GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルの形式を変換する際、専用のツールを使ったり、手作業で変換を行ったりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に急いでいる時に限って、このような定型業務に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローは、GmailでAIFFファイルを受信すると自動でWAVファイルへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、ファイル形式の変換作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、手作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した音声ファイルを、Google Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイル形式の変換に伴う作業時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にaiff to wavへの変換と保存が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるか識別のためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「AIFF形式の音声ファイル、再生するたびに毎回WAVに変換するのが面倒…」「複数のファイルを扱っていると、変換漏れやミスが起きてしまう…」
このように、音声ファイルの形式変換作業に手間やストレスを感じていませんか？
特に、定期的に発生するこの作業は地味ながらも時間を奪い、本来集中すべきクリエイティブな作業やコア業務の効率化を妨げる要因になります。
もし、特定のフォルダに保存したら、メールで受信したAIFFファイルを自動で検知し、瞬時にWAV形式へ変換してくれる仕組みがあれば、こうした日々の細かなタスクから解放され、貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、ファイル変換に関わる手間や時間を削減できます。
ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIFFファイルをWAV形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルの形式を変換する際、専用のツールを使ったり、手作業で変換を行ったりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に急いでいる時に限って、このような定型業務に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローは、GmailでAIFFファイルを受信すると自動でWAVファイルへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、ファイル形式の変換作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、手作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した音声ファイルを、Google Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイル形式の変換に伴う作業時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にaiff to wavへの変換と保存が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるか識別のためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
AIFFファイルをWAV形式へ自動変換する方法
様々なツールを起点として、AIFFファイルをWAV形式に自動変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したAIFFファイルをWAV形式に変換する
Gmailなどのメールツールで特定のAIFFファイルを受信したことをきっかけに、自動でWAV形式に変換して指定の場所に保存することができるので、メールを起点としたファイル管理業務を効率化できます。
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルの形式を変換する際、専用のツールを使ったり、手作業で変換を行ったりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に急いでいる時に限って、このような定型業務に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローは、GmailでAIFFファイルを受信すると自動でWAVファイルへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、ファイル形式の変換作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、手作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した音声ファイルを、Google Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイル形式の変換に伴う作業時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にaiff to wavへの変換と保存が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるか識別のためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで送信されたAIFFファイルをWAV形式に変換する
ファイルアップロード機能のあるフォームにAIFFファイルが送信されたら、即座にWAV形式へ変換し、OneDriveなどのストレージサービスに自動でアップロードすることができます。
データ収集から形式変換、保存までを一気通貫で自動化できます。
フォームでAIFFファイルが送信されたら、RPAでWAVファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルのフォーマット変換は、専用のツールを開いて手作業で行う必要があり、手間がかかる業務の一つです。特にAIFFからWAVへのファイル変換と、その後のストレージへのアップロードは定型的ながらも面倒な作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームにAIFFファイルをアップロードするだけで、自動でWAVファイルに変換しOneDriveへ保存する一連の流れを構築でき、手作業による変換の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にAIFFからWAVへの変換作業を行っている音声コンテンツの制作担当者の方
- ファイル形式の変換とアップロード作業を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方
- RPAを活用して、ブラウザ上での定型的なファイル変換作業を自動化したいと考えているチーム
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイルアップロードを起点に、変換からOneDriveへの保存までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル形式の変換ミスや、指定フォルダへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、AIFFファイルをアップロードするためのファイルアップロードフォームを作成します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、運用に合わせて自由に編集が可能です
