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「Googleフォームで受け付けたURLを、毎回手動でBitlyを使って短縮している…」
「単純なコピー＆ペースト作業だけど、件数が多いと時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、GoogleフォームとBitly間での手作業によるURLの取り扱いに、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに特定のURLが送信されたタイミングで、自動的にBitlyの短縮URLを生成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
イベントの企画やアンケート結果の分析といった、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の業務効率向上に繋がります。ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとBitlyを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとBitlyのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたURLの短縮作業を自動化できます。
この連携により、作業時間の短縮はもちろん、コピー＆ペーストの際に起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにも繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
GoogleフォームでURLを含む回答が送信されるたびに、手動でBitlyを開いて短縮URLを生成する作業は、単純ながらも積み重なると負担に感じることがあるでしょう。
このテンプレートを利用すれば、Googleフォームへの送信をトリガーとして、<span class="mark-yellow">自動でBitlyの短縮URLを生成できるため、手作業によるタイムラグやURLの貼り間違いといったミスを減らし、正確性の高い対応を実現</span>します。
フォームの回答すべてではなく、「参加希望」や「資料請求」といった特定の回答があった場合にのみURLを短縮したいケースもあるかと思います。このテンプレートを活用すれば、<span class="mark-yellow">フォームの回答内容に応じて処理を分岐させ、条件に合致した場合にのみBitlyでURLを自動で短縮</span>することが可能です。
これにより、不要な短縮URLの生成を防ぎ、よりスマートな業務フローを構築できます。
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとBitlyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとBitlyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Bitly
[Yoomとは]
今回は「Googleフォームで送信されたリンクをBitlyで短縮する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧でGoogleカレンダーを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントをクリックします。
「次へ」を選択しましょう。
「続行」をクリックしてください。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録が完了です。
アプリ一覧で Bitlyを選択してください。
Bitlyにログインしましょう。
ログインしたら、以下の画面に進むので、「Allow」を選択します。
これでBitlyのマイアプリ登録ができました。
ここでは、Yoomで用意されているテンプレートを活用して設定を行っていきます。
それでは下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしてください、
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーが完了です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
ここでは以下のGoogleフォームを使用します。準備をして、テスト用に回答をしておきましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は以下を確認してください。
設定を確認後、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しておきましょう。
フォームIDはGoogleフォームのURLから取得してください。Googleフォームに回答を送信してある方は、そのまま「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功と表示されると、以下のような表示がされます。
Googleフォームの情報をが取得できますが、Googleフォームで回答された情報を取得するためには、「取得する値を追加」から、手動で値を選択する作業が必要です。
以下ヘルプページを参考に設定してみましょう。
取得した値を活用し、後続のオペレーションを設定していきます。
詳しくは以下を確認してください。
設定できたら保存してください。
次に「リンクを短縮する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は以下を確認しましょう。
確認できたら、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます
対象のURLはGoogleフォームで取得した値から選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、以下の表示が出ます。
取得した値に情報が追加されたら保存してください。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
メールの設定に進みましょう。
タイトルは変更できます。
ToはGoogleフォームで取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用せずに手入力すると、同じ送り先に繰り返しメールを送信してしまうことになりますので、注意してください。
件名は添付画像のように、任意の内容を設定します。
メッセージには送信したい内容を設定してください。
Googleフォームで取得した値から「担当者名」を設定しておけば、Googleフォームで回答された担当者が反映されます。
Bitlyの取得した値から「短縮リンク」を選択しておきましょう。
設定後、次へをクリックします。
メールの内容に問題がなければテストをクリックしてください。
メールが送信できたら、テスト成功と表示されます。
送信されたメールは以下です。
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に作動するか、確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
日常業務でよく使うツールも、自動化を取り入れることでぐっと効率的になります。ここではBitlyやGoogleフォームを使った便利な自動化例をご紹介します。
フォーム回答のデータを他のツールに自動連携すれば、入力の手間や転記ミスを防ぎ、スムーズに情報を整理できます。スケジュール管理や顧客対応も効率化できるので、日々の業務が安心です。
さまざまなツールで共有されるURLも、自動的に短縮すれば情報整理がしやすくなります。さらに通知やコメント追加と組み合わせれば、無駄な手間を減らして業務効率化につながります。
GoogleフォームとBitlyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答からのURL抽出と短縮URL生成の作業を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はイベント参加者へのURL送付や、アンケート回答者への特典ページ案内などをより迅速かつ正確に進められるようになり、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：URL以外の文字列が入力されたり、1つの回答に複数URLが入力された場合の挙動は？
A：この場合、エラーとなり、フローボットが停止します。
フローボットでエラーが発生した場合は、Yoomに登録したメールアドレスに通知くるようになっていますので、適宜エラー通知が届いてないか確認しください。
通知内容に、エラーが発生したオペレーションが記載されているので、エラーを修正してください。
修正後は手動で再実行しましょう。
また通知先は、メール以外にSlackやChatworkに設定することも可能です。
またGoogleフォームの解答欄に以下のように注意書きを入れておくと良いですね。
Q：生成した短縮URLをGoogle スプレッドシートで管理できますか？
A：はい！YoomでGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録すれば可能です！
ここで設定したテンプレートの一番下にある「＋」をクリックしてオペレーションを増やすことができます。
オペレーション追加した時のテンプレートイメージです。
Q：Bitlyの無料プランでもこの連携は可能ですか？
A：はい！可能です。Bitlyやここで使用したGoogleフォームはフリープランで利用できるアプリです。
また有料プランも2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
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