「Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるたびに、手動で関係者に共有設定を行い、チャットで通知するのが面倒…」
もし、Google Driveにファイルが追加されたら自動で権限を付与して関係者に通知したり、受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存したりできる仕組み があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Drive上のファイルを自動で操作する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveで特定フォルダにファイル作成されたら指定ユーザーに権限付与して、Slackで通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいファイルが作成されるたびに、関係者へ手動で権限を付与し、Slackで通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的ですが、対応漏れや設定ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、そうしたGoogle Driveでのファイル共有における自動化を実現し、特定のユーザーへ自動で権限を付与してSlackで通知することで、共有プロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有と権限設定を手作業で行っている方 Google DriveとSlackを連携させ、チーム内の情報共有を迅速化したい方 Google Drive関連の自動化によって定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加から権限付与、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での作業による権限の付与漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください。
■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
Google Driveのファイル操作を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとGoogle Driveを連携し、ファイル操作を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
チャットツールと連携してGoogle Driveの操作を自動化する
Google Drive上でのファイル作成や更新をトリガーに、SlackやChatworkなどのチャットツールへ自動で通知する ことで、関係者への情報共有を迅速かつ漏れるリスクを軽減できるため、確認作業の手間を省くことができます。
Google Driveで特定フォルダにファイル作成されたら指定ユーザーに権限付与して、Slackで通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいファイルが作成されるたびに、関係者へ手動で権限を付与し、Slackで通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的ですが、対応漏れや設定ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、そうしたGoogle Driveでのファイル共有における自動化を実現し、特定のユーザーへ自動で権限を付与してSlackで通知することで、共有プロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有と権限設定を手作業で行っている方 Google DriveとSlackを連携させ、チーム内の情報共有を迅速化したい方 Google Drive関連の自動化によって定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加から権限付与、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での作業による権限の付与漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください。
■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
Google DriveでPDFファイルが作成されたらGoogleドキュメントに変換して、Chatworkで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存されたPDFファイルの内容を確認し、編集可能な形式に変換してからチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが作成されると、自動でGoogleドキュメントへ変換し、Chatworkで通知までを完結させます。手作業によるファイル管理を自動化で効率化し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveを主要なファイルストレージとしており、手作業でのファイル変換や共有に課題を感じている方 Chatworkを活用したチームでの情報共有プロセスを自動化し、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方 Google Driveの自動化に関心があり、具体的な業務効率化の方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
PDFファイルの形式変換からChatworkでの通知までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます 手動での変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル共有業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatworkをYoomに連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定のルームに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで設定してください Chatworkでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、通知先となるルームを任意のルームIDで設定してください
■注意事項
Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールツールと連携してGoogle Driveの操作を自動化する
Gmailなどで受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、適切に整理・保管する ことができるため、手作業による保存漏れやファイル管理の煩雑さから解放されるでしょう。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードし権限を「リンクを知っている全員」に変更する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った添付ファイルを一つひとつGoogle Driveに保存し、共有設定を変更する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるアップロード漏れや共有設定のミスは、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、共有設定まで完了させることが可能です。Google Drive関連業務の自動化によって、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した請求書などを、手作業でGoogle Driveへ保存している方 Google Driveでのファイル共有が多く、権限設定の手間を削減したい方 効率的なGoogle Driveの自動化でチームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルを自動でGoogle Driveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます ファイルのアップロード漏れや共有権限の設定ミスといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したファイルを指定のフォルダにアップロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定可能です Google Driveへのファイルアップロード設定では、ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定可能です
■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
Google Driveのファイルを自動で操作フローを作ってみよう！
