GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
JPGファイルをPNGに変換したい際、その都度、オンラインツールで手作業の変換を行っていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル管理のミスにも繋がりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト用の画像など、JPGからPNGへの変換作業を頻繁に行っているWeb担当者やデザイナーの方 オンラインのJPGからPNGへのコンバーターを探して利用する手間をなくしたいと考えている方 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点にファイル変換から格納までが自動処理されるため、オンラインコンバーターを探して手作業で変換する時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分ける条件を指定します 条件に合致した場合、RPA機能でオンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、JPGファイルをPNGファイルに変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（添付ファイルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です RPA機能では、操作対象となるWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の画面に合わせて設定します Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「メールで受信したJPGファイルをPNG形式に変換するために、毎回オンラインツールを開いて手作業でアップロードしていませんか？」単純作業の繰り返しに時間を取られ、他の重要な業務が後回し になってしまう…」
このように、日常的に発生するファイル形式の変換作業に、手間を感じている方も少なくないはずです。特定のメールを受信するだけでJPGファイルが自動的にPNG形式へ変換され、指定のストレージに保存される仕組み があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
より創造的で付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJPGファイルをPNG形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
JPGファイルをPNGに変換したい際、その都度、オンラインツールで手作業の変換を行っていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル管理のミスにも繋がりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト用の画像など、JPGからPNGへの変換作業を頻繁に行っているWeb担当者やデザイナーの方 オンラインのJPGからPNGへのコンバーターを探して利用する手間をなくしたいと考えている方 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点にファイル変換から格納までが自動処理されるため、オンラインコンバーターを探して手作業で変換する時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分ける条件を指定します 条件に合致した場合、RPA機能でオンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、JPGファイルをPNGファイルに変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（添付ファイルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です RPA機能では、操作対象となるWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の画面に合わせて設定します Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
JPGをPNGに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、JPGからPNGへのファイル形式変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
この自動化により、手作業による変換の手間や時間のロスを削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
メールツールで受信したJPGをPNGに変換する
GmailなどのメールツールでJPGファイル添付のメールを受信したタイミングで、自動的にPNG形式へ変換する ことで、都度ファイルをダウンロードして変換ツールにかける手間を省略できます。
ファイル管理業務の効率化が期待できそうですね！
GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
JPGファイルをPNGに変換したい際、その都度、オンラインツールで手作業の変換を行っていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル管理のミスにも繋がりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト用の画像など、JPGからPNGへの変換作業を頻繁に行っているWeb担当者やデザイナーの方 オンラインのJPGからPNGへのコンバーターを探して利用する手間をなくしたいと考えている方 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点にファイル変換から格納までが自動処理されるため、オンラインコンバーターを探して手作業で変換する時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分ける条件を指定します 条件に合致した場合、RPA機能でオンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、JPGファイルをPNGファイルに変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（添付ファイルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です RPA機能では、操作対象となるWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の画面に合わせて設定します Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで送信されたJPGをPNGに変換する
Googleフォームなどのフォームツールを通じてJPGファイルが送信された際に、自動でPNG形式に変換して保存する ことで、応募書類の管理やアンケート画像の整理といった業務の手間を削減できるでしょう。
これにより、迅速なデータ活用を実現します。
GoogleフォームからJPGファイルが送信されたら、RPAでPNGに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Webサイト用の画像作成などで、JPGファイルをPNG形式に変換する作業は頻繁に発生しますが、その都度手作業で変換するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにJPGファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインコンバーターを操作して自動でPNGファイルへ変換し、指定のBoxフォルダに格納までを完結できます。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
オンラインの変換ツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方 Googleフォームで受け取ったJPG画像の変換や、その後のファイル管理を自動化したいと考えている方 Boxへのファイル格納を手作業で行っており、格納漏れやファイル名の入力ミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの格納間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったJPGファイルを指定します 次に、オペレーションで「ブラウザを操作（RPA）」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターサイトでファイルの変換処理を実行させます 次に、オペレーションでAI機能を活用し、RPAで操作したページから変換後のファイルに関する情報を抽出します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・抽出したPNGファイルを指定フォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください Google Driveでダウンロードするファイルは、Googleフォームから取得したファイルIDを変数として設定できます ブラウザを操作（RPA）するアクションでは、操作対象のURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由にカスタマイズできます AIによるテキスト抽出では、RPAが操作したページ上のどのテキストを抽出対象とするか、項目を任意で設定できます Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定可能です ■注意事項
ストレージサービス上のJPGをPNGに変換する
OneDriveをはじめとする各種ストレージサービスにJPGファイルがアップロードされたのをきっかけに、自動でPNG形式へ変換する ことで、チーム内で使用する画像のファイル形式を統一できます。
手作業による変換ミスや管理の煩雑さの解消に繋がるでしょう。
