「フォームの回答データから特定の文字列を抜き出して置換する作業、毎回手作業で大変…」
「CSVファイル内の表記ゆれを統一するために、正規表現での置換が必要だけど、ツールを探すのが面倒…」
このように、テキストデータの整形や置換作業に手間や時間を取られていませんか？ 手作業による繰り返し作業は、ミスの原因にもなりかねません。
もし、正規表現を使って特定のパターンに一致するテキストを自動で検索し、置換できる仕組みがあれば、こうした煩雑な作業から解放され、分析や企画立案といった、より価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、複雑な正規表現の知識がなくても手軽に始められるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、データ処理をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには正規表現を用いてテキストデータを自動で変換・置換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された回答データをNotionへ手作業で転記する際、手間や入力ミスにお悩みではありませんか。 特に、回答内の特定の情報を成形してから転記する作業は、時間もかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したルールで正規表現によるデータ置換を行い、整形された情報を自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータをNotionで管理しているが、手作業での転記に時間を要している方
- フォーム回答内の特定テキストを整形・加工してからNotionへ登録したいと考えている業務担当者の方
- データ入力時のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 正規表現による自動的なデータ置換により、手作業による転記ミスや整形ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報の中から置換したい対象のデータ、置換ルール、置換後の文字列を指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のデータベースと、正規表現で置換・整形されたデータを含むフォームの回答情報を各プロパティにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定して、自動化の対象を設定できます。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象となるデータ項目、置換パターン（正規表現）、置換後の文字列を任意に設定できます。また、前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として利用し、動的な置換処理も可能です。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、連携したNotionアカウント内の任意のデータベースIDと、そのデータベースが持つ各プロパティ（項目）に対して、Googleフォームの回答内容や正規表現で置換したデータをどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
正規表現によるテキスト変換・置換の自動化
様々なツールで取得したデータを、正規表現を使って自動で変換・置換し、その結果を他のツールに連携する方法を具体的なテンプレートで紹介します！
これにより、データ整形の手間が削減され、後続の処理をスムーズに進めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームやデータベースのデータを正規表現で置換し、データベース/CRMに記録する
GoogleフォームやJotformなどのフォームツール、または他のデータベースから取得した回答データや情報を正規表現で自動的に変換・置換し、NotionなどのデータベースやCRMサービスに記録することができます。
データ入力や管理の手間を削減し、情報の精度を高めましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された回答データをNotionへ手作業で転記する際、手間や入力ミスにお悩みではありませんか。 特に、回答内の特定の情報を成形してから転記する作業は、時間もかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したルールで正規表現によるデータ置換を行い、整形された情報を自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータをNotionで管理しているが、手作業での転記に時間を要している方
- フォーム回答内の特定テキストを整形・加工してからNotionへ登録したいと考えている業務担当者の方
- データ入力時のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 正規表現による自動的なデータ置換により、手作業による転記ミスや整形ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報の中から置換したい対象のデータ、置換ルール、置換後の文字列を指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のデータベースと、正規表現で置換・整形されたデータを含むフォームの回答情報を各プロパティにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定して、自動化の対象を設定できます。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象となるデータ項目、置換パターン（正規表現）、置換後の文字列を任意に設定できます。また、前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として利用し、動的な置換処理も可能です。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、連携したNotionアカウント内の任意のデータベースIDと、そのデータベースが持つ各プロパティ（項目）に対して、Googleフォームの回答内容や正規表現で置換したデータをどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
フォームの回答データを正規表現で置換し、チャットツールに通知する
GoogleフォームやJotformなどで受け付けた回答データを正規表現を用いて自動で変換・置換し、その結果をSlackなどのチャットツールへ通知することができます。
関係者への迅速な情報共有や対応依頼が可能になり、コミュニケーションの効率化が図れます！
フォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Slackに通知する
試してみる
■概要
Webフォームから受け取った回答をSlackに通知する際、電話番号や郵便番号などの表記が統一されておらず手作業での修正に手間を感じていませんか。手動での整形や転記は、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、フォームが送信されたタイミングで自動的に正規表現によるデータ置換を行い、整形された情報をSlackに通知する一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの回答内容を手作業で整形し、Slackに転記している方
- 電話番号や郵便番号などの表記ゆれを、正規表現を用いて自動で統一したい方
- フォームからの通知対応を効率化し、チームの対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の整形からSlackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 正規表現による自動置換により、手作業でのデータ整形時に起こりがちな入力ミスや転記漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、データを操作・変換する機能から「正規表現によるデータの置換」を選択し、フォームで受け取ったデータを指定のルールで整形します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、整形後のデータを任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容や正規表現で置換した結果を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
フォームの回答データを正規表現で置換し、メールで通知する
Jotformなどのフォームで送信された回答データに含まれる特定のテキストを正規表現で自動変換・置換し、整形された情報をGmailなどのメールツールで関係者に自動送信することも可能です。
手作業による転記ミスを防ぎつつ、スムーズな情報伝達を実現します！
Jotformで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Gmailで通知する
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■概要
Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を手作業で整形して通知していませんか？特定の文字列を削除したり、フォーマットを統一したりする作業は手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をトリガーに回答内容を正規表現で自動的に置換するため、整形した情報をGmailで関係者に通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した回答データの手動での整形や転記に手間を感じている方
- 特定のキーワードや不要な記号などを自動で取り除き、情報を整理してから通知したい方
- フォームからの問い合わせ内容を、担当者へ迅速かつ正確にエスカレーションしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答取得から通知メール作成までを自動化するため、手作業でのデータ整形やメール作成にかかる時間を短縮します。
- 正規表現による自動置換により、手作業で発生しがちな情報の削除漏れや整形ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作・変換する機能」から「正規表現によるデータの置換」を選択し、取得したデータから特定の文字列を置換します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、整形後の情報を記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名を自由に設定できます。
- メールの本文には、固定のテキストだけでなく、Jotformから取得した回答内容や正規表現で置換した後の情報などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