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを保存したい任意のドライブIDと、格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービス上のAIFFファイルをWAV形式に変換する
Dropboxなどの特定のストレージサービスにAIFFファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にWAV形式へ変換して同じ場所に保存するフローを構築可能です。
チームでのファイル共有やバックアップ作業と連携したファイル変換プロセスを簡単に実現できます。
DropboxにAIFFファイルがアップロードされたら、RPAでWAVファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う際、AIFF形式のファイルをWAV形式に変換する作業を手動で行っていませんか。毎回ファイルを選択し、変換ツールを操作して保存し直す作業は、地味に時間を要し、本来の業務を圧迫する要因にもなり得ます。
このワークフローは、DropboxにAIFFファイルをアップロードするだけで、RPAが自動変換処理を行い、指定のフォルダに保存します。こうした定型作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換に手間や煩わしさを感じている方
- Dropbox上で多数の音声ファイルを管理しており、フォーマットの統一を効率化したい方
- ファイル変換のような定型業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- AIFFファイルのアップロードを起点に、WAVファイルへの変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防止し、業務品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したAIFFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンラインファイル変換ツールなどを操作してAIFFファイルをWAVファイルに変換します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換済みのWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで検知したファイルが格納されているフォルダのパスを正しく設定してください。
- 変換後のWAVファイルをアップロードするDropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信したAIFFファイルをWAVに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルの形式を変換する際、専用のツールを使ったり、手作業で変換を行ったりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に急いでいる時に限って、このような定型業務に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローは、GmailでAIFFファイルを受信すると自動でWAVファイルへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、ファイル形式の変換作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、手作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した音声ファイルを、Google Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイル形式の変換に伴う作業時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にaiff to wavへの変換と保存が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるか識別のためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1:マイアプリにGmailとGoogle Driveを連携する
このフローで使うのはファイルを受け取るGmailと、ファイルを変換した後に格納するGoogle Driveです。まずはこの2つをYoomと連携させるところから始めましょう。
Yoomのワークスペース画面にログインしたら、左側にある「マイアプリ」をクリックして、右側に出てくる「+新規接続」をクリックしてください。
Yoomと連携できるアプリのアイコンがたくさん並んだ画面が出ます。右上のボックスからそれぞれ、「Gmail」と「Google Drive」を検索して、アイコンをクリックして連携していきましょう。
1.Gmailの連携
まずはアプリ検索で出てきたGmailのアイコンをクリックして、任意のGoogleアカウントでログインしましょう。
ログイン後、Yoom側がGmailに権限を求める画面が表示されます。確認して右下の「続行」ボタンを押しましょう。
Gmailが無事にYoomと連携できると、以下のように「マイアプリを登録しました。」というポップアップが確認できます。
2.Google Driveの連携
次に、変換したファイルの格納先となるGoogle Driveとの連携を行いましょう。Gmailと手順はあまり変わりません。アプリ検索画面でGoogle Driveのアイコンをクリックして、任意のアカウントでログインします。
Yoom側からGoogle Driveへの権限を求める画面が表示されたら、確認して「続行」ボタンを押してください。
こちらも「マイアプリを登録しました。」の表示が出れば、無事に連携完了です！
3.Google Chromeの拡張機能を設定する
今回のフローボットでは「ブラウザを操作する」というアクションがあります。これはブラウザ上でファイルを変換するために必要なフローで、Yoomの「ブラウザRPA機能」を使用するものです。
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。「ブラウザを操作する」の設定方法
まずはこちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というGoogle Chromeの拡張機能を追加して、Yoomのブラウザ操作オペレーションを実行できるように設定します。
上画面で赤枠内をクリックすると、以下のようなポップアップが出てきますので、「拡張機能を追加」ボタンを押してください。
次に、Google Chromeのブラウザ右上にあるボタンから、Yoomブラウザオペレーションの「拡張機能を管理」をクリックします。
拡張管理画面の中にある「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをONにしたら、事前準備は完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
マイアプリ連携が済んだら、いよいよYoomで自動化のフローボットを作っていきましょう。Yoomには様々な目的に合わせたテンプレートが複数用意されています。
Yoomにログインした状態で、以下のバナーから「試してみる」をクリックし、AIFFファイルをWAV形式に変換するテンプレートをコピーしてください。
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでWAVファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルの形式を変換する際、専用のツールを使ったり、手作業で変換を行ったりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に急いでいる時に限って、このような定型業務に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローは、GmailでAIFFファイルを受信すると自動でWAVファイルへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、ファイル形式の変換作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、手作業に手間を感じている方
