Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
- 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
- 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
■注意事項
「この稟議書、今どこまで回覧されているんだろう…」
「経費申請の承認がなかなか下りず、次の業務に進めない」
など、日々の業務における承認プロセスに時間や手間がかかっていると感じていませんか？
紙やメールベースでの申請・承認業務は、進捗状況が分かりにくく、担当者への確認や催促に追われてしまうことも少なくありません。
もし、フォームで受け付けた申請内容を関係者に自動で回覧し、承認されたら次の処理へ自動で進めるような仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、承認プロセス全体をスピードアップさせ、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々な申請に対する承認プロセスを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
- 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
- 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
■注意事項
Googleフォームの申請を承認後にPDF化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた申請内容が担当者に承認されたら、その内容をPDFとして自動で作成・保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
- 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
- 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
マイアプリ一覧からGoogle ドキュメントを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押し、先ほどと同様に手順を進めてください。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
- 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
- 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて修正します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
- 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、下図では「value」の項目横に取得した値が表示されていません。
そのため、JSONPATHを使って取得する必要があります。
まずは、「取得する値を追加」をクリックします。
下記を参考に、回答を取得してください。
追加したい情報が記載された横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
「追加」をクリックして完了です。
取得した値に追加されたことを確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：担当者へ対応を依頼する設定
続いて、赤枠をクリックしましょう！
ここで依頼した内容は、担当者のYoomのワークスペース内にある「マイタスク」へ通知されます。
次の画面で、対応の詳細を設定します。
タイトルは必要に応じて変更し、担当者はプルダウンから選択してください。
※メールアドレスで指定する場合、入力欄下の注釈に沿って入力してください。
続いて、「対応を依頼する内容の詳細」を設定します。
ここでは任意で作成した文章と取得した値を組み合わせて設定しましょう！
最後に「次へ」をクリックし、次のステップに進んでください。
ステップ5：Googleドキュメントに書類を発行する設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
事前に書類の雛形を作成しておいてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
API接続設定の画面が表示されるので、設定していきましょう！
-
雛形書類の連携：入力欄をクリックすると候補が表示されます。
作成した雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
今回はテスト用に以下の雛形書類を準備しました。
次に、「発行書類」の項目を設定していきます。
-
格納先のGoogle DriveのフォルダID：入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
-
出力ファイル名：直接入力したワードと入力欄をクリックして表示される「フローボット起動日時」を組み合わせて設定しています。
自由に設定してください。
※ただし、直接入力する場合は固定値として設定されてしまうので、注意が必要です！
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら、青枠の「設定方法」を参照し、置換条件の設定を行います。
置換条件を取得できたら、各項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、各項目に該当する値を選択して設定しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値とダウンロードボタンが表示されます。
最後に、先ほど指定したフォルダに書類が発行されているか確認してください。
※ダウンロードボタンをクリックすると、Google Driveに格納された書類の確認が可能です。
無事に発行されましたね。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
Googleフォームで送信することで、Salesforceやkintone、Google スプレッドシートに情報の登録や、BacklogやTodoistにタスクを自動で作成し、必要な人へSlackやMicrosoft Teamsで通知することができます。
さらに、アップロードされたファイルをOCRで読み取って整理することも可能です。
手作業のムダをなくして、仕事をもっとラクに、スマートに進められます。
Googleフォームの回答が担当者にて承認されたらPDFを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で承認や書類作成を行っている方
- 承認プロセスの自動化によって、確認漏れや対応遅延を防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から承認依頼、書類作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 承認プロセスが自動化されることで確認漏れや書類作成時の転記ミスを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォームの回答内容の確認を依頼します
- 最後に、担当者の承認後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、PDF書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、「ドキュメントのファイルID」に書類のテンプレートを指定し、「格納先のGoogle DriveフォルダID」と「出力ファイル名」に任意の値を設定してください
■注意事項
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、kintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。特に、迅速な対応が求められる場面では、このタイムラグが大きな課題となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にkintoneへ情報が登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力を自動化したいと考えている方
- 問い合わせやアンケートの回答をkintoneで一元管理し、対応の迅速化を図りたい方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「フォームの回答を格納する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をkintoneの各フィールドに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定において、回答を検知する対象のGoogleフォームは任意で設定可能です。
- kintoneに連携する際、登録先のアプリや、フォームのどの回答をkintoneのどのフィールドに登録するかといった情報は任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にBacklogへ課題を自動で追加できます。面倒な手作業から解放され、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBacklogを使い、手作業での課題登録に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや依頼内容の転記ミスや対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Backlogへの課題追加を自動化し、より迅速な対応体制を構築したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でBacklogへ課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなるため、情報の転記ミスや課題の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容を課題の件名や詳細に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームからの回答を自動化の対象とするか、フォームIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄にGoogleフォームから取得した回答内容を自由に引用して設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームで回答が送信されたらTodoistにタスクを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームから寄せられた回答を一つひとつ確認し、Todoistに手作業でタスクを登録する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや対応の遅れといったヒューマンエラーが発生する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、Todoistへ自動でタスクが追加されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を基にTodoistでタスク管理を行っている方
