領収書の雛形は以下のイメージです。
{ }で囲った一意の値を、フォームで取得した値と紐づけて置換します。後ほどルールをご紹介しますので、一旦Yoomの画面に戻ります。
- スプレッドシートのファイルID
- 連携するシート（書類の雛形のファイルIDを入力します）編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニューから選択すると、IDが引用されます。
雛形書類のIDを入力できたら、下にスクロールします。
発行書類
- 格納先のGoogle DriveフォルダID
- Boxに格納する前に、一旦Google DriveにPDFを格納します。その任意のフォルダを指定します。こちらも編集欄をクリックでプルダウンメニューに候補が表示されますので、
- 出力ファイル名
- ファイル名を指定します。今回は、会社名を動的な値として指定してみました。末尾の拡張子（.pdf）の挿入は不要です。
出力ファイル名まで入力ができたら、次へボタンをクリックしましょう。
（2/2）置換条件の設定
雛形書類の設定方法の詳細はこちらです。
冒頭でご紹介した{ }の値は、一意の値を挿入してくださいね。（同じ値はエラーが発生しますので、ご注意ください。）
指定したスプレッドシートに置換前の一意の値を設置し終わったら、下へスクロールします。
スクロールすると、前の操作で読み込んだスプレッドシートの項目が表示されます。値を再編集したら、右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックすると、項目が更新されます。
置換対象の文字列に対して、置換後の文字列を紐づけていきます。
置換後の文字列の編集欄をクリックすると、フォームで取得した値がプルダウンメニューで表示されます。
置換対象の値に対して、置換に適した項目・値を埋め込んでいきます。埋め込みは、選択するだけです。
全て埋め込み終わったらテストボタンをクリックします。成功すると、発行した書類と関係情報が取得できます。
保存をするをクリックします。
ステップ5：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの3つ目をクリックします。この操作では、Boxの指定したフォルダに前の操作で作成したファイルをアップロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
- アクション
次へ ボタンをクリックします。
（2/2）API接続設定
- ファイル名
- 事前設定で、前の操作で取得した値の引用コードが埋め込まれています。この引用コード内に拡張子が複まえていますので、追加の設定は不要です。ちなみに、この引用コードは編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
- 格納先フォルダのコンテンツID
- Boxで指定するフォルダを表示させ、そのURLを確認します。/folder/以下の数列がIDに該当します。
- ファイルの添付方法
テストボタンをクリックします。成功すると、指定したBoxのフォルダに発行した書類がアップロードされます。
保存するボタンをクリックしてください。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、右上のフォームリンクをコピーボタンがアクティブになり、リンクを取得できるようになります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Boxを使ったその他の自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Boxでファイルがアップロードされたら通知したり、証明書をBoxに格納することも可能です。
このように、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
フォームとBoxの連携により、書類作成からデータの保存までを一元化できるようになるでしょう。
これにより、今まで書類作成・保存に費やしていた時間が削減され、時間を有効活用できるようになりますね！
この自動化を導入すれば、請求書や申請書などさまざまな書類の管理ができるため、非常に便利です。
Yoomのフォームだけでなく、GoogleフォームやJotform、Tallyなどの各種フォームとBoxを連携できるため、フォームの切り替えも簡単です！
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
今まで手作業で行うのが当たり前だった作業を自動化に置き換えられるので、優先度の高い業務に専念できますね！
関連記事：【ラクラク設定】フォームのデータをDropboxと自動的に連携する方法
よくあるご質問
Q：同じ名前のファイルがBoxに存在した場合の挙動は？
A：Boxで同一名称のフォルダが存在する場合には409エラーとなり、フォルダの作成や上書きは行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：Boxへのファイル追加をきっかけに自動化を動かせますか？
A：はい。可能です。
トリガーをBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」に設定すれば、Boxのファイル追加をきっかけに自動化の連携をすることができます。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
