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「メールで受信したJPGファイルをPNG形式に変換するために、毎回オンラインツールを開いて手作業でアップロードしていませんか？」
「複数の画像を変換する必要がある時、単純作業の繰り返しに時間を取られ、他の重要な業務が後回しになってしまう…」
このように、日常的に発生するファイル形式の変換作業に、手間を感じている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信するだけでJPGファイルが自動的にPNG形式へ変換され、指定のストレージに保存される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
より創造的で付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JPGファイルをPNG形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、JPGからPNGへのファイル形式変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
この自動化により、手作業による変換の手間や時間のロスを削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどのメールツールでJPGファイル添付のメールを受信したタイミングで、自動的にPNG形式へ変換する</span>ことで、都度ファイルをダウンロードして変換ツールにかける手間を省略できます。
ファイル管理業務の効率化が期待できそうですね！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールを通じてJPGファイルが送信された際に、自動でPNG形式に変換して保存する</span>ことで、応募書類の管理やアンケート画像の整理といった業務の手間を削減できるでしょう。
これにより、迅速なデータ活用を実現します。
<span class="mark-yellow">OneDriveをはじめとする各種ストレージサービスにJPGファイルがアップロードされたのをきっかけに、自動でPNG形式へ変換する</span>ことで、チーム内で使用する画像のファイル形式を統一できます。
手作業による変換ミスや管理の煩雑さの解消に繋がるでしょう。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信した際に、添付されたJPGファイルを自動でPNG形式に変換し、Google Driveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットの設定を行う前に、下準備をしましょう。
まずはYoomにログインして、画面左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。
その後のアプリ一覧の画面に進みますので、新規アプリを登録する時は、この手順で進みましょう。
マイアプリ一覧で、Gmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」を選択します。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしてください。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
アプリ一覧でGoogle Driveをクリックしましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
その後の設定は、Gmailと同様の手順で進めてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
今回はブラウザを操作するアクションを行うため、こちらも登録してください。
新規アプリを登録する時と同様に、画面左のマイアプリをクリックします。
その後「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順で選択しましょう。
詳しくはこちらを参考にしてください。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を設定しましょう。
アカウント名には「Google Chromeのログインアカウント」、パスワードには「Google Chromeのパスワード」を入力してください。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました。
Yoomで用意しているテンプレートを活用して設定します。
テンプレートを使えば、だれでも簡単に操作できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定していきます。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は設定が完了していますので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
キーワードの項目に入力した値を受信した時にトリガーが起動することになります。
設定後、Gmailに移りトリガー（特定のキーワードに一致するメールを受信したら）を実行します。
その後、Yoomに戻りテストを実行してください。
テストが成功したら、保存してください。
▼注意事項
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
それでは「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定しましょう。
Gmailのトリガーアクションで、メールの内容を取得できましたが、ここではそのメールにファイルが添付されているかどうかを判断する設定を行います。
ファイルが添付されていれば、フローが次のアクションに進みます。
逆に、特定のキーワードに一致するメールを受信したが、ファイルが添付されていない場合はフローがストップします。
分岐の詳細はすでに設定されていますが、以下を確認しておきましょう。
それでは以下を確認し、保存しましょう。
次にブラウザを操作するアクションの設定を行いましょう。
まずはこちらにアクセスして、「Chromeに追加」を選択します。
「拡張機能を追加」をクリックしてください。
Chromeの管理画面に移り、シークレットモードの実行を許可してください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
設定したらできたら、「ブラウザを操作する」をクリックします。
ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
ブラウザで自動で実行したいアクションを設定する画面です。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
→詳しくはこちらを確認してください。
アクセス名と対象のURLを入力します。
今回は操作例として、対象のURLは添付画像に記載しているURLのサイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
アクション名は任意で設定できます。
ファイルはGmailのトリガーで取得したファイルを選択してください。
ブラウザのファイルをアップロードするアクションについてはこちらを確認しましょう。
ブラウザ上でクリックする場面で使用するオペレーションです。
お使いのブラウザに合わせて設定しましょう。
ファイルをアップロードする時間を待機して、エラーを防止するためのオペレーションです。
待機時間は任意で設定してください。
アクション名とファイルの名称を入力します。
設定できたら、テストをクリックしてください。
テストが成功したら保存しましょう。
次に「ファイルをアップロードする」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択は設定済みですが、以下を確認し、次へをクリックしてください。
API接続設定に進みましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択してください。
ファイル名は、ブラウザを操作するの取得した値から「ファイル」を選択しましょう。
取得した値はフローが起動する度に変動する値になりますので、活用しておけば、ファイル管理しやすくなります！
詳細はこちらを確認してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「添付ファイル1」を選択し、テストをクリック実行してください
Google Driveにアップロードが成功したら保存しましょう。
最後に作成したフローボットの動作をチェックしておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Dropboxと連携することで、Gmailで受信したファイルをリネームして保存できます。
これにより、手動での入力や保存作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
JPGからPNGへのファイル変換のような定型業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業にかけていた時間を削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、日々の細かなタスクに煩わされることなく、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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