【簡単設定】フォームのデータをOpenAIと自動的に連携する方法

問い合わせフォームやアンケートフォームに寄せられる質問や意見に対し、一件一件手動で返信するのは意外と手間がかかりませんか？
「フォームからの問い合わせにAIが自動で的確に回答してくれたら、業務効率がアップするのに…」なんて感じている方もいるのではないでしょうか。

この記事ではこのようなお悩みを解決する、フォームとOpenAIを連携させた自動化の設定方法をご紹介します！この自動化を導入することでAIが自動的に回答を生成するため、手作業による返信業務を今よりも簡単に行えるようになるかもしれません。

結果として、顧客対応が効率的になったら嬉しいですよね！業務の効率化の他、業務負担の軽減を考えている方はぜひチェックしてみてください！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOpenAIとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

フォームからの問い合わせや申し込みの内容を一件ずつ確認して、返信を作成する業務は手間がかかりますよね。
特に、定型的な質問への回答や一次対応のメール作成に多くの時間を費やしているケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送られてきた内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、迅速な一次返信に課題を感じている方
• OpenAIを活用して、定型的なメール返信業務を自動化したいと考えている担当者の方
• 手作業でのメール作成による対応漏れや、返信の遅れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での返信作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 自動で一次対応が完了するため、手動対応による返信漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
   メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
   宛先にはフォームのメールアドレスを、本文にはOpenAIが生成したテキストを指定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）は、業務に合わせて自由に作成、変更することが可能です。
• OpenAIのプロンプトは、フォームで受け取った情報を変数として埋め込み、より状況に適した回答を生成するように自由にカスタマイズできます。
• 送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定でき、フォームの回答内容やOpenAIが生成したテキストなどを変数として組み合わせて挿入できます。

■注意事項

• OpenAIとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

OpenAIとフォームを連携してできること

OpenAIと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをOpenAIに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐOpenAIとフォームの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

YoomフォームのデータをOpenAIに連携する

Yoomフォームの回答データを自動的にOpenAIで生成してメールを送信することができます。Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。

フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

フォームからの問い合わせや申し込みの内容を一件ずつ確認して、返信を作成する業務は手間がかかりますよね。
特に、定型的な質問への回答や一次対応のメール作成に多くの時間を費やしているケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送られてきた内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、迅速な一次返信に課題を感じている方
• OpenAIを活用して、定型的なメール返信業務を自動化したいと考えている担当者の方
• 手作業でのメール作成による対応漏れや、返信の遅れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での返信作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 自動で一次対応が完了するため、手動対応による返信漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
   メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
   宛先にはフォームのメールアドレスを、本文にはOpenAIが生成したテキストを指定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）は、業務に合わせて自由に作成、変更することが可能です。
• OpenAIのプロンプトは、フォームで受け取った情報を変数として埋め込み、より状況に適した回答を生成するように自由にカスタマイズできます。
• 送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定でき、フォームの回答内容やOpenAIが生成したテキストなどを変数として組み合わせて挿入できます。

■注意事項

• OpenAIとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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GoogleフォームのデータをOpenAIに連携する

Googleフォームの回答データをOpenAIに自動的に連携することができます。Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。

Googleフォームの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対して、一件ずつ内容を確認し返信メールを作成する作業は、手間がかかり対応の遅れに繋がることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を基にOpenAIが最適な回答文を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでの問い合わせ対応において、返信作成業務を効率化したいと考えている方
• OpenAIを活用して、顧客への回答文生成を自動化し、対応品質の向上を目指す担当者の方
• 手作業でのメール返信による対応漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーにOpenAIが回答文を生成しメール送信までを自動化するため、返信作成に費やしていた時間を短縮できます。
• OpenAIが設定されたプロンプトに基づき回答を生成するため、担当者による回答の質のばらつきを防ぎ、対応品質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に回答文を生成するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレスを宛先に、OpenAIが生成したテキストを本文に設定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIの「テキストの生成」アクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。Googleフォームの回答内容を変数として組み込むことで、より個別最適化された文章を生成できます。
• Yoomの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文などを設定します。前段のGoogleフォームで取得した情報やOpenAIで生成したテキストなどを変数として利用でき、固定の文章と組み合わせることも可能です。

