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Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとフォームの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「フォームのデータを基に書類を作成したのはいいけど、保存忘れてた…」
「書類の作成と保存って意外に手間がかかるんだよな…」
書類作成から保存までの工程って意外にも多くて、手間がかかりますよね。
書類を作成するだけでも一苦労なのに、保存まで頭が回らないこともあるでしょう。
この流れを自動化できると、その負担を軽減できるかもしれませんよ！
たとえば、フォームに回答されたデータを基に、PDFを作成してBoxに自動保存が可能です。
これにより、データ管理が一元化され、ヒューマンエラーも防止できます。
他にも、GoogleフォームやJotformなど他のフォームとBoxを連携できるため、使い慣れたフォームを利用できます！
Boxと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをBoxに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Yoomフォームの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
■概要
Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームの回答データも、Boxに自動で連携できます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Typeformの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とBoxを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Jotformの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくBoxに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Tallyの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho Formsの回答データをBoxに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもBoxと連携して回答データの管理を効率化しましょう。
それでは、さっそくBoxとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する」フローボットを作成手順をご紹介します！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。設定済みの証（水色のランプ）が点灯していますが、中身を開いて確認を行いましょう。この工程では、Yoomのフォームを作成して、フォームの回答があったことでフローが起動するように設定します。
質問項目をフォームで作っていきましょう。
事前設定で作られたフォームの内容は編集・削除が可能です。項目の新規追加は、一番下までスクロールします。
質問追加ボタンをクリックすると、項目が追加され、回答方法の種類が選択できます。
項目の追加が終わったら、右上のプレビューボタンから表示を確認できます。
プレビューで内容が確認できたら編集画面に戻り、下へスクロールします。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントはこちらのボックスで変更できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面です。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
入力が終わったら、下部にある保存するボタンをクリックします。
保存したら、回答内容は後の操作で引用できるようになります。
取得した値を、Yoomでは「アウトプット」と定義しています。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートを用いて、書類の雛形の項目に対し、フォームの回答の値を置換してGoogle Drive設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
今回は上記のような領収書を発行することをゴールに設定を進めます。こちらの領収書の雛形は以下のイメージです。
{ }で囲った一意の値を、フォームで取得した値と紐づけて置換します。後ほどルールをご紹介しますので、一旦Yoomの画面に戻ります。
雛形書類のIDを入力できたら、下にスクロールします。
出力ファイル名まで入力ができたら、次へボタンをクリックしましょう。
雛形書類の設定方法の詳細はこちらです。
冒頭でご紹介した{ }の値は、一意の値を挿入してくださいね。（同じ値はエラーが発生しますので、ご注意ください。）
指定したスプレッドシートに置換前の一意の値を設置し終わったら、下へスクロールします。
スクロールすると、前の操作で読み込んだスプレッドシートの項目が表示されます。値を再編集したら、右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックすると、項目が更新されます。
置換対象の文字列に対して、置換後の文字列を紐づけていきます。
置換後の文字列の編集欄をクリックすると、フォームで取得した値がプルダウンメニューで表示されます。
置換対象の値に対して、置換に適した項目・値を埋め込んでいきます。埋め込みは、選択するだけです。
全て埋め込み終わったらテストボタンをクリックします。成功すると、発行した書類と関係情報が取得できます。
保存をするをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この操作では、Boxの指定したフォルダに前の操作で作成したファイルをアップロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へ ボタンをクリックします。
テストボタンをクリックします。成功すると、指定したBoxのフォルダに発行した書類がアップロードされます。
保存するボタンをクリックしてください。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、右上のフォームリンクをコピーボタンがアクティブになり、リンクを取得できるようになります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Boxでファイルがアップロードされたら通知したり、証明書をBoxに格納することも可能です。
このように、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームとBoxの連携により、書類作成からデータの保存までを一元化できるようになるでしょう。
これにより、今まで書類作成・保存に費やしていた時間が削減され、時間を有効活用できるようになりますね！
この自動化を導入すれば、請求書や申請書などさまざまな書類の管理ができるため、非常に便利です。
Yoomのフォームだけでなく、GoogleフォームやJotform、Tallyなどの各種フォームとBoxを連携できるため、フォームの切り替えも簡単です！
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
今まで手作業で行うのが当たり前だった作業を自動化に置き換えられるので、優先度の高い業務に専念できますね！
関連記事：【ラクラク設定】フォームのデータをDropboxと自動的に連携する方法
Q：同じ名前のファイルがBoxに存在した場合の挙動は？
A：Boxで同一名称のフォルダが存在する場合には409エラーとなり、フォルダの作成や上書きは行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：Boxへのファイル追加をきっかけに自動化を動かせますか？
A：はい。可能です。
トリガーをBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」に設定すれば、Boxのファイル追加をきっかけに自動化の連携をすることができます。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
