・
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCSVファイルの文字コードを変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 フォームを通じてCSVファイルを受け取る業務は多いものの、その後の文字コード変換や指定フォルダへの格納作業に時間を取られていませんか。手作業による処理は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを利用することで、フォーム送信をトリガーにCSVファイルの文字コードを自動で変換し、Google Driveへ格納するまでの一連の処理を自動化し、これらの課題解消に貢献できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「システム間でCSVファイルをやり取りする際、文字コードの違いで文字化けが発生し、修正に手間取ってしまう…」
「手作業での文字コード変換は時間がかかる上に、ミスも起こりやすく、データの整合性が保てない…」
このように、CSVファイルの文字コード変換に関する悩みや、それに伴う業務の非効率を感じていませんか？
もし、手間のかかるCSVファイルの文字コード変換作業を自動化し、異なるシステム間でのデータ連携をスムーズに行える仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、データの正確性を保ちながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
文字コード変換を効率的に行うには？
大量のテキストデータを処理する作業は日常的に発生する重要タスクです。
文字コード変換もその中の一つであるといえますが、単純な繰り返し作業であるためデータが膨大になると、集中力が途切れてしまうこともあるかもしれません。
シンプルな作業こそ自動化したいと思いませんか？
もしも、自動化プラットフォームなどのツールの導入を考えているのなら、ノーコード自動化ツールのYoomが最適なツールとなる可能性があります。
CSVファイルの文字コード変換を自動化する方法
CSVファイルの文字コード変換を自動化し、変換後のファイルを様々な方法で活用する具体的な例をテンプレートでご紹介します。
手作業による変換ミスや時間の浪費を防ぎ、データ処理の効率を大幅に向上させることが可能です。
文字化けの悩みから解放され、スムーズなデータ連携を実現しましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
変換したCSVファイルをストレージサービスに格納する
フォームから送信されたCSVファイルの文字コードを自動で変換し、Google Driveなどの指定したストレージサービスに格納します。
変換後のファイルの管理や共有が容易になり、手動でのアップロード作業の手間を削減できます。
■概要 フォームを通じてCSVファイルを受け取る業務は多いものの、その後の文字コード変換や指定フォルダへの格納作業に時間を取られていませんか。手作業による処理は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを利用することで、フォーム送信をトリガーにCSVファイルの文字コードを自動で変換し、Google Driveへ格納するまでの一連の処理を自動化し、これらの課題解消に貢献できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
変換したCSVファイルをメールで送信する
フォーム経由で受け取ったCSVファイルの文字コードを自動的に変換し、そのファイルをGmailなどのメールツールで関係者に自動送信することができます。
変換作業と共有の手間を一度に省き、迅速な情報伝達を実現します。
■概要 フォームから受け取ったCSVデータの文字コード変換や、その後のメール送信を手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにCSVの文字コード変換とGmailへの自動送信を実現し、業務効率を向上させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
変換したCSVファイルをチャットツールで通知・共有する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
フォームから送信されたCSVファイルの文字コードを変換後、Slackなどのチャットツールに自動で通知し、ファイルを共有することも可能です。
関係者へのタイムリーな情報共有と、その後のアクションの迅速化に繋がります。
■概要 フォームから送信されたCSVファイル、手作業で文字コードを変換し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 特に、異なるシステム間でデータをやり取りする際に文字化けが発生し、業務が滞ってしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、フォームからのCSVファイル受信後、自動で文字コードを変換し、指定したSlackチャンネルへ送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
CSVファイルの文字コードを変換してGoogle Driveに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームから送信されたCSVファイルの文字コードを自動で変換し、変換後のファイルをGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
この設定により、手作業での文字コード変換やファイルアップロードの手間がなくなり、常に正しい文字コードのCSVファイルが指定の場所に保存されるため、データの整合性維持と業務効率化に繋がります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 フォームを通じてCSVファイルを受け取る業務は多いものの、その後の文字コード変換や指定フォルダへの格納作業に時間を取られていませんか。手作業による処理は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを利用することで、フォーム送信をトリガーにCSVファイルの文字コードを自動で変換し、Google Driveへ格納するまでの一連の処理を自動化し、これらの課題解消に貢献できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、YoomとGoogle Driveを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、Google スプレッドシートとGoogle Driveの登録方法は同じです。解説動画内の検索アプリをGoogle Driveに置き換えて登録を進めてくださいね。
これで、マイアプリ登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
■概要 フォームを通じてCSVファイルを受け取る業務は多いものの、その後の文字コード変換や指定フォルダへの格納作業に時間を取られていませんか。手作業による処理は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを利用することで、フォーム送信をトリガーにCSVファイルの文字コードを自動で変換し、Google Driveへ格納するまでの一連の処理を自動化し、これらの課題解消に貢献できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：入力フォームトリガーの確認
続いて、フローの各手順を設定していきます。
下記「CSV送信フォーム」をクリックしてください。
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
「フォームを作成」の画面では、下記の通り既にCSV送信用のフォームが用意されているので、確認してください。
フォーム名等を変えたい場合は、自由に変更していただいて大丈夫です。
「完了ページの設定」では、フォームを送信した後の完了メッセージを設定できます。
空欄のままでもデフォルトのメッセージが表示されます（送信完了など）が、下記の通り任意のメッセージもご入力いただけます。
