freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
「freee人事労務とBoxを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「freee人事労務に登録された従業員情報をBoxに手動で移したり、退職者のフォルダを整理したりと、手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携や管理に限界を感じていませんか？人事労務関連のデータは正確性が求められる一方で定型的な作業も多く、ヒューマンエラーのリスクもつきものです。
もしfreee人事労務の従業員情報とBoxのフォルダ管理を自動的に連携させる仕組みがあればこれらの悩みから解放され、入力ミスや作業漏れを防ぎつつ、より戦略的な人事業務に集中する時間を生み出すことが可能です。
今回の記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる自動化の方法をご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee人事労務とBoxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
freee人事労務とBoxを連携してできること
freee人事労務とBoxのAPIを連携すれば、freee人事労務の従業員情報を自動でBoxに移すことが可能です。
これにより手作業による時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
freee人事労務に新しい従業員が登録されるたびに、手動でBoxに従業員ごとのフォルダを作成する作業は、時間もかかるうえ作成漏れや命名規則のミスも発生しがちです。
この自動化によって、freee人事労務への従業員登録をトリガーに、Box内に対応する新規フォルダの自動作成できます。
これにより入社手続きに伴う書類管理の準備がスムーズになり、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
freee人事労務で従業員が削除されたら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する
従業員が退職する際に関連するBox内のフォルダを適切にアーカイブする作業は、セキュリティや情報管理の観点から重要ですが、手作業では対応が遅れたり失念したりするリスクがあります。
この自動化の設定で、freee人事労務で従業員が削除されると該当従業員のBoxフォルダが自動でアーカイブに移動できます。
そのため、情報へのアクセス権限を適切に管理し、退職処理を迅速かつ正確に完了させられそうです。
freee人事労務で従業員が削除されたら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する
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■概要
freee人事労務で従業員が削除されたら、Boxフォルダを自動でアーカイブに移動する業務ワークフローです。
退職手続きやフォルダ整理の抜け漏れ、作業忘れを防ぎ、freee box連携で管理ミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務で従業員削除後のBoxフォルダ移動を手動で行い、作業漏れやミスを防ぎたい人事・総務担当の方
・退職者フォルダの整理が追いつかず、Box内のフォルダ数や更新頻度が増えて管理が煩雑になっている方
・freee box連携を使った自動化で、退職処理とフォルダ整理をワンストップで進め、チーム内共有をスムーズにしたいマネージャーの方
■注意事項
・freee人事労務、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務とBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にfreee人事労務とBoxを連携したフローを作成していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はfreee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- freee人事労務とBoxのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- freee人事労務のトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
ステップ1：freee人事労務とBoxのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からfreee人事労務を検索してください。
お使いのアカウントでログインしましょう。
一番下までスクロールし「許可する」をクリックするとfreee人事労務のマイアプリ連携が完了します。
同様にBoxを検索してください。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしましょう。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：freee人事労務のトリガー設定
「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「従業員が登録されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
まずこちらを参考に、freee人事労務でWebhookの設定をしましょう。
次にテスト用の従業員情報を登録します。
最後にYoomの設定画面に戻ってテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：従業員情報を取得する設定
「従業員情報の取得」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「従業員情報の取得」のまま「次へ」をクリックしてください。
API接続設定画面に移ります。事業所IDを候補から選択しましょう。
以降の項目は予め設定されているのでそのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットも次のステップで活用できます。
ステップ5：Boxのアクション設定
「フォルダを作成」をクリック。
ステップ3と同様連携するアカウントを確認し、アクションは「フォルダを作成」のまま「次へ」をクリックしてください。
「フォルダ名」は予め設定されていますが、必要があれば編集しましょう。
ステップ4で取得したアウトプットを利用すると、freee人事労務の情報を反映させることができます。
あとはテキストボックス下部の説明を参考に「親フォルダのコンテンツID」を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Boxに新しい従業員用のフォルダが作成されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する方法でした！
Boxのデータをfreee人事労務に連携したい場合
今回はfreee人事労務からBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからfreee人事労務へのデータ連携を実施したい場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務に従業員を追加する
紙やPDFの履歴書・職務経歴書などの採用関連書類をBoxで受け取った後、その情報をfreee人事労務に従業員データとして手入力する作業は、非常に手間がかかるうえ入力ミスも起こりやすい業務です。
この連携を活用すれば、Boxに従業員情報のファイルがアップロードされた際、YoomのOCR機能が自動で内容を読み取り、その情報がfreee人事労務に自動で追加されます。
データ入力にかかる時間と労力を削減し、採用プロセスの迅速化と正確性の向上に貢献するでしょう。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務に従業員を追加する
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■概要
Boxにファイルがアップロードされると、OCRで社員情報を読み取り、freee人事労務に自動で従業員を追加する業務ワークフローです。
freee boxに保管した入社書類をもとに、手入力の手間やミスを減らし、スムーズな人員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに人事関連の書類をアップロードしているが、毎回手作業でfreee人事労務へ登録している方
・freee人事労務とfreee boxを併用しつつ、OCRで書類から情報を抽出したい総務・人事担当者の方
・書類のアップロードから従業員登録までをワンストップで自動化し、業務負荷を下げたいチームリーダーの方