- Gmailで受信した音声ファイルを、Google Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイル形式の変換に伴う作業時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点にaiff to wavへの変換と保存が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してAIFFファイルをWAVファイルに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWAVファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを受信した際にフローを起動させるか識別のためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
自動でYoomのワークスペース画面に遷移して、以下のようなポップアップが表示されたらコピー成功です！
ステップ3:トリガーアクションを設定する
フローボットを最初に動かすアクションのことを、「トリガーアクション」と呼びます。このフローでは、「特定のラベルを受信したら」がフローを動かす最初のアクションです。
クリックしてアクションの設定画面に入ってください。
タイトルは必要に応じて変更できます。アプリがGmailになっていることや、連携アカウントが間違っていないこと、トリガーアクションの内容を確認したら「次へ」ボタンで進みます。
次に、トリガーの起動間隔を設定していきましょう。基本的に都合の良い時間を選んで構いませんが、Yoomのプランによって選べる間隔が異なります。以下の点に注意してください。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを動かすきっかけとなる、Gmailで受信する特定のラベルについて設定しましょう。ここではひとまず「テスト」というラベルを入力します。
ボックスをクリックすると、すでに連携中のGmail内で使われているラベルなどが候補として出てくるため、任意のものを選択してくださいね。
ここで、試しにAIFFファイルを添付したメールを「テスト」のラベルに合致するようにGmailに送信してください。
メールを受信したら、Yoomのアクション設定画面に戻って「テスト」ボタンを押してみてください。
以下のように「取得した値」として、先ほどのテストメールの内容が反映されていれば、テストは成功です！
ちなみに、Yoomではこのように取得した値を「アウトプット」と定義しており、フローボット内の他のアクションでも使用します。
アウトプットとは？
テストが終わったら、最下部の「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4:YoomのRPA機能でブラウザ上の操作を設定する
次に、「ブラウザを操作する」というアクションを設定していきます。
まずはタイトルを任意で設定し、「1.URLにアクセス」をクリックします。
以下のようなポップアップが表示され、URLのボックス内がブラウザ上でAIFFファイルをWAV形式に変換するサイトになっているのが確認できます。「保存する」ボタンで次に進みましょう。
今回は操作例として、以下のサイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
すぐ下にある「+」ボタンから、ブラウザを使ったファイルの変換操作を実際にアクション内容として設定していきましょう。
テンプレートの操作を使用しない場合は、アクションの削除が必要です。
以下のポップアップに先ほど入力したファイル変換サイトのURLをコピーして開くと、Yoom上のシークレットブラウザで実際のクリック操作を指定できます。
以下のように、ファイルのアップロード操作等をクリックしてアクションとして1つずつ設定していきましょう。
実際にファイルをアップロードする動作を、クリックして設定していきます。先ほどのGmailに添付されていたテストファイルを使いましょう。
次に「変換」ボタンをクリックする操作を設定します。
この後にも、変換が終わった後の「ダウンロード」ボタンをクリックする操作や、変換を終えたファイルをダウンロードする動作を設定してください。
すべてのブラウザ操作の設定が終わると、以下のような流れでファイルのダウンロードまでを自動化できています。
ブラウザ操作の設定方法でお困りの方は、こちらのページからブラウザ操作について詳しく確認してみてください。
ここまで設定できたら、最下部の「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
取得した値として、テスト音源がWAV形式になってダウンロードされているのが確認できたら成功です！
ステップ5:Google Driveに変換したファイルをアップロードする
ブラウザ操作でAIFF形式のファイルをWAV形式にダウンロードできたら、いよいよGoogle Driveに格納していくアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Google Driveと連携しているアカウントやアクションに間違いがないことを確認して「次へ」ボタンを押します。
まずは、変換したファイルの格納先を指定しましょう。「格納先のフォルダID」のボックスをクリックすると、プルダウンで候補が表示されます。
ここでは、すでにGoogle Driveに作ってある「テスト」フォルダを選択しました。
次に、ファイル名を設定します。このボックスもクリックすると「取得した値」から候補が表示されますので、プルダウンから前のステップでダウンロードした変換済みのWAVファイルを選択してください。
また、ファイル名は自由に文字列を付け加えることも可能です！ここではファイル名の最初に「変換済み」と入力してみます。
最後に、ファイルの添付方法を設定していきましょう。添付方法は「取得した値を使用する」を選びます。
添付するファイルの選択肢として、最初にGmailに添付されていたAIFF形式のものと、後でブラウザ上からダウンロードした変換済みのWAV形式のものが2つ並んでいます。名前で見分けて、変換された方を選択してください。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンを押して挙動を確認してみましょう！
実際にGoogle Driveのテストフォルダにアクセスしてみると、先ほど設定したファイル名でしっかり変換済みのWAVファイルが格納されています。
確認できたら、「保存する」ボタンを押してください。
ステップ6:トリガーをONにする
お疲れ様でした！すべてのアクションを設定し終えると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをONにする」をクリックして、フローボットを動かしてみてください。
これで特定のラベルがついたメールを受信した際、AIFFファイルが添付されていたら、自動でWAV形式に変換してGoogle Driveに格納されるようになりました！
Gmailを使ったその他の自動化例
Yoomではその他にも、Gmailを通して送受信したファイルを自動で変換したり、他のアプリに反映させたりといった様々なテンプレートが用意されています。
ぜひチェックしてみてください。
Gmailで受け取ったCSVをGoogle スプレッドシートに自動変換する
試してみる
■概要
Gmailに添付されたCSVファイルを開き、その内容を都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は件数が増えるほど時間を要し、転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付されたCSVの内容をGoogle スプレッドシートへ自動で反映でき、データ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したCSV形式のレポートなどを手作業で集計している方
- 取引先から定期的に届く注文データをGoogle スプレッドシートで管理している方
