フォームで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する

■概要

Webフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDFに転記してBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。この作業は手間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にその内容からPDFを自動で作成し、Boxへの保存までを完結させることができます。面倒な書類作成と管理業務の自動化が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け付けた内容を、手作業でPDF化しBoxへ保存している方
• 書類作成やファイル保存における、転記ミスや保存漏れなどのミスを防止したい方
• 定型的な書類作成業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にPDFの自動作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ転記やファイルアップロードが不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォーム」機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
3. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元に書類を作成します。
4. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるYoomのフォーム機能では、フォームのタイトルや質問項目などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートのスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• ‍‍BoxとYoomを連携してください。