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「iPhoneで撮った写真を資料に使いたいのに、HEIC形式だからPCで開けない…」
「お客様から送られてきたファイルがHEICで、いちいち変換するのが面倒だ…」
このように、特定のデバイスで標準となっているHEIC形式のファイルの扱いに、手間や不便さを感じていませんか？
メールで受信したり、特定のフォルダにアップロードされたりしたHEICファイルを自動でPDFに変換できれば便利です。
さらに、変換したPDFを指定のクラウドストレージに保存できる仕組みがあれば、ファイル形式の違いを気にすることなく、スムーズに業務を進めることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ファイル変換の手間から解放されるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHEICファイルをPDFに自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 iPhoneで撮影した写真など、HEIC形式のファイルをメールで受け取る機会はありませんか？ビジネスで利用する際に都度PDFへ変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで特定のHEICファイルを受信した際に、RPAで自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。手作業によるファイル変換の手間を省き、ファイル管理業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
HEICファイルをPDFに自動変換するフロー
HEIC形式のファイルをPDFへ自動変換し、様々なツールに連携する具体的な自動化テンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したHEICをPDFに変換する
<span class="mark-yellow">GmailなどでHEIC形式の添付ファイル付きメールを受信した際に、自動でPDFへ変換し、指定のクラウドストレージに保存します。
互換性の問題を気にすることなく、受信したファイルを即座に活用できます。
■概要 iPhoneで撮影した写真など、HEIC形式のファイルをメールで受け取る機会はありませんか？ビジネスで利用する際に都度PDFへ変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで特定のHEICファイルを受信した際に、RPAで自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。手作業によるファイル変換の手間を省き、ファイル管理業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
フォームで受け付けたHEICをPDFに変換する
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じてHEICファイルがアップロードされた際に、自動的にPDFへ変換して任意の場所に格納します。
申請書や報告書に添付された画像の確認・管理業務がスムーズになります。
■概要 iPhoneなどで撮影したHEIC形式の画像をPCで閲覧したり、取引先に送付したりする際に、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、ファイル形式の取り扱いに不慣れな場合には難しい作業となりがちです。このワークフローは、GoogleフォームにHEICファイルが送信されるだけで、自動でPDFに変換しDropboxに保存します。面倒な「heic to pdf」の変換作業を自動化し、スムーズなファイル共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ストレージ内のHEICをPDFに変換する
<span class="mark-yellow">OneDriveといった特定のストレージサービスにHEICファイルが保存されたら、自動でPDF化が可能です。
別のフォルダに整理する設定も可能なため、写真データやデザイン素材の管理・共有フローを大幅に効率化できます。
■概要 iPhoneで撮影した写真データ（HEIC形式）を、PCで扱うためにPDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。毎回オンラインの変換ツールを探して手作業で処理するのは、時間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveにHEICファイルを格納するだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行します。手作業で行っていたHEICからPDFへの地道な変換作業から解放され、業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで受信したHEICをPDFに変換するフローを作ってみよう
今回は代表的な例として、GmailでHEICファイルを受信した際に、自動でPDFに変換してGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1,右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
2,以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Sign in with Google」をクリック
3,アカウントを選択します。
4,アクセスを求める文言が表示されたら、「続行」を押してください。
5,マイアプリの接続画面に自動で戻ります。
ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
Google Driveの連携
1,同じく、右上の新規接続というボタンを押します。
2,右上の検索欄に「Google Drive」と記入して、出てきたGoogle Driveのアイコンをクリックします。
3,「Sign in with Google」をクリック
4,アカウントの選択にて、連携したいアカウントを選択しましょう。
5,アクセスを許可します。右下の「続行」をクリックしましょう。
6,下記の表示が出たら、アプリ連携は成功です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 iPhoneで撮影した写真など、HEIC形式のファイルをメールで受け取る機会はありませんか？ビジネスで利用する際に都度PDFへ変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローは、Gmailで特定のHEICファイルを受信した際に、RPAで自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。手作業によるファイル変換の手間を省き、ファイル管理業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
1.まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2,タイトルは任意で設定し、アカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで結構です。
設定が済んだら、「次へ」ボタンをクリックします。
3,トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4,GmailにてHEICの画像を添付したメールを送信してきましょう。
今回はこのようなメールを送信しました。
次のフローでラベルの設定が必要になるので、認識しやすいラベルをつけておきましょう。
5,Gmailのラベルを設定します。
候補が表示されますので、その中から選択しましょう。
6,ラベルを設定したら「テスト」ボタンを押してみましょう。
7,「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
8,取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンで設定を保存しておきましょう！
ステップ4：RPA設定
1,次の赤枠をクリックします。
【ご注意】
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。！
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