OneDriveにJPGファイルが格納されたら、RPAでPNGに変換し格納する
試してみる
■概要
デザイン業務や資料作成でJPG画像をPNG形式に変換する際、都度オンラインのコンバーターサイトを探して手作業で対応するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、業務で扱う画像を外部サイトにアップロードすることに、セキュリティ面の懸念を抱える場合もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定したOneDriveフォルダにJPGファイルを格納するだけで、RPAが自動でPNGファイルへ変換し格納するため、手作業による変換の手間やセキュリティリスクの解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
頻繁にJPGからPNGへの変換作業を行い、オンラインツールでの手作業に手間を感じている方 セキュリティポリシーなどの観点から、オンラインのファイルコンバーターの利用が制限されている方 OneDriveをファイルストレージとして活用しており、ファイル管理業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにJPGファイルを格納するだけで自動的に変換処理が実行されるため、オンラインコンバーターを探して手動で対応する時間を短縮できます 手作業による変換ミスやファイル形式の指定漏れなどを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイル日時が更新日時と一致している場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターサイトでファイルをPNG形式に変換させます データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、変換後のファイル名を任意の形式に整形します 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください 分岐機能では、「ファイル名が.jpgで終わる」といったように、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます RPA機能では、操作対象とするWebページのURLや、操作したい箇所などを実際の環境に合わせて設定してください 正規表現によるデータ置換では、ファイル名など置換したい文字列のルールを自由に設定可能です ファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を固定値や変数を用いて任意に設定できます ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Gmailで受信したJPGをPNGに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信した際に、添付されたJPGファイルを自動でPNG形式に変換し、Google Driveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
JPGファイルをPNGに変換したい際、その都度、オンラインツールで手作業の変換を行っていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル管理のミスにも繋がりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト用の画像など、JPGからPNGへの変換作業を頻繁に行っているWeb担当者やデザイナーの方 オンラインのJPGからPNGへのコンバーターを探して利用する手間をなくしたいと考えている方 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点にファイル変換から格納までが自動処理されるため、オンラインコンバーターを探して手作業で変換する時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分ける条件を指定します 条件に合致した場合、RPA機能でオンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、JPGファイルをPNGファイルに変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（添付ファイルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です RPA機能では、操作対象となるWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の画面に合わせて設定します Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
フローボットの設定を行う前に、下準備をしましょう。
Gmailのマイアプリ登録
マイアプリ一覧で、Gmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」を選択します。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしてください。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
Google Driveのマイアプリ登録
アプリ一覧でGoogle Driveをクリックしましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
今回はブラウザを操作するアクションを行うため、こちらも登録してください。こちら を参考にしてください。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を設定しましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
Yoomで用意しているテンプレートを活用して設定します。
GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
JPGファイルをPNGに変換したい際、その都度、オンラインツールで手作業の変換を行っていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル管理のミスにも繋がりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイト用の画像など、JPGからPNGへの変換作業を頻繁に行っているWeb担当者やデザイナーの方 オンラインのJPGからPNGへのコンバーターを探して利用する手間をなくしたいと考えている方 Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点にファイル変換から格納までが自動処理されるため、オンラインコンバーターを探して手作業で変換する時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分ける条件を指定します 条件に合致した場合、RPA機能でオンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、JPGファイルをPNGファイルに変換します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（添付ファイルの有無など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です RPA機能では、操作対象となるWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の画面に合わせて設定します Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
ステップ3：Gmailのアクションを設定しよう
次にフローボットを設定していきます。
連携アカウントとアクションを選択する画面は設定が完了していますので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
タイトルは変更OKです
Gmailと連携するアカウント情報を確認しておきます
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されています
アプリトリガーのAPI接続設定に進みましょう。
テストが成功したら、保存してください。
ステップ4：分岐の設定をしよう
▼注意事項
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
分岐条件を指定しましょう。
Gmailのトリガーアクションで、メールの内容を取得できましたが、ここではそのメールにファイルが添付されているかどうかを判断する設定を行います。
タイトルは変更できます
オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」を選択しています。
分岐条件は、「取得した値が空ではない」を選択し、隣の入力ボックスは空のままにしておきましょう。
ステップ5：ブラウザを操作する
次にブラウザを操作するアクションの設定を行いましょう。こちら にアクセスして、「Chromeに追加」を選択します。
「拡張機能を追加」をクリックしてください。
Chromeの管理画面に移り、シークレットモードの実行を許可してください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。こちら を確認してください。
設定したらできたら、「ブラウザを操作する」をクリックします。
ブラウザ操作の詳細設定に進みます。こちら を確認してください。
1.URLにアクセス
アクセス名と対象のURLを入力します。
2.ファイルをアップロード
アクション名は任意で設定できます。こちら を確認しましょう。
3.クリック
ブラウザ上でクリックする場面で使用するオペレーションです。
4.待機
ファイルをアップロードする時間を待機して、エラーを防止するためのオペレーションです。
5.ファイルをダウンロード
アクション名とファイルの名称を入力します。
テストが成功したら保存しましょう。