それではここからGoogle Driveのファイルを自動で操作フローを解説します。Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、指定ユーザーに権限を付与してSlackで通知するフローを紹介 していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive ／ Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとSlackのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定とSlackのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveで特定フォルダにファイル作成されたら指定ユーザーに権限付与して、Slackで通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいファイルが作成されるたびに、関係者へ手動で権限を付与し、Slackで通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的ですが、対応漏れや設定ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、そうしたGoogle Driveでのファイル共有における自動化を実現し、特定のユーザーへ自動で権限を付与してSlackで通知することで、共有プロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有と権限設定を手作業で行っている方 Google DriveとSlackを連携させ、チーム内の情報共有を迅速化したい方 Google Drive関連の自動化によって定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加から権限付与、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での作業による権限の付与漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください。
■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
ステップ1：Google DriveとSlackをマイアプリ連携しよう
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧でGoogle Driveを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google Driveで特定フォルダにファイル作成されたら指定ユーザーに権限付与して、Slackで通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいファイルが作成されるたびに、関係者へ手動で権限を付与し、Slackで通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は定型的ですが、対応漏れや設定ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、そうしたGoogle Driveでのファイル共有における自動化を実現し、特定のユーザーへ自動で権限を付与してSlackで通知することで、共有プロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル共有と権限設定を手作業で行っている方 Google DriveとSlackを連携させ、チーム内の情報共有を迅速化したい方 Google Drive関連の自動化によって定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加から権限付与、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での作業による権限の付与漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください。
■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
添付の画面が表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーが完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガーを設定しよう（特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら）
▼注意事項
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら
それではフローボットの設定に進みましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認後、次へをクリックしましょう。
タイトルは編集OKです。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されています。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
API接続設定を行います。
まず、フローの起動間隔を設定しましょう。ご利用プラン
次に、フォルダIDはボタンをクリックすることで表示されます。連携済みのアカウントに基づいて表示されているので、使用するフォルダを候補から選択してください。
設定後、フォルダIDで設定したフォルダ内に、トリガー（新しくファイル・フォルダを作成）を実行しましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。
ステップ4：Google Driveのアクションを設定しよう（指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する）
次に「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認後、次へをクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認しておきます。
アクションは「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」が選択されています。
2.API接続設定
付与する権限は注釈にも記載がありますが、「現状の権限より強い権限のみ付与が可能」です。
権限を付与するファイルIDは下記の画像のように、Google Driveのトリガーで取得した値から選択 しましょう。
権限を付与するユーザーのメールアドレスを設定し、テストをクリックします。
テストが成功したら保存してください。
ステップ5：Slackのアクションを設定しよう（チャンネルにメッセージを送る）
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認後、次へをクリックしてください。
タイトルは変更可能です。
Slackと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」が選択されています。
2.API接続設定
投稿先のチャンネルIDは候補から選択してください。
メッセージには通知したい内容を設定します。取得した値の「ファイル名」などを選択しておけば、Slack上でどのようなファイルに権限が付与されたか確認しやすい ですね。
設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、Slackにメッセージが通知できたか確認しましょう。
Slackにメッセージを送信できていたら、Yoomに戻って保存してください。
ステップ6：動作を確認しよう
最後にトリガーをONに設定し、設定したフローボットが正常に起動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました！
Google Driveを使った自動化例
Google Driveや関連アプリのAPIを活用することで、ファイル管理やデータ連携、通知業務をスムーズに効率化できます。
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方 リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方 手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。 Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる画像を都度確認し、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveに新しい画像が追加されると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果をChatworkへ即座に通知する一連の流れを自動化でき、手作業による画像確認や報告の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveにアップされる画像の内容を定期的に確認・共有しているご担当者の方 AIを活用して、画像に写っているオブジェクトの特定や説明文の生成を自動化したい方 日々の定型業務を効率化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの画像アップロードを起点に、Geminiでの解析とChatworkへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による画像の見落としや、報告内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Gemini、ChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションと「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、画像の内容を解析させます。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した内容を指定したチャットルームに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、どのような情報を画像から抽出したいか、プロンプトを自由にカスタマイズして設定することが可能です。 Chatworkの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のルームIDを任意で設定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを追加したり、Geminiの解析結果などの動的な値を埋め込んだりすることができます。 ■注意事項
