■概要
フォームからの問い合わせや申し込みの内容を一件ずつ確認して、返信を作成する業務は手間がかかりますよね。
特に、定型的な質問への回答や一次対応のメール作成に多くの時間を費やしているケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、フォームから送られてきた内容に対してOpenAIが回答を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができます。
問い合わせ対応に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応に時間がかかり、迅速な一次返信に課題を感じている方
- OpenAIを活用して、定型的なメール返信業務を自動化したいと考えている担当者の方
- 手作業でのメール作成による対応漏れや、返信の遅れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からメール送信までが自動化されるため、手作業での返信作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 自動で一次対応が完了するため、手動対応による返信漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します。
メッセージコンテンツにはフォームの回答内容を元にしたプロンプトを入力します。 - 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
宛先にはフォームのメールアドレスを、本文にはOpenAIが生成したテキストを指定して送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目（氏名、会社名、問い合わせ内容など）は、業務に合わせて自由に作成、変更することが可能です。
- OpenAIのプロンプトは、フォームで受け取った情報を変数として埋め込み、より状況に適した回答を生成するように自由にカスタマイズできます。
- 送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定でき、フォームの回答内容やOpenAIが生成したテキストなどを変数として組み合わせて挿入できます。
■注意事項
- OpenAIとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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