Webフォームからの問い合わせやアンケート回答などで、氏名や住所、電話番号といった項目に半角と全角が混在して入力されてしまい、後で手作業で修正する手間が発生していませんか？
あるいは、入力されたデータの形式が統一されていないために、データベースへの登録時や他のシステムとの連携時にエラーが発生し、業務が滞ってしまうこともあるかもしれません。
もし、フォームから送信されたテキストデータの半角文字を自動で全角文字に（またはその逆に）変換し、指定のツールに通知したり記録したりできれば、このような入力データの揺らぎに関する悩みから解放され、データクレンジングの手間を削減し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してデータ入力に関わる作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォーム入力値の半角・全角を自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報について、入力された文字が半角・全角バラバラで、手動で修正してからチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定のテキストを半角から全角に自動で変換し、指定のDiscordチャンネルへ通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答内容を、手作業で整形して共有しているご担当者の方
- フォームからの通知対応に時間がかかり、本来の業務に集中できずにいるチームの方
- 手作業による転記ミスや通知漏れをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から文字変換、通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による文字の変換ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「データ操作・変換機能」を選択し、半角から全角へテキストを変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能では、変換対象としたいテキストや変換ルール（半角→全角など）、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
フォーム入力値の半角・全角変換を自動化する方法
Webフォームに入力されたテキストの半角・全角を自動で統一し、その結果を様々なツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、データ入力の品質向上や後続処理の効率化が実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォーム入力値を変換してチャットツールに通知する
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた入力内容に含まれる半角文字を全角文字に自動変換し、その結果をSlackやDiscordといったチャットツールに通知することができます。
担当者への迅速な情報共有とデータ形式の統一を両立させ、コミュニケーションとデータ管理の手間を削減しましょう！
フォームから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Webサイトなどからのお問い合わせ対応で、フォームに入力された氏名や会社名のフリガナに半角・全角が混在し、顧客リストへの登録前に手作業で修正していることはないでしょうか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で情報が送信されると、AI機能が自動で半角カタカナや英数字を全角に変換し、Slackへ通知します。データクレンジングの手間を省き、入力データの品質を均一に保ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから送信されるデータの半角・全角の表記ゆれに課題を感じている方
- 手作業でのデータ整形やSlackへの転記で発生するミスをなくしたいと考えている方
- データ入力のルールを統一し、後続の業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に文字種の変換から通知までを自動化し、手作業での確認や修正に要していた時間を短縮できます。
- 手作業による変換ミスやSlackへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」のアクションで任意の入力フォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」を選択し、「データ変換」アクションでフォームから受け取った半角文字を全角に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、変換後のテキストを含むメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、テキスト入力欄や選択肢など、必要な項目を自由に設定して独自のフォームを作成できます。
- データ変換のオペレーションでは、フォームで受け取ったどの項目を変換対象にするかを指定し、「半角カタカナを全角カタカナへ」など、変換ルールも任意で設定可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、本文にフォームで受け取った情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
Googleフォームから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報について、入力された文字が半角・全角バラバラで、手動で修正してからチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定のテキストを半角から全角に自動で変換し、指定のDiscordチャンネルへ通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答内容を、手作業で整形して共有しているご担当者の方
- フォームからの通知対応に時間がかかり、本来の業務に集中できずにいるチームの方
- 手作業による転記ミスや通知漏れをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から文字変換、通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による文字の変換ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「データ操作・変換機能」を選択し、半角から全角へテキストを変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能では、変換対象としたいテキストや変換ルール（半角→全角など）、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
フォーム入力値を変換してメールツールで送信する
JotformやTypeformといったフォームツールからの送信内容をトリガーに、半角文字を全角文字に自動変換した上で、GmailやOutlookから関係者にメールで通知することが可能です。
メールでの情報連携が必要な場面でも、常に整形されたデータを扱うことができ、確認や転記のミスを防ぎます！
Jotformから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け取ったアンケートや問い合わせの回答を手作業で編集し、関係者にメールで共有していませんか？
特に、半角・全角の文字種を統一する作業は手間がかかるうえ、手作業による転記ミスや通知漏れも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答テキストの半角文字を自動で全角文字に変換し、Gmailで指定の宛先に通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた回答内容の文字種変換を手作業で行っている方
- フォームの回答内容を、手動でGmailを作成し関係者に共有している方