- フォーム回答の手動転記による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
- タスクの抜け漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいチームや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をきっかけにTodoistへタスクが自動で作成されるため、手作業による情報転記の時間を短縮し、他の業務へ注力できます。
- 手作業に起因するタスクの入力漏れや誤登録といったヒューマンエラーを防止し、タスク管理の正確性を高めることに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomアカウント内でGoogleフォームおよびTodoistとの連携設定を行います。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」という条件でフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションとしてTodoistを選択し、「タスクを作成」アクションを設定することで、フォームの回答内容に基づいたタスクが自動で生成されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーであるGoogleフォームが新しい回答を検知する頻度（起動間隔）は、業務の必要性に応じて任意で調整することができます。
■注意事項
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
Googleフォームで送信されたアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで実施したアンケートの回答を、都度確認して手作業でチームに共有するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。また、手作業による共有では、対応漏れや情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容を自動でMicrosoft Teamsに通知し、これらの定型業務を効率化してスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た回答を迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたい方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報集約を効率化したい方
- 手作業による転記や通知の手間をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動で通知が届くため、回答の確認や転記作業に費やしていた時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- 手動での情報共有で起こりうる、通知の漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容をフォームの回答内容と紐付けて設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知先チャンネルや、メッセージに含めるメンション先なども任意で設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで支払い情報が送信されたら、集金の依頼メールを自動送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで支払い情報を受け取った後、一件一件手作業で集金の依頼メールを作成・送信するのは手間がかかり、また送信漏れや遅延といったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに支払い情報が送信されると同時に、指定した内容の集金依頼メールが自動で送信されるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな集金業務を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して支払い情報を受け付け、手動で集金依頼メールを送信している方
- 集金メールの送信作業にかかる時間を削減し、業務効率を向上させたいと考えている方
- メールの送信漏れや遅延といった人為的ミスを防ぎ、確実な集金管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されるたびに、集金依頼メールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手動でのメール作成や送信作業が不要になることで、宛先間違いや内容の誤り、送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを選択します。この設定により、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール機能「メールを送る」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答者のメールアドレスや氏名、支払い金額などの情報を用いて、集金依頼のメール本文を構成し、自動で送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、Googleフォームで取得したメールアドレスの情報を利用したり、固定のメールアドレスを指定したりと、運用に合わせて任意に設定することが可能です。
- メールの件名や本文の内容は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーであるGoogleフォームの回答内容（例えば、顧客名や商品名、金額など）を変数として埋め込むことで、個別の状況に応じたメールを自動生成できます。
■注意事項
Googleフォームで顧客情報が送信されたら、営業資料をOutlookで自動送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで顧客情報を収集した後、手作業でOutlookから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか。また、迅速な対応が求められる中で、送信漏れや遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Outlookから自動で営業資料を送付する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た顧客情報をもとに、Outlookで営業資料を手動送付している方
- リード獲得後の資料送付を迅速化し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方
- 手作業によるメールの宛先間違いや資料の添付漏れなどのミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた資料送付の時間を削減できます。
- 手動でのメール作成や送付作業が不要になることで、宛先の設定ミスや資料の添付漏れといったヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文、添付する営業資料などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携するアカウント内のどのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、任意のフォームを指定することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文も自由に設定できます。Googleフォームで取得した顧客名などの情報を変数として差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が実現できます。また、固定の文章と組み合わせて使用することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
各種申請や稟議などの承認プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた申請内容の確認、承認依頼、承認後の処理といった一連の作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、承認待ちの時間を削減し、従業員は本来集中すべきコア業務に注力できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数人による承認はできますか？
A：複数人による承認はできないため、複数人に申請をしたい場合は担当者ごとにフローボットを設定する必要があります。
基本的なフローボットの設定方法は以下をご確認ください。
Q：依頼された担当者はどうやって承認しますか？
A：担当者はYoomマイページの「マイタスク」にタスクとして下図のように表示されます。
マイタスクから依頼内容を確認し、承認を行いましょう。
Q：承認者不在の場合、代理承認は可能ですか？
A：代理承認の機能はないため、代理承認者にも同じフローボットを設定し、本来の承認者が休みの際は代理承認者が設定されているフローボットをオンにする運用になるでしょう。
