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専用の変換ツールを立ち上げ、ファイルを一つひとつ処理し、所定のフォルダへ保存し直すといった一連の作業を手動で行っていませんか？
こうした定型作業は、単純でありながらも時間がかかり、本来集中すべき設計や修正といったコア業務の時間を奪ってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">特定の場所にアップロードされたPDFファイルを自動的にCADデータへ変換し、指定のストレージサービスに格納できる仕組み</span>があれば、どうでしょうか？
定型作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に日々の業務に取り入れて、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをCADデータに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
チャットツールやフォームなど、普段お使いの様々なツールを起点として、PDFからCADデータへの変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
この自動化により、手作業による変換の手間や保存ミスをなくし、業務効率の向上に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのようなチャットツールで共有されたPDFファイルを、自動でCADデータに変換して任意のストレージに保存できます。</span>
チーム内でのファイル共有からデータ変換、保管までの一連の作業を自動化しませんか？
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じて外部から受け付けたPDFファイルを自動でCADデータに変換し、指定したストレージに格納できます。</span>
取引先からのファイル受付や応募書類の管理といった業務の効率化を図れるため、対応を迅速化したいときにおすすめです。
<span class="mark-yellow">Dropboxのような特定のストレージフォルダにPDFファイルが追加されると、それを検知して自動でCADデータに変換し、別の指定フォルダに保存する</span>こともできます。
既存のファイル管理体制を利用できるため、データ変換プロセスのみをスマートに自動化したいときに便利です。
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsで受信したPDFファイルを検知し、オンラインツールでCADデータに自動で変換後、Boxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
次にYoomとアプリを連携します。
まずはYoomにログインし、画面左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックします。
その後アプリ一覧でアプリ名を選択する画面に進みます。
新規のアプリを登録する際は、この手順で行ってください。
アプリ一覧でMicrosoft Teamsをクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
パスワードを入力しましょう。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録ができました。
アプリ一覧でBoxを選択します。
Boxのログイン画面に進んだら、メールアドレスとパスワードを入力して、承認を選択します。（SSOでログインする場合は、ログイン後に承認を行ってください）
これで Boxのマイアプリ登録ができました。
今回は、ファイルを変換するためにブラウザを操作するアクションを行うので、こちらの登録が必要です。
新規アプリを登録する時と同様に、画面左のマイアプリをクリックしてください。
その後「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順で選択します。
サービス名・識別名は「任意の値」を入力します。
IDには「Chromeのログインアカウント」、パスワードには「Chromeのパスワード」を入力したら、追加をクリックしましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました。
ここではYoomで用意しているテンプレートを活用して、フローボットを設定していきます。
それでは下のバナーをクリックして開き、「詳細を見る」をクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定しています。
先ほどコピーしたテンプレートの「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」は設定ができていますので、以下を確認し、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔しておきましょう。
チームIDは候補から選択します。（候補には、利用しているMicrosoft Teamsのチーム名とIDが一覧で表示されます）
チャネルIDも候補から選択してください。
設定したら、Microsoft Teamsに移動して、トリガーアクション（チャネルにファイル付きのメッセージを送信）を実行しましょう。
その後、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存します。
次に「フォルダ情報を取得する」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」は設定ができていますので、確認して「次へ」を選択します。
チームIDとチャネルIDはMicrosoft Teamsのトリガーで取得したIDと同様のIDを、候補から選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存します。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」は設定が完了しているので、確認して「次へ」を選択します。
API接続設定に進みます。
ドライブIDは、ステップ4のフォルダ情報を取得するアクションで取得した値の「ドライブID」を選択してください。
ファイルIDは、ステップ3のトリガー設定で取得した値から「ファイルID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存します。
次にブラウザを操作するアクションの設定に進みます。
ここでの設定で、PDFをCADデータに変換します。
こちらにアクセスして、「Chromeに追加」する作業を行ってください。
「拡張機能を追加」を選択しましょう。
Chromeの管理画面に移動し、シークレットモードの実行を許可しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックします。
▼注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
今回は操作例として、ファイル変換サイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
URLをカスタマイズして設定する際は、こちらの操作が必要になります。
▼注意事項
ブラウザ操作の詳細設定では、自動化するオペレーションの設定を行います。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
→詳しくはこちらを確認しましょう。
アクション名と対象のURLに任意の内容を設定してください。
アクション名は任意の内容を設定します。
ファイルは、ステップ5のファイルをダウンロード設定で取得した値から、「取得したファイル」を選択してください。
アクション名、ファイルの名称、待機して実行に、任意の内容を設定します。
待機して実行は、ファイルをダウンロードする時に必要な時間を入力してください。
待機してオペレーションを一定時間ストップさせることで、ファイルのダウンロードが終わる前に次のステップへ進み、エラーになることを防止します。
設定できたら、保存するをクリックしましょう。
テストを行い、成功したら保存してください。
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
操作条件の設定をしましょう。
ここでの設定は、元のファイル名から拡張子を削除するために行います。
置換対象には、Microsoft Teamsのトリガー設定で取得した値から「ファイル名」を選択してください。
置換箇所を正規表現で指定は添付画像のように設定します。（テンプレートを使うと、あらかじめ設定されています）
設定後、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」は設定ができているので、確認後、次へをクリックします。
API接続設定を設定します。
ファイル名は正規表現によるデータ置換の設定で取得した値から「置換後の値」を選択し、拡張子「.dwg」をつけてください。
格納先フォルダのコンテンツIDはBoxのURLを確認して設定しましょう。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「CADファイル」（ステップ6で取得した値）を選択し、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存してください。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Slackなどのメッセージツールと連携することで、Boxにファイルがアップロードされことを自動通知できます。
手動での通知作業が削減されるため、情報の共有漏れや共有ミスを防ぎ、業務精度の向上を図りたいときにおすすめです。
PDFからCADデータへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ変換とファイル保存の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーの心配なく、迅速かつ正確にデータを扱うことができます。</span>
これにより、設計担当者や関連スタッフは、単純作業に時間を取られることなく、本来の専門業務である設計やレビューといった創造的な活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築しやすいです。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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