- 定型的なデータ加工と通知業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答から文字種変換、Gmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手作業による文字の変換ミスやコピー＆ペーストの誤り、通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答内容を取得します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、取得したテキストの半角文字を全角文字に変換します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のテキストを含む内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformで「最新の回答を取得する」アクションを設定する際は、連携の対象としたいフォームのIDを任意で指定してください。
- データ操作・変換機能では、変換の対象とするテキストや、「半角から全角へ」といった変換ルールなどを任意で設定できます。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際は、通知したい宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Jotform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Typeformから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Typeformでアンケートや申し込みを受け付けた際、入力される文字の半角・全角が統一されておらず、データの整形に手間がかかっていませんか？特に、氏名や住所などの情報を手作業で修正するのは、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformへのフォーム送信をきっかけに指定したテキストの半角文字を自動で全角文字に変換し、Outlookで担当者に通知できてデータクレンジング作業の自動化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで集めた顧客情報の表記揺れ（半角/全角）に悩んでいるマーケティング担当者の方
- フォームから送信された内容を手作業で整形し、Outlookで共有している業務担当者の方
- データ入力形式の統一と、チームへの迅速な情報連携を両立したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformからの送信後、自動で文字種変換が実行されるため手作業でのデータ整形や確認にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による変換ミスや修正漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に統一された形式のデータを扱うことで情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、Typeformから取得したテキストの半角文字を全角文字に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだ通知メールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを入力するだけでなく、Typeformのフォームで送信された名前や問い合わせ内容といった値を埋め込むことで、回答内容を反映した通知内容の作成が可能です。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォーム入力値を変換してデータベース/CRMサービスに記録する
TallyやZoho Formsなどのフォームツールで収集した情報を、半角から全角へ自動変換し、そのデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベース・CRMサービスへ自動で追加・更新することが可能です。
手作業でのデータ入力や修正作業をなくし、常に最新かつ整合性の取れた顧客情報やアンケート結果を管理できます！
Tallyから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Tallyから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一とデータ管理の効率化を実現します。
このワークフローを活用することで、半角文字を自動的に全角に変換し、Google スプレッドシートにスムーズに追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyを使用しており、データ入力時の半角文字の統一に課題を感じている方
- Google スプレッドシートでデータ管理を行っており、自動化を検討中の方
- 手動での文字変換作業を減らし、業務効率化を図りたいチームリーダーや管理者の方
- データ品質を維持しつつ、入力作業のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：半角から全角への変換を自動化することで、手動作業にかかる時間を削減します
- エラーの防止：自動変換により、手動入力時に発生しやすいヒューマンエラーを防止します
- データの一貫性向上：全てのデータが統一された形式で管理されるため、データの整合性が保たれます
- 業務効率化：自動化されたワークフローにより、他の重要な業務に集中できる時間が増えます
Zoho Formsから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Notionに追加する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けたフォーム情報、Notionへ転記する際に半角・全角が混在し、手作業での修正に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用することで、Zoho Formsへのフォーム送信をトリガーに、指定したテキストの半角文字を自動で全角に変換し、Notionのデータベースへ追加できます。データ入力の標準化と転記作業の自動化を実現し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho FormsとNotion間で発生する、手作業でのデータ転記をなくしたいと考えている方
- フォーム入力の半角・全角の表記揺れを統一し、データクレンジングを自動化したい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの送信をきっかけに、文字変換からNotionへの追加までが自動処理され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記や文字種の変換で起こりがちな、入力ミスや変換漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションで半角文字を全角文字に変換します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションで、変換後のデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能では、Zoho Formsのどの項目のテキストを変換対象とするか、また半角から全角への変換ルールなどを任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、どのデータベースに追加するか、またZoho Formsのどの項目をNotionのどのプロパティに対応させるかを設定してください。
■注意事項
- Zoho Forms、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Googleフォームの入力値を半角から全角に変換し、通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信されたテキストに含まれる半角文字を全角文字に自動変換し、その結果をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Discordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、テキスト変換の設定、Discordのアクション設定
- フローをONにし、テスト実行
Googleフォームから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報について、入力された文字が半角・全角バラバラで、手動で修正してからチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定のテキストを半角から全角に自動で変換し、指定のDiscordチャンネルへ通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答内容を、手作業で整形して共有しているご担当者の方
- フォームからの通知対応に時間がかかり、本来の業務に集中できずにいるチームの方