■注意事項

• OpenAI、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ‍https://openai.com/ja-JP/api/pricing
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

TypeformのデータをOpenAIに連携する

Typeformの回答データをOpenAIに自動的に連携することができます。Typeformの直感的なフォーム操作とOpenAIを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。

Typeformの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Typeformで受け付けた問い合わせやアンケートの内容を一件ずつ確認し、返信メールを作成する業務は時間がかかりますよね。
手作業での対応は返信の遅れや内容のばらつきを生む原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Typeformで送信された内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで受け付けた問い合わせやアンケートへの返信作業に手間を感じている方
• OpenAIを活用して、顧客対応や文章作成業務の効率化を図りたいと考えている方
• 問い合わせ対応の品質を標準化し、属人化を解消したいチームのマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からメール作成、送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 担当者による回答内容のばらつきを防ぎ、OpenAIが生成した均質な文面を元に対応することで、業務品質の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、フォームの回答内容を元に返信文を生成するよう「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛にOpenAIが生成したテキストを本文として送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームとWebhookのタグを指定してください。
• OpenAIのテキスト生成オペレーションでは、Typeformから取得した回答を変数として用いて、回答に沿った内容を生成するようプロンプトを設定できます。
• メール機能のオペレーションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、OpenAIが生成したテキストやフォームの回答者名などの変数を埋め込むことが可能です。

■注意事項

• OpenAI、TypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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JotformのデータをOpenAIに連携する

Jotformの回答データをOpenAIに自動的に連携することができます。高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくOpenAIに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。

Jotformの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Jotformで受け付けたお問い合わせやアンケートに対し、一件ずつ内容を確認して返信メールを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特に、返信内容の質を保ちながら迅速に対応することは、担当者にとって大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、その内容をOpenAIが読み取り、適切な返信メールの文章を自動で生成して送信まで完了させるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた問い合わせやアンケートへの返信を手作業で行っている方
• OpenAIを活用して、パーソナライズされた顧客対応の効率化を図りたい方
• 定型的なメール返信業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信からメール送信までが自動化されるため、手作業でのメール作成・送信業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちな宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで再度Jotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションでフォームの送信内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションで、取得した回答内容に基づいたメール文面を生成します。
5. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、生成された文章を本文に含んだメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIのテキスト生成アクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）を任意の内容にカスタムできます。Jotformから取得した情報を変数として組み込み、よりパーソナライズされた文章の生成が可能です。
• Yoomのメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを任意に設定できます。Jotformの回答者のメールアドレスや、OpenAIが生成したテキストなどを変数として活用し、動的なメールを作成できます。

■注意事項

• OpenAI、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ‍https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  

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TallyのデータをOpenAIに連携する

Tallyの回答データをOpenAIに自動的に連携することができます。シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。

Tallyの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Tallyで受け付けたフォームへの回答に対し、一件ずつ内容を確認して返信を作成する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をきっかけにOpenAIが回答を自動で生成し、メールで返信するまでを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受けた問い合わせやアンケートへの返信を手作業で行っている担当者の方
• OpenAIを活用して、フォームの回答内容に応じたメールを自動生成したい方
• 返信業務の効率化と、ヒューマンエラーによる対応漏れなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへのフォーム送信からメール返信までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による返信内容の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質を均一化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TallyとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。
   メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。
   
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を選択し、宛先や件名を設定の上、前のステップで生成したテキストを本文に差し込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIの「テキストを生成する」アクションでは、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。
  Tallyフォームで取得した回答内容を変数として埋め込み、回答に応じた最適な文章を生成するようカスタマイズしてください。
• メール機能の「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文を任意の内容に設定できます。
  フォームの回答者のメールアドレスを宛先に設定したり、生成したテキストを本文に埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Tally、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho FormsのデータをOpenAIに連携する

Zoho Formsの回答データをOpenAIに自動的に連携することができます。Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもOpenAIと連携して回答データの管理を効率化しましょう。

