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「Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるたびに、手動で関係者に共有設定を行い、チャットで通知するのが面倒…」
「メールに添付された重要なファイルを、一つひとつダウンロードしてGoogle Driveの指定フォルダにアップロードする作業に時間がかかっている…」
このように、Google Driveに関連する手作業でのファイル管理に、手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加されたら自動で権限を付与して関係者に通知したり、受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存したりできる仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Drive上のファイルを自動で操作する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとGoogle Driveを連携し、ファイル操作を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Drive上でのファイル作成や更新をトリガーに、SlackやChatworkなどのチャットツールへ自動で通知する</span>ことで、関係者への情報共有を迅速かつ漏れるリスクを軽減できるため、確認作業の手間を省くことができます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、適切に整理・保管する</span>ことができるため、手作業による保存漏れやファイル管理の煩雑さから解放されるでしょう。
それではここからGoogle Driveのファイルを自動で操作フローを解説します。
今回はより代表的な業務例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、指定ユーザーに権限を付与してSlackで通知するフローを紹介していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
このナビの中でSlackの連携方法もご紹介しているので、Slackはこちらを参考にマイアプリ登録してください。
アプリ一覧でGoogle Driveを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
添付の画面が表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
▼注意事項
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを確認してください。
それではフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
以下の設定を確認後、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。
API接続設定をするとアプリ同士が自動で連携してデータのやり取りを行えるようになります！
まず、フローの起動間隔を設定しましょう。
起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
次に、フォルダIDはボタンをクリックすることで表示されます。連携済みのアカウントに基づいて表示されているので、使用するフォルダを候補から選択してください。
設定後、フォルダIDで設定したフォルダ内に、トリガー（新しくファイル・フォルダを作成）を実行しましょう。
実行したらYoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。
「保存する」をクリックして完了です！取得した値について、詳しくは以下をご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。
次に「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」をクリックしてください。
以下の設定を確認後、次へをクリックしましょう。
付与する権限は注釈にも記載がありますが、「現状の権限より強い権限のみ付与が可能」です。
こちらをふまえて、プルダウンから選択してください。
権限を付与するファイルIDは下記の画像のように、Google Driveのトリガーで取得した値から選択しましょう。
権限を付与するユーザーのメールアドレスを設定し、テストをクリックします。
このフローボットが起動する度に、ここで設定したメールアドレスに対して権限を自動的に付与することができます。
テストが成功したら保存してください。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
以下の設定を確認後、次へをクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDは候補から選択してください。
メッセージには通知したい内容を設定します。
Google Driveのトリガーで取得した値の「ファイル名」などを選択しておけば、Slack上でどのようなファイルに権限が付与されたか確認しやすいですね。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、Slackにメッセージが通知できたか確認しましょう。
Slackにメッセージを送信できていたら、Yoomに戻って保存してください。
最後にトリガーをONに設定し、設定したフローボットが正常に起動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました！
Google Driveや関連アプリのAPIを活用することで、ファイル管理やデータ連携、通知業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Driveと様々なアプリの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの共有設定や関係者への通知業務を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、担当者は本来集中すべき業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイル作成以外のきっかけ（トリガー）はありますか？
A：はい！もちろんあります。
以Google Driveのトリガーとオペレーションを確認してください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定のファイル名が追加された時にのみ、フローボットを起動することはできますか？
A：分岐オペレーションを活用することで実現できます。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上で利用できます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルがあり、無料トライアル中は普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
以下が一例です。
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