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■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「この稟議書、今どこまで回覧されているんだろう…」
「経費申請の承認がなかなか下りず、次の業務に進めない」
など、日々の業務における承認プロセスに時間や手間がかかっていると感じていませんか？
紙やメールベースでの申請・承認業務は、進捗状況が分かりにくく、担当者への確認や催促に追われてしまうことも少なくありません。
もし、フォームで受け付けた申請内容を関係者に自動で回覧し、承認されたら次の処理へ自動で進めるような仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、承認プロセス全体をスピードアップさせ、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには様々な申請に対する承認プロセスを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた申請内容が担当者に承認されたら、その内容をPDFとして自動で作成・保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
マイアプリ一覧からGoogle ドキュメントを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押し、先ほどと同様に手順を進めてください。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて修正します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、下図では「value」の項目横に取得した値が表示されていません。
そのため、JSONPATHを使って取得する必要があります。
まずは、「取得する値を追加」をクリックします。
下記を参考に、回答を取得してください。
追加したい情報が記載された横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
「追加」をクリックして完了です。
取得した値に追加されたことを確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
続いて、赤枠をクリックしましょう！
ここで依頼した内容は、担当者のYoomのワークスペース内にある「マイタスク」へ通知されます。
次の画面で、対応の詳細を設定します。
タイトルは必要に応じて変更し、担当者はプルダウンから選択してください。
※メールアドレスで指定する場合、入力欄下の注釈に沿って入力してください。
続いて、「対応を依頼する内容の詳細」を設定します。
ここでは任意で作成した文章と取得した値を組み合わせて設定しましょう！
最後に「次へ」をクリックし、次のステップに進んでください。
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
事前に書類の雛形を作成しておいてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
API接続設定の画面が表示されるので、設定していきましょう！
今回はテスト用に以下の雛形書類を準備しました。
次に、「発行書類」の項目を設定していきます。
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら、青枠の「設定方法」を参照し、置換条件の設定を行います。
置換条件を取得できたら、各項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、各項目に該当する値を選択して設定しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値とダウンロードボタンが表示されます。
最後に、先ほど指定したフォルダに書類が発行されているか確認してください。
※ダウンロードボタンをクリックすると、Google Driveに格納された書類の確認が可能です。
無事に発行されましたね。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Googleフォームで送信することで、Salesforceやkintone、Google スプレッドシートに情報の登録や、BacklogやTodoistにタスクを自動で作成し、必要な人へSlackやMicrosoft Teamsで通知することができます。
さらに、アップロードされたファイルをOCRで読み取って整理することも可能です。
手作業のムダをなくして、仕事をもっとラクに、スマートに進められます。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームから寄せられた回答を一つひとつ確認し、Todoistに手作業でタスクを登録する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや対応の遅れといったヒューマンエラーが発生する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、Todoistへ自動でタスクが追加されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで支払い情報を受け取った後、一件一件手作業で集金の依頼メールを作成・送信するのは手間がかかり、また送信漏れや遅延といったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに支払い情報が送信されると同時に、指定した内容の集金依頼メールが自動で送信されるため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな集金業務を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Googleフォームで実施したアンケートの回答を、都度確認して手作業でチームに共有するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。また、手作業による共有では、対応漏れや情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、その内容を自動でMicrosoft Teamsに通知し、これらの定型業務を効率化してスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで顧客情報を収集した後、手作業でOutlookから営業資料を送付する作業に手間を感じていませんか。また、迅速な対応が求められる中で、送信漏れや遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Outlookから自動で営業資料を送付する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業で書類を作成する業務は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに担当者への確認依頼が自動で実行され、承認後にGoogleドキュメントからPDF書類を自動で発行できます。一連の承認プロセスを自動化し、申請受付から書類発行までの流れを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
各種申請や稟議などの承認プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた申請内容の確認、承認依頼、承認後の処理といった一連の作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、承認待ちの時間を削減し、従業員は本来集中すべきコア業務に注力できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数人による承認はできますか？
A：複数人による承認はできないため、複数人に申請をしたい場合は担当者ごとにフローボットを設定する必要があります。
基本的なフローボットの設定方法は以下をご確認ください。
Q：依頼された担当者はどうやって承認しますか？
A：担当者はYoomマイページの「マイタスク」にタスクとして下図のように表示されます。
マイタスクから依頼内容を確認し、承認を行いましょう。
Q：承認者不在の場合、代理承認は可能ですか？
A：代理承認の機能はないため、代理承認者にも同じフローボットを設定し、本来の承認者が休みの際は代理承認者が設定されているフローボットをオンにする運用になるでしょう。