※有料プランでのみ設定可能な項目もあります。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は「フローボットを作成したメンバー」のままで大丈夫です。
以上、確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
こちらで、先ほど確認したフォームのプレビューを確認できるので、それぞれクリックしてみてください！
回答ページ
完了ページ
確認したらYoomに戻ります。
「取得した値」には、テストするため任意のCSVファイルを添付してください。
今回の例では、「shift-JIS形式のCSV」を「UTF-8形式のCSV」に変換するフローにしていくため、「shift-JIS形式のCSV」を添付します。
添付したファイルの文字コードは、下記の通り、ANSI（shift-JIS）形式です。
※メモアプリなどでファイルを開くと文字コードを確認できます。
確認したらYoomに戻り、「保存する」で先に進みましょう！
ステップ4：CSV操作の設定
続いて、CSV文字コードの変換操作の設定をしていきます。
下記「CSVを操作する」をクリックしてください。
アクションを選択の画面は、規定値のままで大丈夫です。
今回は文字コードを変換（加工）するため、「アクション」は「CSVデータの加工（10タスク）」となります。
確認したら、「次へ」をクリックします。
詳細設定をご確認ください。
今回のフローは、CSVファイルの文字コードを、AIで変換する処理となっています。
そのための指示が、プロンプトに設定されています。
確認したら「テスト」をクリックしてください。
※テスト実行上限が3回/1時間となっているため、注意してください。
「テスト成功」と表示されるのをご確認ください。
試しに「加工結果.csv」をダウンロードして文字コードを確認してみましょう。
メモアプリなどで開いてみると、文字コードが「UTF-8」になっていることがわかります。
確認したらYoomに戻り、「保存する」をクリックして進みましょう。
ステップ5：Google Driveのアクションを設定
続いて、ファイルをアップロードするための、Google Driveの設定をしていきます。
下記「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
連携するアカウントがご自身のものでお間違いないか確認し、「次へ」をクリックしてください。
アップロード操作の詳細を設定していきます。
「格納先のフォルダID」は下記の通り、任意のフォルダを選択してください。
入力欄をクリックすると、ご自身のGoogle Drive内のフォルダが表示されます。
「ファイル名」には既に「加工結果」が設定されています。
『←CSVを操作するのアウトプットを設定してください』の説明は、そのままだとアップロード後のファイル名に加わってしまうため、削除しておきましょう。
下記の通り設定できましたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」にアップロードされたファイルが表示されます。
Google Driveの指定フォルダも確認してみましょう。
確認したらYoomに戻り、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：アプリトリガーをONにする
全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにしたら自動化フローの設定が完了です！
変換・置換機能やGoogle Driveを使った便利な自動化例
Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
変換・置換機能を活用した自動化例
データの変換を自動で行うため、必要な情報を最小限の操作で受け取れるようになります。
OCR機能やスケジュールトリガーも合わせて活用することで、様々な業務を負担なくこなせるようになるため、コア業務にかける時間を増やせるかもしれません。
■概要 Google DriveにアップロードされたPDFファイルを手作業でCloudConvertを使ってWordファイルに変換し、再度Google Driveに保存する、といった定型作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google DriveにPDFファイルがアップロードされると、自動的にCloudConvertでWordファイルに変換し、指定したフォルダに保存する一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 X（Twitter）でのタイムリーな情報発信は重要ですが、トレンドをリサーチし、解説文を作成して投稿する一連の作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、フォームに気になるトピックを入力するだけでChatGPTが解説文を自動で生成し、X（Twitter）へ投稿まで行います。情報発信にかかる作業を効率化し、より迅速なコミュニケーションを実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・ChatGPT、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。 ・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 ■概要 フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。 ■概要 定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートを使うメリット
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
Google Driveを活用した自動化例
情報の登録や受信をトリガーにしてフォルダを作成したり、データをアップロードできるので、何度もクリックして作業を行う必要がなくなるはずです。
他にも、コミュニケーションツールでファイルの格納を通知できるため、後続作業へのスムーズな意向を後押しします。
■概要 Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方 ・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。 ・定型業務の自動化することによりDXを推進します。 ■注意事項
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
CSVファイルの文字コード変換を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換作業や、それに伴う文字化けの修正にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによるデータ不整合のリスクも解消できます。
これにより、データの品質を維持しつつ、より迅速かつ正確なデータ処理が実現し、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Google スプレッドシートと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：フォーム送信以外の方法で自動化できますか？
A：例えば、メール受信をトリガーとして、変換時の参照ファイルを【トリガーで取得した格納ファイル】に設定することで、Yoomのメールトリガーもしくはメールツールのトリガーアクションを活用したフローボットが構成できます。
参考テンプレート ↓
■概要 Outlookで受信したメールに添付されたCSVファイルのデータを、手作業でJSON形式に変換し、さらにMicrosoft Excelへ入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付されたCSVファイルのJSON形式への変換、そしてMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
Q：処理できるCSVのファイルサイズに上限はありますか？
A：ダウンロード可能なファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
