「画像ファイルを一つずつPDFに変換する作業は、手間がかかるうえにミスも心配…」
「大量の画像変換に追われて、本来やるべき業務に集中できない…」
このように、画像ファイルの形式変換に煩わしさを感じていませんか？ 報告書作成のためにスクリーンショットをPDF化したり、申請書類として画像ファイルを提出用に変換したりする作業は、地味ながらも多くのビジネスシーンで発生します。
もし、様々なツールで受け取った画像ファイルを自動的に検知し、PDF形式に変換して指定した場所に保存できる仕組みがあれば、これらの定型的な作業から解放され、より創造的な業務や本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の作業負担を軽減しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルをPDF形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
- 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
- RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
- Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。
画像ファイルをPDFに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールで受け取った画像ファイルを、自動的にPDF形式へ変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、手作業での変換の手間や時間を大幅に削減し、ファイル管理を効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールで受け取った画像をPDFに変換する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに投稿された画像ファイルを自動で検知し、PDF形式に変換して指定のストレージサービスに格納することで、コミュニケーションツール上の情報を効率的に管理・共有できるようになり、手動でのダウンロードや変換の手間を省けます！
Slackに投稿された画像をRPAでPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
Slackに投稿された画像を確認してPDFに変換し、Boxの特定フォルダに格納するといった一連の作業を手動で行っていませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackへの画像投稿をきっかけに、RPAによるPDF変換からBoxへの格納までの一連の流れが自動化され、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを日常的に利用し、画像ファイルの管理に課題を感じている方
- 手作業によるファイル変換や保存作業での、ミスや対応漏れをなくしたい方
- 繰り返し発生するファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに画像ファイルが投稿されると、PDFへの変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を行います。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトや具体的な操作手順を、ご利用の環境に合わせて自由に設定してください。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のフォルダを指定したり、ファイル名に固定のテキストやSlackから取得した投稿日時などの動的な値を含めたりといった設定が可能です。
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信した画像をPDFに変換する
GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付画像ファイルを自動で抽出し、PDF形式に変換して指定のストレージサービスに保存するため、メールからのファイル処理を自動化し、重要な画像情報の見落としや変換忘れを防げます！
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取った画像をPDFに変換する
Googleフォームなどのフォームを通じて受け取った画像ファイルを自動的にPDFへ変換し、指定のストレージサービスにアップロードするので、アンケートや申請などで集めた画像ファイルの一元管理と形式統一が容易になり、後続の処理をスムーズに進められます！
Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
- 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
- RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
- Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。
画像をPDFにデータ変換し格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取った画像ファイルをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）でPDF形式に変換し、自動でGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、RPA・Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
- 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
- RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
- Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
Yoomのマイアプリページから、GoogleフォームとGoogle Driveを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できます。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【GoogleフォームとGoogle Driveの場合】
GoogleフォームまたはGoogle Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
- 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
- RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
- Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに画像を添付して送信してみてください。
送信後にテストをクリックするとテスト成功となるので、「保存」します。
ステップ4：ファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
ファイルIDにはGoogleフォームで取得したアウトプットを活用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したらテストをクリックし、テストが成功したら「保存」をクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作するアクションを設定
1) フローに戻り、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
2) GoogleChromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
詳しくは、先ほどのヘルプページを参照してください。
3)1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
PDF変換用のサイトは一例として、Yoom外のサイトを使用しています。使用するサイトはご自身で選択してURLを指定してください。
テストが成功すると、一番最後の項目がアウトプットとして反映されます。
問題点がなければ、「保存」します。
なお、PDFの変換に時間がかかる場合があるので、ダウンロード前に待機アクションを入れています。
ステップ6：ファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
格納先のファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
ファイル名の入力にはぜひアウトプット活用してくださいね！
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「ファイル」として「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
データ変換やGoogle Driveを活用したその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にもたくさん業務効率化につながるテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
データ変換を活用した自動化例
今回紹介したフォーム連携以外でも、SlackやDiscordで受け取った内容をデータ変換し、Google Driveに保存したり、正規表現やOCRを使ってファイル内容を加工したうえでスプレッドシートやExcelに追加することも可能です。
このように、データ変換の仕組みを活用すれば、手作業で行っていたファイルの加工・変換・保存といった一連の作業を効率化できます。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
Google Driveを活用した自動化例
取引先の登録やフォーム送信、契約完了などをきっかけに、関連ファイルを自動でGoogle Driveへ保存。アップロードの手間や管理ミスを減らし、作業効率と情報の整備を同時に実現できます。ビジネスの流れがスムーズになります。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
- 法務部の担当者
- セールス担当者や営業アシスタント
- プロジェクトマネージャー
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
- DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー
- Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
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■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方
- 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。
■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
画像ファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、これまで手作業にかかっていた時間と手間を大幅に削減し、変換ミスやファイル形式の不統一といった問題を解消できます。これにより、ファイル管理が整い、本来の業務に充てられる時間が増えます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