Google Drive、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信したエクセルファイルをスプレッドシートに変換し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信したExcelファイルを手作業でGoogle Driveにアップロードし、さらにGoogle スプレッドシートへ変換する作業は、手間がかかり非効率だと感じていませんか。また、日々の繰り返し作業の中で、うっかりミスが発生してしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、ExcelファイルのGoogle DriveへのアップロードとGoogle スプレッドシートへの変換・保存までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで定期的にExcelファイルを受信し、その後の処理に手間を感じている方 Google DriveとGoogle スプレッドシート間で手作業によるファイルの移動や変換を行っている方 ファイル管理やデータ変換の定型業務を自動化し、作業時間を確保したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のラベルが付いたメールが届くと、添付されたExcelファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされ、Google スプレッドシートに変換・保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのアップロード漏れや保存先の誤り、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。この際、検知したいメールに付与されているラベル名を指定してください。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailで受信したメールに添付されているExcelファイルをGoogle Drive内の指定したフォルダにアップロードします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定し、アップロードされたExcelファイルをGoogle スプレッドシート形式に変換して、指定した場所に保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを具体的に指定できます。さらに、Yoomが新しいメールをチェックする頻度（起動間隔）も、業務の特性に合わせて任意で調整することが可能です。 Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先のフォルダを自由に選択できるため、既存のフォルダ構成に合わせた柔軟なファイル管理が実現します。 ExcelファイルからGoogle スプレッドシートへ変換する際、変換後のファイル名や保存先フォルダも細かく設定できるため、命名規則や管理ルールに沿った運用が可能です。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGmailに通知する」ワークフローは、ファイル管理からユーザー管理、通知までを自動化する業務ワークフローです。Google Driveに新しいファイルがアップロードされると、Yoomが自動的にそのファイルをOCRで解析できます。必要な情報を抽出し、Google Workspaceに新しいユーザーとして追加します。さらに、Gmailを通じて関係者に通知を送信することで、情報共有や業務連携をスムーズに行えます。このワークフローを活用すれば、手動でのデータ入力や通知作業にかかる時間と労力を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceを活用している企業のIT担当者 ファイル管理からユーザー追加までのプロセスを自動化したい業務担当者 OCR技術を利用してドキュメントから情報を抽出し、業務に活かしたい方 Gmailを通じた迅速な通知機能を業務フローに取り入れたい方 業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたい経営者やマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、自動的にGoogle Workspaceにユーザーを追加してGmailに通知されるため、手動作業の手間を省けます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
様々な形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して共有する作業に手間を感じていませんか。特に、日常的に発生するPDFへの変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローは、Google Driveへのファイルアップロードを起点に、CloudConvertが自動でPDFに変換し、指定の宛先にGmailで送信する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理しているファイルを日常的にPDFへ変換し、メールで共有している方 手作業によるPDFへの変換作業に手間やミスを感じ、自動化を検討している方 ファイル形式の変換から共有までの一連の業務フローを標準化し、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存後、手動で行っていたPDFへの変換やメール送信作業が自動化され、ファイル共有に関わる業務時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換ミスや、メールへの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、CloudConvert、GmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、分岐機能を追加し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、データ抽出機能で正規表現を用いて、ファイル名などから必要な情報を抽出します 次に、CloudConvertでファイルをアップロード後、PDF形式への変換を実行し、変換されたファイルをダウンロードします 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象フォルダを任意で指定できます 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段で取得した情報をもとに、PDF変換処理に進むかどうかなどの条件を自由にカスタマイズ可能です データ抽出機能では、正規表現を用いてファイル名から特定の情報を抽出し、後続のGmailの件名や本文に利用するなど、柔軟な設定ができます Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意の内容に設定でき、前段で取得した情報を変数として本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google Drive、CloudConvert、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください. トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書などの内容を、一つひとつ目視で確認しながらNotionに手入力していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionを利用して、請求書や契約書などの書類管理を行っている方 書類の内容を手作業でデータに転記する業務に、時間的な負担を感じている方 OCR技術を活用して、バックオフィス業務のDXや効率化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Notionへのデータ登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にレコードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、ファイルのアップロードを監視したいフォルダを任意で指定してください。 AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象となるファイルや、抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。 Notionの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、OCRで読み取ったどの値をどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する
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■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
Slackでファイルが送信されたら、Google Driveにファイルを保存してそのリンクをMicrosoft Teamsで共有する