Zoho Formsの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Zoho Formsで受け取ったお問い合わせやアンケートの回答に返信する作業には多くの時間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsのフォーム送信をきっかけにOpenAIが回答を自動で生成し、メールで返信するまでを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた問い合わせへの一次対応に時間を要している方
• OpenAIを活用して、フォームの回答内容に応じたメール返信を自動化したい方
• 手作業によるメール作成の手間をなくし、顧客対応の迅速化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動でOpenAIが回答を生成しメール送信するため、これまで返信作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのメール作成や送信先設定が不要になるため、対応漏れや誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションでフォームの回答内容に基づいた返信文を生成します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、生成されたテキストを本文にして指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIのテキスト生成アクションでは、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
  Zoho Formsから取得した回答内容を変数として組み込み、より文脈に沿った文章を生成することが可能です。
• メールを送信するアクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を任意に設定できます。
  OpenAIで生成したテキストやフォームの回答内容など、フロー内で取得した変数を本文に埋め込んで送信できます。

■注意事項

• Zoho Forms、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

OpenAIとフォームの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にOpenAIとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はフォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• OpenAIをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定とOpenAIのアクション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

フォームからの問い合わせや申し込みの内容を一件ずつ確認して、返信を作成する業務は手間がかかりますよね。
特に、定型的な質問への回答や一次対応のメール作成に多くの時間を費やしているケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送られてきた内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、迅速な一次返信に課題を感じている方
• OpenAIを活用して、定型的なメール返信業務を自動化したいと考えている担当者の方
• 手作業でのメール作成による対応漏れや、返信の遅れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での返信作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 自動で一次対応が完了するため、手動対応による返信漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
   メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
   宛先にはフォームのメールアドレスを、本文にはOpenAIが生成したテキストを指定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）は、業務に合わせて自由に作成、変更することが可能です。
• OpenAIのプロンプトは、フォームで受け取った情報を変数として埋め込み、より状況に適した回答を生成するように自由にカスタマイズできます。
• 送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定でき、フォームの回答内容やOpenAIが生成したテキストなどを変数として組み合わせて挿入できます。

■注意事項

• OpenAIとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：OpenAIをマイアプリ連携

OpenAIをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

【OpenAIのマイアプリ連携】

YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。

右上の検索窓にOpenAIと入力し、検索結果からOpenAIを選択します。

以下の画面が表示されたら 、アカウント名とアクセストークンを入力します。
アカウント名は任意の名称を入力してください。
アクセストークンはこちらをご確認ください。入力後、「追加」をクリックしましょう。
※OpenAIを使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
※APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう！
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

マイアプリにOpenAIが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する

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■概要

フォームからの問い合わせや申し込みの内容を一件ずつ確認して、返信を作成する業務は手間がかかりますよね。
特に、定型的な質問への回答や一次対応のメール作成に多くの時間を費やしているケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送られてきた内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、迅速な一次返信に課題を感じている方
• OpenAIを活用して、定型的なメール返信業務を自動化したいと考えている担当者の方
• 手作業でのメール作成による対応漏れや、返信の遅れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での返信作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 自動で一次対応が完了するため、手動対応による返信漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
   メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
   宛先にはフォームのメールアドレスを、本文にはOpenAIが生成したテキストを指定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）は、業務に合わせて自由に作成、変更することが可能です。
• OpenAIのプロンプトは、フォームで受け取った情報を変数として埋め込み、より状況に適した回答を生成するように自由にカスタマイズできます。
• 送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定でき、フォームの回答内容やOpenAIが生成したテキストなどを変数として組み合わせて挿入できます。

■注意事項

• OpenAIとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
  そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フォームトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

まずはフォームを作成しましょう！

クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、OpenAIで回答を生成してメールを送信するための質問がすでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズが可能です。

質問文、質問形式、必須項目にするかどうかを設定しましょう。
「質問を入力してください」と設定されている部分に質問を入力します。

※質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンから選択できます。

「質問の補足分」の入力は、質問の下にある「質問の補足分(任意)」をクリックすると、入力が可能です。

質問を追加したい場合は、「＋質問を追加」をクリックしてください。

「プレビューページ」をクリックすると、フォームの完成形を確認できます。

続いて、「完了ページ」の設定です。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに回答者に表示される画面のことです。「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものにしたい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。