- データ転記作業における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いたCSVの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずにデータが処理されるので、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するきっかけとなるメールを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文や添付されたCSVファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AI機能で抽出したデータの内容に基づいて、後続の処理を条件分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを選択し、抽出したデータを指定のシートやセルに自動で書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意のものにカスタマイズしてください。
- AI機能による特定の文字列以前を抽出では、抽出対象や特定の文字列を自由に設定できます。
- 分岐機能では、AI機能で抽出した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を業務内容に合わせて設定できます。
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のPDFファイルを受信したら、JPG画像ファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く大量のメール、特に特定のPDFファイルを探し出し、手作業でJPGに変換してMicrosoft Teamsに共有する作業は、時間も手間もかかりませんか？このような定型的ながらも重要な作業が、他の業務を圧迫することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でJPG画像ファイルに変換しMicrosoft Teamsへ転送する一連の流れを自動化でき、手作業による負担やミスを減らし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFファイルの変換と共有作業に時間を取られている方
- Microsoft Teamsを利用し、チーム内での迅速な情報共有を重視している方
- 手作業によるファイル形式の変換ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル転送までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を削減できます。
- ファイル形式の変換や転送先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能：分岐する」を設定し、例えばメールにPDFファイルが添付されているか、特定の条件を満たす場合にのみ後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションで「データ抽出機能：データを抽出する」を設定し、メールの件名、本文、添付ファイル名など、後続の処理で利用する情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで再度「分岐機能：分岐する」を設定し、抽出した情報（例：ファイル名が特定のパターンに一致するなど）に基づいて、ファイル変換処理を実行するかどうかを判断します。
- 次に、オペレーションで「RPA機能：ブラウザを操作する」を設定します。Gmailで受信したPDFファイルを対象に、ブラウザを操作してPDFファイルからJPG画像ファイルへの変換処理を自動で行います。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能によって変換されたJPG画像ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードされたJPG画像ファイルや関連情報を、指定したチャネルに自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定することが可能です。
- 分岐機能の設定では、前段階で取得したメールの情報（件名、送信者、添付ファイルの有無など）を基に、後続のオペレーションを実行するための詳細な条件を任意で設定できます。
- データ抽出機能では、抽出対象として前段階で取得したメールの情報を変数として設定し、本文中の特定箇所やファイル名など、抽出したい項目を任意で指定可能です。
- RPA機能の設定では、PDFからJPGへの変換を行うための具体的なブラウザ操作（例：特定のWebサイトへのアクセス、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリック、ダウンロードなど）を任意で設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、変換後のJPG画像ファイルを保存するフォルダを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などのPDFファイル。その都度ファイルを開き、必要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたPDFからOCR機能で文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートに行として追加します。この定型業務を自動化することで、作業負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
- 請求書や申込書などの処理が多く、転記ミスや確認作業に時間を要している方
- OCR技術を活用した業務の自動化や効率化に関心のあるすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いてコピー＆ペーストする一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮し、業務効率を高めることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、トリガーで取得したPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加するファイルとシートを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能は、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Microsoft Excelでは、任意のファイルとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を変数として割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名情報を手作業でHubSpotに入力している営業担当者の方
- 日々の手入力による登録漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 顧客情報の管理を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへの登録までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワード（例：「お問い合わせ」「署名」など）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出したい項目（例：会社名、部署名、役職、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。
- HubSpotの「コンタクトの作成」アクションでは、AI機能で抽出した各データを、HubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとHubSpotをYoomと連携しましょう。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
本記事では、AIFFファイルをWAV形式に自動で変換する方法について解説しました。このフローを導入することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を削減し、変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、音声データを扱う担当者は、ファイル形式を気にすることなく、コンテンツ制作や分析といった本来の業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