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでのファイル共有は日常的に行われますが、その後のファイル整理や他部署への情報展開に手間がかかることはないでしょうか。特に複数のツールを利用している場合、手作業でのファイル移動や通知は非効率であり、重要な情報が埋もれてしまう原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存され、その情報がMicrosoft Teamsに共有されるため、これらの課題を解消し、情報共有の円滑化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでのファイル共有後、Google Driveへの保存やMicrosoft Teamsでの通知を手作業で行っている方 複数のSaaS間でファイル情報を連携させる際に、入力漏れや共有遅延をなくしたいと考えている方 日々の定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackにファイルが投稿された際、Google Driveへの自動保存とMicrosoft Teamsへの通知が一連の流れで実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのアップロードミスや共有リンクの貼り忘れといったヒューマンエラーを減らし、確実なファイル管理と情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Slack、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定することで、特定のチャンネルへのファイル投稿を検知します。 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Slackからダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。 さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを利用し、アップロードされたファイルの共有可能なリンクなどを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報（例：ファイル名、Google Driveのリンク）を本文に含めて、指定のチャネルへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定において、どのチャンネルにファイルが投稿された際にこのワークフローを起動させるか、対象のチャンネルを任意で設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先となるGoogle Drive内の特定のフォルダを任意で指定できます。 Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを送信する先のチャネルを自由に選択できるだけでなく、通知メッセージの本文もカスタマイズできます。固定のテキストに加え、Slackから取得したファイル名やGoogle Driveのファイルリンクといった前段のオペレーションで得られた動的な情報をメッセージ内に埋め込むことができます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでウェビナーが終了したら、登録者一覧と概要をレポートにしてGoogle Driveに保存する
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■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストの作成や内容の要約、そしてそれらを関係者に共有するためのレポート作成に手間を感じていませんか？特に手作業での情報収集や資料作成は時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナー終了後の登録者一覧取得から概要レポートの作成、そしてGoogle Driveへの保存までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomウェビナー後のレポート作成や情報共有に多くの時間を費やしているマーケティング担当者の方 ウェビナーの参加者情報を手作業でリスト化し、Google Driveで管理している営業企画担当の方 ウェビナー運営業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えているセミナー運営者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー終了後の参加者情報の取得からレポート作成、Google Driveへの保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報転記ミスやレポート作成時の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoom、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoom機能を選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoom機能の「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、ウェビナーの概要を作成します。 必要に応じて、オペレーションで繰り返し機能の「処理繰り返し」アクションを設定し、取得した登録者情報を個別に処理します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、登録者一覧と概要をまとめたレポートを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle Drive機能の「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたレポートを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのプランによっては、利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご利用のプランをご確認の上、設定してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、Yoomのチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランの場合、この部分を含むフローボットはエラーとなるためご注意ください。
フォームで送信されたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する
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■概要
フォームで受け取ったファイルの情報を手作業で転記し、さらに別のシステムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルが画像やPDFの場合、OCR処理の手間も加わり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで送信されたファイルをOCR処理し、その結果をRPA機能と連携してブラウザへ自動入力する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信したファイルの内容を手作業で確認し、転記している方 OCR処理したデータを手動でブラウザ上のシステムに入力している方 ファイル処理からシステム入力までの一連の業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイルダウンロード、OCR処理、ブラウザへの自動入力までが自動化され、作業時間を短縮できます。 手作業による文字の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答が送信されたら」フローが起動するよう設定します。この際、フォームに添付されたファイル情報も取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから取得したファイルIDを元に、該当ファイルをYoom内にダウンロードします。 その後、オペレーションでYoomのAI機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでYoomのRPA機能「ブラウザを操作する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定したウェブページの入力フィールドへ自動で入力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームのIDを指定し、必要に応じてフローの起動間隔を任意で設定してください。 AI機能による文字読み取り設定では、読み取りたいファイルの言語や、抽出精度を上げるための前処理などを任意で設定することが可能です。 RPA機能によるブラウザの操作設定では、自動入力を行いたいウェブページのURLや、入力対象の項目、クリック操作といった一連の操作手順を任意で設定してください。 ■注意事項
まとめ
Google Driveと様々なアプリの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの共有設定や関係者への通知業務を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、担当者は本来集中すべき業務に多くの時間を割けるようになります！ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイル作成以外のきっかけ（トリガー）はありますか？
A：はい！もちろんあります。以 Google Driveのトリガーとオペレーションを確認してください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：特定のファイル名が追加された時にのみ、フローボットを起動することはできますか？
A：分岐オペレーションを活用することで実現できます。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上で利用できます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
