【ノーコードで実現】画像ファイルをPDFに自動変換する方法

メールで受信した画像をPDFに変換する

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付画像ファイルを自動で抽出し、PDF形式に変換して指定のストレージサービスに保存する</span>ため、メールからのファイル処理を自動化し、重要な画像情報の見落としや変換忘れを防げます！

‍

フォームで受け取った画像をPDFに変換する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームを通じて受け取った画像ファイルを自動的にPDFへ変換し、指定のストレージサービスにアップロードする</span>ので、アンケートや申請などで集めた画像ファイルの一元管理と形式統一が容易になり、後続の処理をスムーズに進められます！

‍

画像をPDFにデータ変換し格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取った画像ファイルをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）でPDF形式に変換し、自動でGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定、RPA・Google Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

‍

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

Yoomのマイアプリページから、GoogleフォームとGoogle Driveを連携します。
一度連携すれば、他のフローでも利用できます。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【GoogleフォームとGoogle Driveの場合】
GoogleフォームまたはGoogle Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)‍

特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

‍

入力できたら、実際に回答フォームに画像を添付して送信してみてください。
送信後にテストをクリックするとテスト成功となるので、「保存」します。

‍

ステップ4：ファイルをダウンロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

ファイルIDにはGoogleフォームで取得したアウトプットを活用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したらテストをクリックし、テストが成功したら「保存」をクリックします。

ステップ5：ブラウザを操作するアクションを設定

1) フローに戻り、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター

2) GoogleChromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
詳しくは、先ほどのヘルプページを参照してください。

3)1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
PDF変換用のサイトは一例として、Yoom外のサイトを使用しています。使用するサイトはご自身で選択してURLを指定してください。

テストが成功すると、一番最後の項目がアウトプットとして反映されます。
問題点がなければ、「保存」します。

なお、PDFの変換に時間がかかる場合があるので、ダウンロード前に待機アクションを入れています。

‍

ステップ6：ファイルをアップロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
格納先のファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。

ファイル名の入力にはぜひアウトプット活用してくださいね！
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」「ファイル」として「テスト」をクリックします。

テスト完了後、「保存」します。

‍

これで【Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する】というフローが完成です。

ステップ7：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

データ変換やGoogle Driveを活用したその他の自動化例

Yoomには、今回紹介したもの以外にもたくさん業務効率化につながるテンプレートがあります！

以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

データ変換を活用した自動化例

今回紹介したフォーム連携以外でも、SlackやDiscordで受け取った内容をデータ変換し、Google Driveに保存したり、正規表現やOCRを使ってファイル内容を加工したうえでスプレッドシートやExcelに追加することも可能です。

このように、データ変換の仕組みを活用すれば、手作業で行っていたファイルの加工・変換・保存といった一連の作業を効率化できます。

Google Driveを活用した自動化例

取引先の登録やフォーム送信、契約完了などをきっかけに、関連ファイルを自動でGoogle Driveへ保存。アップロードの手間や管理ミスを減らし、作業効率と情報の整備を同時に実現できます。ビジネスの流れがスムーズになります。

まとめ

画像ファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業にかかっていた時間と手間を大幅に削減し、変換ミスやファイル形式の不統一といった問題を解消できます。</span>これにより、ファイル管理が整い、本来の業務に充てられる時間が増えます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

‍