正規表現へテキストを変換・置換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、回答内容に含まれる特定のテキストを正規表現で自動的に変換・置換し、その結果をNotionデータベースへ追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとNotionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、正規表現置換アクションの設定、Notionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された回答データをNotionへ手作業で転記する際、手間や入力ミスにお悩みではありませんか。 特に、回答内の特定の情報を成形してから転記する作業は、時間もかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したルールで正規表現によるデータ置換を行い、整形された情報を自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータをNotionで管理しているが、手作業での転記に時間を要している方
- フォーム回答内の特定テキストを整形・加工してからNotionへ登録したいと考えている業務担当者の方
- データ入力時のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 正規表現による自動的なデータ置換により、手作業による転記ミスや整形ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報の中から置換したい対象のデータ、置換ルール、置換後の文字列を指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のデータベースと、正規表現で置換・整形されたデータを含むフォームの回答情報を各プロパティにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定して、自動化の対象を設定できます。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象となるデータ項目、置換パターン（正規表現）、置換後の文字列を任意に設定できます。また、前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として利用し、動的な置換処理も可能です。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、連携したNotionアカウント内の任意のデータベースIDと、そのデータベースが持つ各プロパティ（項目）に対して、Googleフォームの回答内容や正規表現で置換したデータをどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとNotionをマイアプリ連携
GoogleフォームとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
※すでに連携が完了している方は、次のステップにお進みください。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です。
【Notionのマイアプリ連携】
次にNotionのマイアプリ登録を行います。「新規接続」を選択したあと、検索窓にNotionと入力し、検索結果からNotionを選択します。
以下の画面が表示されたら、連携したいチャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックしましょう！
次に、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
続いて、連携したいページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックしたら、連携完了です。
GoogleフォームとNotionがマイアプリに表示されれば、登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Googleフォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された回答データをNotionへ手作業で転記する際、手間や入力ミスにお悩みではありませんか。 特に、回答内の特定の情報を成形してから転記する作業は、時間もかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したルールで正規表現によるデータ置換を行い、整形された情報を自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータをNotionで管理しているが、手作業での転記に時間を要している方
- フォーム回答内の特定テキストを整形・加工してからNotionへ登録したいと考えている業務担当者の方
- データ入力時のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームの回答送信からNotionへのデータ追加までを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 正規表現による自動的なデータ置換により、手作業による転記ミスや整形ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報の中から置換したい対象のデータ、置換ルール、置換後の文字列を指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のデータベースと、正規表現で置換・整形されたデータを含むフォームの回答情報を各プロパティにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定して、自動化の対象を設定できます。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象となるデータ項目、置換パターン（正規表現）、置換後の文字列を任意に設定できます。また、前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として利用し、動的な置換処理も可能です。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、連携したNotionアカウント内の任意のデータベースIDと、そのデータベースが持つ各プロパティ（項目）に対して、Googleフォームの回答内容や正規表現で置換したデータをどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
Googleフォームの設定が完了したら、フォームにテスト回答をしましょう。
回答後、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
しかし、以下のように「会社名」などが空欄の場合、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックしましょう！
※詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されたら、追加したい値の横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。確認ができたら、「追加」をクリックしましょう。
最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です！
ステップ4：正規表現によるデータの置換設定
以下の赤枠をクリックしましょう。ここでは、正規表現によるデータの置換を行う設定を行います。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
操作条件の設定画面に遷移したら、タイトルと変換タイプはそのままで、置き換え対象の入力をしましょう。
入力欄をクリックし、表示された候補を選択します。今回は電話番号を設定しました。
「置換箇所を正規表現で指定」は、任意で設定できます。正規表現に関する内容はこちらのページをご覧ください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストをクリックし、取得した値が表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Notionのアクション設定
いよいよ最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認します。
タイトルを任意編集し、アクションはそのままで、画面をスクロールダウンしましょう。
続いて、NotionのデータベースIDを入力してください。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、情報を追加したいデータベースを選択しましょう。
入力ができたら「次へ」をクリックしましょう。
連携がうまくいかない場合は、以下のリンクを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法
次に、Notionにレコードを追加する設定を行います。
各項目は、入力欄をクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。
（以下は例として、「電話番号」の項目に、先ほど設定をした「置換後の値」を引用したものです。）
他の項目は、「フォームに回答が送信されたら」を選択して表示される「取得した値」から該当する値を入力しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、Notionの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてください。
無事に追加され、電話番号は正規表現による置換が行われていますね。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Googleフォームで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Notionに追加する」方法でした！
テキストの変換・置換機能を使った便利な自動化例
Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
- 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■注意事項
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
正規表現を用いたテキストの変換・置換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ整形やクレンジングにかかる時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。
これにより、データの精度が向上し、より迅速かつ正確な分析や後続の業務処理が可能になるため、ビジネス全体のスピードアップに繋がるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような自動化をスムーズに実現するためには、ノーコードツール「Yoom」がおすすめです。Yoomならプログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースで簡単に業務フローを構築できます！
もしデータ処理の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる作業時間の短縮と精度の向上を体験してみてください！