2,この操作を行うには、設定用のChrome拡張機能を追加し、シークレットモードでの実行を許可する事前準備が必要です。
Google Chromeで、こちらから説明に沿って「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能」を押し、「拡張機能を管理」をクリックします。
3,シークレットモードの設定を行います。
以下のような表示が出たら、「詳細」をクリックしてください。
4,「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをオンにします。
5,完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新（リロード）してください。
6,続いて、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを確認しながら設定を行いましょう。
1つ目の設定では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
アクション名は任意の名称を設定してください。
今回は、テンプレートを使用しているため、既にアクションが設定されています。
なお、ブラウザ操作を行うURLに関しては、任意のものを指定してください。
7,2つ目以降の工程もクリックして全て「保存」をしていきましょう！
また、ファイルを変換するためのWeb上の操作として、クリックアクションを追加する必要があります。
これは、今回一例として使用した変換サイトにて、下記画像赤枠の「変換」ボタンをクリックするアクションとなります。
このように、指定した変換サイト内でのアクションを指定しましょう。
8,すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
9,テストが成功したら、取得した値にファイルが表示されています。
最後に「保存する」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：Google Driveのアクション設定
1,最後の赤枠をクリック
2,アカウント情報を確認しましょう。
問題なければ、アクションは「ファイルをアップロードする」のままで、次へ進みます。
3,格納先のフォルダを指定します。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、格納先のファイル名をクリックしてください。
希望のファイルが表示されない場合は、手動での設定も可能です。
4,ファイル名の欄にはステップ4で取得したファイルが選択されています。
ファイルの添付方法はテンプレートのままで問題ありません。
全ての設定が終わったら、テストを実行してみましょう。
5,テストが成功したら、実際にGoogle Driveにファイルがアップロードされているか確認してみましょう！
6,Google DriveにPDFのファイルがアップロードされています！
7,取得した値を確認して、最後に設定を保存します。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例
Google Driveは様々なツールと連携することで、ファイル保存、管理、共有などがスムーズに行いやすくなる可能性があります。
また、OCRをからめた自動化を導入することでデータ抽出なども自動化でき、時間を費やしていた業務をスムーズに進めやすくなるでしょう！
以下のテンプレートを活用して、日々の業務自動化を始めてみませんか？
■概要 Google Driveにアップロードされる請求書や契約書などのファイル管理、手作業でのOCR処理やファイル名変更に手間を感じていませんか。また、ファイル名の付け間違いや命名規則の不徹底といった課題もあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理からファイル名の自動変更までを一気通貫で自動化し、これらの課題を効率的に解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。 途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ■事前準備 ・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。 ※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc ■作成方法 ①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。 ②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。 ③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。 ④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。 ⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。 ⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。 ⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。 ⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。 ※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。 ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686 ⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。 ⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。 ⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。 ⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。 ※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877 ⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。 ⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。 ⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。 ⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。 ※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178 ■概要 Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。 ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。 また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。 ※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。 ■注意事項 ・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveに保存したPDFを、後から画像ファイルに変換する作業に手間を感じていませんか。特に、手作業でPDFを画像に変換（convert pdf to picture）していると、時間がかかる上に他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにPDFファイルが追加されると、RPA機能で自動でJPEG形式に変換し、再度Google Driveに格納します。これにより、一連の変換作業を自動化し、業務効率を高めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
まとめ
HEICファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換や保存の手間を削減することが可能です！
OSやデバイス間の互換性の問題を解消できる可能性があることから、受け取った画像ファイルをすぐに確認・共有できます。
自動化を行うことで、資料作成やデータ整理といった後続の業務へスムーズに着手できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