次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。

続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。

次に「取得した値」を、入力してください。
ここでは、次ステップの設定で使用するサンプル値を入力しましょう。
※各項目名は、前ステップの質問文が表示されます。入力を終えたら、「保存する」をクリックします。

これで、フォームトリガーの設定は完了です！

ステップ4：テキストを生成する設定

いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

ここで表示される画面では、すでに設定されているので操作は不要です。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。

続いて、API接続設定を行います。
メッセージ内容は、欄をクリックすると前ステップで取得した値が表示されるため、任意で記載する文章と取得した値を組み合わせて入力しましょう。

• ロール
  
  • リクエストのコンテキストを定義するもので、特に変更する必要がなければそのままでOKです。
• temperature
  
  • 0〜2の範囲で設定可能。数値が高いほどランダム性が増し、低いほど決定論的（堅実）な出力になります。
  • 推奨値：0.2〜0.5: 一般的なビジネス対応メールなら低めがよい（論理的・一貫性のある文章を生成）
  • 0.8以上：創造的な文章やバリエーションを求める場合に適する（メール用途では不要）
  • 結論：0.3〜0.5 あたりが適切のため、お試しください。
• トークン数
  
  • テキストの基本単位。メール文なら 200〜500 トークン で十分。
  • 詳細なガイドや長文を作成するなら 800〜1000。
  • 結論：400〜500 あたりを設定すると、適度な長さのメール文を生成できます。

• モデル
  
  • デフォルトで「gpt-4o」が使用されるとのことですが、特にこだわりがなければそのままでOK。
  • より軽量な「gpt-3.5-turbo」も選べますが、精度や文脈理解の面で gpt-4o の方が優秀なので、基本は gpt-4o を推奨します。

最後に青いボタンの「テスト」をクリックしましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行します。
成功したら、画面下に表示される「取得した値」に間違いがないか確認しましょう。

問題がなければ「保存する」をクリックします。

ステップ5：メールを送る設定

最後の設定です！以下の赤枠をクリックしてください！

クリックすると、メールの設定画面が表示されます。タイトルはデフォルトで設定されているので、操作は不要です。

メール内容の「To」は、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から入力が可能です。

続いて、「件名」と「本文」の設定を行います。
デフォルトで文章が設定されていますが、自由にカスタマイズしてください。
任意で作成した文章と入力欄をクリックして表示される「取得した値」を組み合わせて入力しましょう。

※今回は以下の画像のように設定してみました。

「次へ」をクリックすると、以下のような画面が表示されます。
内容に問題がなければ、テストを実行しましょう。
※テストなので、メールが確認できるメールアドレスがToになっていることをご確認ください。

「テスト成功」と青く表示されたら、「保存」をクリックしましょう。

最後に、メールが送信されているか確認をしましょう。

無事に送信されましたね。
これで、フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する設定は完了です！お疲れ様でした。

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクをコピーできます。
また、フォームに回答が送信されると、フローが自動で起動するようになります。

以上、フォームに回答されたらOpenAIで回答を生成してメールを送信する方法でした！

OpenAIを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもOpenAIを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・コメント機能でリアルタイムに質疑応答を行うチームリーダー

・外出先でも資料の編集を行う営業担当

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2.OpenAIを業務に活用している企業

・広告キャンペーンなイメージ画像を生成してもらうマーケティング部門の担当者

・データの分析に使用している総務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは編集内容が即座に反映されるため、最新の情報をチームに共有するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートに追加された内容を、手入力で OpenAIに入力するのは手間がかかり、非効率な働き方を助長する可能性があります。

業務の効率化を目指し、可能な箇所は自動化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに内容が追加されたら自動でOpenAIに入力し、画像の生成を行うことで、手入力による手間を省きます。
また登録された内容を引用して使用することで、手作業によるミスをなくします。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する