■注意事項
・Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに特定のファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務で従業員の基本給を更新する
給与改定や手当の変更など従業員の給与情報に関わる書類をBoxで管理している場合、その都度freee人事労務の情報を手動で更新するのは煩雑であるうえ、ミスが発生すると給与計算に影響を及ぼす可能性もありますよね。
この自動化を設定することで、Boxに特定のファイル（給与改定通知書など）がアップロードされた際、OCR機能で内容を読み取り、freee人事労務の該当従業員の基本給情報が自動で更新されます。
これにより人事担当者の作業負荷を軽減し、給与情報の正確性と適時性を保つことができるでしょう。
Boxに特定のファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務で従業員の基本給を更新する
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■概要
「Boxに特定のファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務で従業員の基本給を更新する」業務ワークフローは、給与明細や契約書をBoxからOCR解析し、freee人事労務へ自動反映します。
入力ミスを抑えつつfreee box連携でスピーディに基本給更新が可能に。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードした給与明細や契約書を自動で読み取り、freee人事労務に反映させたい人事労務担当者の方
・手作業の基本給更新が煩雑でヒューマンエラーを防ぎたい方
・「freee box」を活用し、給与データ連携から更新までをスムーズに進めたい経営者やチームリーダーの方
■注意事項
・Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxやfreee人事労務のAPIを使ったその他の自動化例
freee人事労務とBoxの連携だけでなく、これらは様々なアプリケーションと組み合わせることが可能です。
日々の定型業務を自動化できるテンプレートを多数ご用意しましたので、今の業務に合うものがあれば早速体験してみてください。
freee人事労務を使った便利な自動化例
freee人事労務と他の労務管理クラウドや社内データベースを連携し、従業員情報の二重入力をなくしましょう。
従業員の入社や情報更新があった際に、各システムへ自動で反映。給与明細などの機密情報もセキュアに連携でき、手作業による転記ミスや確認の手間を大幅に削減します。
Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
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Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加するフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加する
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freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加するフローです。
SmartHRで更新された従業員情報をfreee人事労務に反映する
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■概要
従業員情報の変更が発生するたびに、SmartHRとfreee人事労務の両方で情報を更新する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、その内容をfreee人事労務へ自動で反映させることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとfreee人事労務間で、従業員情報の同期を手作業で行っている方
・従業員情報の更新作業の効率化と、入力ミスの削減を目指す人事労務担当者の方
・複数のSaaS間で正確なデータ連携を実現したいと考えている情報システム担当の方
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務の給与明細情報をSmartHRに登録する
試してみる
freee人事労務の給与明細情報をSmartHRに登録するフローです。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成する
試してみる
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成するフローです。
Boxを使った便利な自動化例
様々な経路で届く請求書や添付ファイルをBoxに自動で集約し、煩雑なファイル管理から解放されます。
Boxに保管したファイルはOCRでテキストを読み取り、その内容を自動でデータベースに転記したり、議事録として別ツールにページを作成したりすることも可能です。手作業での整理や入力の手間を省きましょう。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
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■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、ファイルのデジタル化とドキュメント管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報を抽出します。
そのデータをもとにConfluenceで新規ページを自動生成することで、資料作成の手間を削減し、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとConfluenceを利用しており、手動でのファイル管理やページ作成に時間がかかっている方
・大量の文書データを効率的に処理したいと考えているプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を目指し、Yoomを活用してワークフローを最適化したいIT担当者
・OCR技術を導入して、データの正確性と作業効率を向上させたい企業の運営者
■注意事項
・Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などの定型書類を対面で受け取る機会が多い方
・Boxに保存された画像データをテキスト化し、情報を整理して活用したい方
・紙ベースの書類をスキャンし、デジタルデータとして一元管理したい方
・Google スプレッドシートへの手動データ入力の手間を減らし、業務の効率化を図りたい方
・取引先や社内文書の管理をクラウドで行い、検索性を向上させたい方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する」ワークフローは、見積書の発行をスムーズに自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、見積書作成から保存までの一連の流れが自動化され、日常業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書の作成や管理を負担に感じている営業担当者の方
・見積依頼が増え、手作業での対応が難しいと考えている方
・顧客対応の迅速化を目指している営業チームのリーダーの方
・見積書の提出をスムーズに行い、顧客への対応スピードを向上させたい方
・データ管理を一元化し、チーム全体で共有したい方
・見積書をBoxに自動格納し、チーム全体で簡単にアクセス・共有できる体制や情報の一元管理を実現したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
入力フォームに登録した請求書ファイルをboxに格納します。
特定条件のメールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダにアップロードします。
まとめ
freee人事労務とBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた両システム間のデータ同期作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより人事担当者は日々発生する定型業務から解放され、より迅速に正確な情報にもとづいて業務を進められるようになりますね。
採用戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしfreee人事労務とBox間の連携作業の効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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