- 手作業による転記ミスや通知漏れをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から文字変換、通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による文字の変換ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「データ操作・変換機能」を選択し、半角から全角へテキストを変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能では、変換対象としたいテキストや変換ルール（半角→全角など）、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
3.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Discordの連携
1.検索する
検索ボックスにDiscordと入力し、Discordのアイコンをクリックします。
2.アクセストークンの入力
下記のような画面になりますので、アカウント名欄は任意で管理しやすい名前を入力してください。
アクセストークン欄には、Discordで取得する必要があります。
※アクセストークンの詳しい取得方法についてはこちらのヘルプページをご覧ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報について、入力された文字が半角・全角バラバラで、手動で修正してからチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定のテキストを半角から全角に自動で変換し、指定のDiscordチャンネルへ通知することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答内容を、手作業で整形して共有しているご担当者の方
- フォームからの通知対応に時間がかかり、本来の業務に集中できずにいるチームの方
- 手作業による転記ミスや通知漏れをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から文字変換、通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による文字の変換ミスや、Discordへの通知漏れ、内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「データ操作・変換機能」を選択し、半角から全角へテキストを変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、変換後のテキストを含んだメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能では、変換対象としたいテキストや変換ルール（半角→全角など）、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でフォームの回答がされている必要があります。
今回は、半角文字を全角文字に変換したいため、下記のような半角文字を含んだ内容で回答しました。
準備が整ったら、Yoomの画面に戻りましょう。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。
- トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- フォームID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
こちらを参考に、回答取得をお願いします。
「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：テキストデータ変換設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.内容を確認
「タイトル」と「変換タイプ」を確認してください。
()内のタスクを消費します。
「変換タイプ」は、デフォルトで「データの変換（2タスク）」が選択されています。
今回は、テキストの変換をしたいためデフォルトのままでOKです。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、Googleフォームの回答をAIで変換するための設定をします。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。
- 対象のテキスト：入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、Googleフォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
- 変換ルール：AIに対して指示を入力しましょう。
今回は半角文字を全角文字に変換したいので、下記のように入力しました。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のように変換後のテキストが表示されます。
問題なければ「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Discordのメッセージ送信設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、Discordでメッセージを送信する設定を行います。
- チャンネルID：入力欄下の注釈を参考に、DiscordのチャンネルIDを入力してください。
- メッセージ内容：入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。
Discordに投稿したいメッセージ内容を、アウトプットを活用してお好みで入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したDiscordのチャンネルにメッセージが投稿されているはずです。
下記画像のように、設定したメッセージ内容が投稿されていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択します。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
データ変換機能を活用したその他の自動テンプレート事例
データ変換機能を使った自動化は、今回ご紹介したテキストの変換以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
■概要
「Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」フローは、Notionに新しい行が追加された際に、自動的に全角カタカナを半角に変換し、データの一貫性を保つ業務ワークフローです。
これにより、手動での変換作業を省略し、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionを日常的に利用しており、カタカナの全角・半角統一に課題を感じている方
- データの整合性を保ちたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 手動でのカタカナ変換作業を削減し、業務効率を向上させたい方
- データ入力時のミスを減らし、正確な情報管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Notionに追加されたカタカナが自動で半角に変換されカタカナ入力の自動統一ができ、一貫したデータフォーマットを維持できます。
また、手動での変換作業が不要になり業務効率の向上することで、時間を節約して他の重要な業務に集中できます。
全角・半角の統一により、データの検索や分析がスムーズになり、精度の高い情報管理が実現します。
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
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■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
フォームからの入力における半角・全角の混在は、見た目の問題だけでなく、データの検索性やシステム連携時のエラー原因ともなり得ます。
しかし、今回ご紹介したように半角・全角の変換処理を自動化することで、こうした手作業での修正の手間やヒューマンエラーをなくし、データの品質と一貫性を保つことができます。
これにより、後続のデータ処理や分析がスムーズに進み、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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