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「freee人事労務とBoxを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「freee人事労務に登録された従業員情報をBoxに手動で移したり、退職者のフォルダを整理したりと、手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携や管理に限界を感じていませんか？人事労務関連のデータは正確性が求められる一方で定型的な作業も多く、ヒューマンエラーのリスクもつきものです。
もし<span class="mark-yellow">freee人事労務の従業員情報とBoxのフォルダ管理を自動的に連携させる仕組み</span>があればこれらの悩みから解放され、入力ミスや作業漏れを防ぎつつ、より戦略的な人事業務に集中する時間を生み出すことが可能です。
今回の記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる自動化の方法をご紹介します！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee人事労務とBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
freee人事労務とBoxのAPIを連携すれば、freee人事労務の従業員情報を自動でBoxに移すことが可能です。
これにより<span class="mark-yellow">手作業による時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
freee人事労務に新しい従業員が登録されるたびに、手動でBoxに従業員ごとのフォルダを作成する作業は、時間もかかるうえ作成漏れや命名規則のミスも発生しがちです。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">freee人事労務への従業員登録をトリガーに、Box内に対応する新規フォルダの自動作成できます。</span>
これにより入社手続きに伴う書類管理の準備がスムーズになり、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。
従業員が退職する際に関連するBox内のフォルダを適切にアーカイブする作業は、セキュリティや情報管理の観点から重要ですが、手作業では対応が遅れたり失念したりするリスクがあります。
この自動化の設定で、<span class="mark-yellow">freee人事労務で従業員が削除されると該当従業員のBoxフォルダが自動でアーカイブに移動できます</span>
そのため、情報へのアクセス権限を適切に管理し、退職処理を迅速かつ正確に完了させることができます！
それでは、さっそく実際にfreee人事労務とBoxを連携したフローを作成していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はfreee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からfreee人事労務を検索してください。
お使いのアカウントでログインしましょう。
一番下までスクロールし「許可する」をクリックするとfreee人事労務のマイアプリ連携が完了します。
同様にBoxを検索してください。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしましょう。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「従業員が登録されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
まずこちらを参考に、freee人事労務でWebhookの設定をしましょう。次にテスト用の従業員情報を登録します。
最後にYoomの設定画面に戻ってテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
「従業員情報の取得」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「従業員情報の取得」のまま「次へ」をクリックしてください。
API接続設定画面に移ります。事業所IDを候補から選択しましょう。
以降の項目は予め設定されているのでそのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットも次のステップで活用できます。
「フォルダを作成」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「フォルダを作成」のまま「次へ」をクリックしてください。
「フォルダ名」は予め設定されていますが、必要があれば編集しましょう。
ステップ4で取得したアウトプットを利用すると、freee人事労務の情報を反映させることができます。
あとはテキストボックス下部の説明を参考に「親フォルダのコンテンツID」を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Boxに新しい従業員用のフォルダが作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する方法でした！
今回はfreee人事労務からBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからfreee人事労務へのデータ連携を実施したい場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
紙やPDFの履歴書・職務経歴書などの採用関連書類をBoxで受け取った後、その情報をfreee人事労務に従業員データとして手入力する作業は、非常に手間がかかるうえ入力ミスも起こりやすい業務です。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Boxに従業員情報のファイルがアップロードされた際、YoomのOCR機能が自動で内容を読み取り、その情報がfreee人事労務に自動で追加</span>されます。データ入力にかかる時間と労力を大幅に削減し、採用プロセスの迅速化と正確性の向上に貢献するでしょう。
この連携は、OCRによる読み取りやデータの加工処理、さらに特定の条件に応じた処理の分岐を含む高度なパターンです。
給与改定や手当の変更など従業員の給与情報に関わる書類をBoxで管理している場合、その都度freee人事労務の情報を手動で更新するのは煩雑であるうえ、ミスが発生すると給与計算に影響を及ぼす可能性もありますよね。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイル（給与改定通知書など）がアップロードされた際、OCR機能で内容を読み取り、freee人事労務の該当従業員の基本給情報が自動で更新</span>されます。
これにより人事担当者の作業負荷を軽減し、給与情報の正確性と適時性を保つことができるでしょう。この連携は、特定の条件にもとづいて処理を行うパターンです。
freee人事労務とBoxの連携だけでなく、これらは様々なアプリケーションと組み合わせることが可能です。
日々の定型業務を自動化できるテンプレートを多数ご用意しましたので、今の業務に合うものがあれば早速体験してみてください。
freee人事労務と他の労務管理クラウドや社内データベースを連携し、従業員情報の二重入力をなくしましょう。
従業員の入社や情報更新があった際に、各システムへ自動で反映。給与明細などの機密情報もセキュアに連携でき、手作業による転記ミスや確認の手間を大幅に削減します。
様々な経路で届く請求書や添付ファイルをBoxに自動で集約し、煩雑なファイル管理から解放されます。
Boxに保管したファイルはOCRでテキストを読み取り、その内容を自動でデータベースに転記したり、議事録として別ツールにページを作成したりすることも可能です。手作業での整理や入力の手間を省きましょう。
freee人事労務とBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両システム間のデータ同期作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより人事担当者は日々発生する定型業務から解放され、より迅速に正確な情報にもとづいて業務を進められるようになりますね。
採用戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしfreee人事労務とBox間の連携作業の効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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