ステップ6：Google Driveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをアップロードする」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択は設定済みですが、以下を確認し、次へをクリックしてください。
タイトルは変更OKです
Google Driveと連携するアカウントを確認します
アクションは「ファイルをアップロードする」に設定されています
API接続設定に進みましょう。
ファイル名は、ブラウザを操作するの取得した値から「ファイル」を選択しましょう。こちら を確認してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「添付ファイル1」を選択し、テストをクリック実行してください
Google Driveにアップロードが成功したら保存しましょう。
ステップ7：動作を確認しよう
最後に作成したフローボットの動作をチェックしておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGmailを活用した様々な自動化を実現できます。
Gmailで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。 AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。 Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。 ■注意事項
Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailメールが届いたらメール文を転送処理してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールの内容を迅速にチームメンバーと共有する必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー カスタマーサポート担当者や営業担当者 2.手動でのメール転送や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者 メール対応のスピードを上げたいカスタマーサービスマネージャー 3.GmailとSlackを日常的に活用している方
Gmailを主要な連絡手段として利用しているユーザー Slackを使ってチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
・チームメンバー全員が同じ情報をリアルタイムで共有できるため、コミュニケーションがスムーズになります。
・メールを手動で転送する手間を省き、自動化することで業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング後の議事録作成や参加者への共有は、重要な業務でありながら手間のかかる作業ではないでしょうか。録画データの確認から文字起こし、要約、メール作成までを手作業で行うと、多くの時間と労力がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画から議事録を作成し、Gmailで参加者に共有までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomミーティング後の議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方 定例会議など、繰り返し発生するミーティングの運用を効率化したいチームリーダーの方 AIや自動化ツールを活用して、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ミーティング終了後の録画ダウンロード、文字起こし、要約、共有メールの作成・送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での議事録共有で起こりがちな、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードしたレコーディングデータを対象に「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。 AI機能で、文字起こしされたテキストを対象に「要約する」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容などを本文に記載して関係者に議事録を共有します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを対象に指定することで、意図したミーティングのみでワークフローを起動させることが可能です。 音声文字起こし機能では、文字起こしを行う音声ファイルや、音声ファイル内の処理範囲を任意で設定できます。 AI機能による要約では、前段で文字起こししたテキストを変数として利用し、「決定事項のみ箇条書きで」といったように要約の条件を自由にカスタマイズできます。 Gmailのアクションでは、宛先・件名・本文を任意で設定でき、ミーティングの参加者情報やAIが生成した要約などを変数として本文に自動で挿入することが可能です。 ■注意事項
Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、Googleカレンダーの予定を自動で更新しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているイベントやタスクの情報を、手作業でGoogleカレンダーに転記したり、関係者にメールで通知したりしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をトリガーにして、Googleカレンダーの予定更新とGmailでの通知を自動で実行し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方 予定の変更が発生するたびに、手作業で関係者へメール連絡をしている方 手作業によるカレンダーの更新ミスや、関係者への連絡漏れをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの情報を更新するだけでカレンダーへの反映とメール通知が完了し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による情報の転記ミスや更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」のアクションを設定して、スプレッドシートの情報をもとにカレンダーの予定を更新します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定の更新を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのファイルやシートを任意のものに設定してください。 Gmailでの通知は、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、スプレッドシートから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、GmailとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから送信された内容をAIで解析し、ドキュメントを作成後、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答を手作業で確認し、その内容を元にAIで文章を生成、さらにドキュメントを作成してGmailで送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、AIによるテキスト生成、Google スプレッドシートでのドキュメント作成、そしてGmailでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した情報を手作業でAIに入力し、ドキュメント作成やメール送信を行っている方 アンケート回答や問い合わせ内容の分析、報告書作成業務の効率化を目指している担当者の方 Googleフォーム、AI、Gmailを活用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答後、AIによる解析、ドキュメント作成、Gmailでの送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記ミスや、AIへの指示の誤り、メール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、フォームに新しい回答が送信されると自動的にフローが起動します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元にAIがテキストを生成するようにします。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成したテキストやフォームの回答内容を元に、あらかじめ用意したテンプレートから書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された書類を添付して指定した宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、生成したいテキストの内容や形式（例：要約、報告書形式、メール文面など）に合わせて、プロンプトを自由に設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成したGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを指定することで、任意のレイアウトやフォーマットで書類を自動作成できます。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、フォームの回答内容やAIが生成したテキストといった前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
まとめ
JPGからPNGへのファイル変換のような定型業務を自動化することで、これまで手作業にかけていた時間を削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、日々の細かなタスクに煩わされることなく、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