試してみる

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■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対して、一件ずつ内容を確認し返信メールを作成する作業は、手間がかかり対応の遅れに繋がることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を基にOpenAIが最適な回答文を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでの問い合わせ対応において、返信作成業務を効率化したいと考えている方
• OpenAIを活用して、顧客への回答文生成を自動化し、対応品質の向上を目指す担当者の方
• 手作業でのメール返信による対応漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーにOpenAIが回答文を生成しメール送信までを自動化するため、返信作成に費やしていた時間を短縮できます。
• OpenAIが設定されたプロンプトに基づき回答を生成するため、担当者による回答の質のばらつきを防ぎ、対応品質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に回答文を生成するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレスを宛先に、OpenAIが生成したテキストを本文に設定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIの「テキストの生成」アクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。Googleフォームの回答内容を変数として組み込むことで、より個別最適化された文章を生成できます。
• Yoomの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文などを設定します。前段のGoogleフォームで取得した情報やOpenAIで生成したテキストなどを変数として利用でき、固定の文章と組み合わせることも可能です。

■注意事項

• OpenAI、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ‍https://openai.com/ja-JP/api/pricing
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Slackに投稿されたメッセージをOpenAIで翻訳し、結果をスレッドに返信する

試してみる

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■概要

海外のメンバーや顧客とのやり取りで、Slackのメッセージを都度翻訳ツールにコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、コミュニケーションの速度を低下させる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたメッセージをOpenAIが自動で翻訳し、結果をスレッドに返信するため、言語の壁を意識することなくスムーズなコミュニケーションが実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外拠点や多国籍のメンバーとSlackで頻繁にやり取りする方
• Slackのメッセージを手作業で翻訳しており、手間や時間を削減したい方
• OpenAIを活用して、日々のコミュニケーションを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿をきっかけに自動で翻訳と返信が実行されるため、手作業での翻訳やコピペに費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での翻訳作業がなくなることで、原文のコピーミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、円滑なコミュニケーションを支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOpenAIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージを翻訳するようプロンプトで指示します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーとなったメッセージのスレッドに翻訳結果を投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで細かく設定できます。例えば、翻訳する言語の指定や、文章のトーンなどを自由に調整することが可能です。
• Slackの「スレッドにメッセージを送る」では、送信先の他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した翻訳結果などの動的な値を埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• SlackとのOpenAIそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）

https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Zoomでの会議後、録画を聞き直して議事録を作成する作業に時間を取られていませんか。手作業での文字起こしや要約は手間がかかる上、重要な内容を正確にまとめるのは難しいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するだけで、AIが自動で内容を文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに記録します。議事録作成の手間を省き、会議内容の管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や打ち合わせが多く、議事録作成の工数を削減したい営業担当者の方
• 会議の決定事項やタスクをOpenAIで要約し、チームで効率的に共有したい方
• Google スプレッドシートで会議録を管理しており、入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしから要約、転記までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の聞き間違いや要約の抜け漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、OpenAI、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象の録画データを特定します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルをYoom内に取得します。
5. 取得した音声ファイルを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキストデータに変換します。
6. テキスト化されたデータを、ChatGPTの「テキストの生成」アクションで指定した内容に沿って要約します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、要約された内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIによる文字起こしでは、話者分離の有無などを設定できます。会議の形式に合わせて設定を調整することで、より精度の高いテキスト化が可能です。
• ChatGPTによるテキスト生成では、プロンプトを自由に編集できます。「ですます調で要約して」「箇条書きでまとめて」など、出力したい形式を指定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• ミーティングが終了したら
• ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

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終わりに

フォームとOpenAIを連携させることで、ウェブサイトやアンケートなどで収集した質問や問い合わせに対して生成AIが自動で回答を作成するため、質問を作成する手間や、フォームとOpenAIを往来する手間が削減できるでしょう！
これにより顧客対応がスピードアップできれば顧客満足度の向上になる可能性もありますよね。

なお、Yoomを活用すれば今回紹介した連携以外にも、OpenAIを使用した様々な業務を自動化可能です。
プログラミング不要で誰でも簡単にAIの力を業務に取り込めるYoomを使って、業務効率化を実現しませんか？

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ぜひこの機会に、フォームとOpenAIの連携を試してみてください！