GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方 オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方 ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「このPDF資料、内容を編集したいからWordに変換したい…」
このように、PDFファイルをWord形式に変換する定型作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信したPDFや特定のフォルダに保存されたPDFを自動でWordファイルに変換し、指定のクラウドストレージに自動で保存される仕組み があれば、とても便利です！ファイル形式の変換にかかる一連の手作業から解放され、より創造的なコア業務に集中する時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められます。 手間や時間もかからないので、ぜひ日々の業務に自動化を取り入れて、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルをWordファイルにオンラインで変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方 オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方 ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
PDFをWordに変換する自動化の方法
普段の業務で発生するPDFからWordへのファイル変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
メールをトリガーにしてPDFをWordに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信したことをきっかけに、自動でWordファイルへ変換し、Boxなどの指定の場所に保存する ことができます。
メールで受け取ったファイルの変換から保存まで、一連の作業を完全に自動化し、対応漏れや手間を削減します！
GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方 オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方 ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム送信をトリガーにしてPDFをWordに変換する
YoomのフォームなどでPDFファイルが送信された際に、自動でWordファイルに変換してOneDriveなどのストレージサービスに保存する ことが可能です。
ファイル受付から形式変換、そして保管までをシームレスに連携できるため、手作業によるファイル管理の手間をなくします。
フォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでWordファイルに変換してOneDriveに保存する
試してみる
■概要
書類を編集するためにPDFをWordに変換したいものの、オンラインツールでの手作業が面倒だと感じていませんか。ファイルのアップロードや変換後のダウンロード、指定フォルダへの保存など、一連の作業には意外と手間がかかるものです。このワークフローは、フォームにPDFファイルを送信するだけで、オンラインツールを利用したPDFからWordへの変換、そしてOneDriveへの自動保存までを実現します。手作業による変換プロセスを効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
オンラインツールを利用したPDFからWordへの変換作業を、手作業で行っている方 ファイル変換後のダウンロードやクラウドストレージへの保存を自動化したい方 定型的なファイル変換業務を効率化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、オンラインでのPDFからWordへの変換と保存が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存先の指定ミスやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルを受け付けるフォームを作成します。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、任意のオンライン変換サイトでPDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。 続けて、オペレーションでデータ変換機能を設定し、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、PDFファイル送付用に「ファイルアップロード」項目を設置するなど、設問や回答形式を自由に設定してください。 RPA機能のブラウザ操作では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を任意で設定します。 OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定することが可能です。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ストレージへのアップロードをトリガーにしてPDFをWordに変換する
DropboxなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたら、即座にWordファイルへ変換して別のフォルダに自動で保存する ことも可能です。ストレージ内でのファイル管理とフォーマット変換を効率化し、よりスムーズなファイル活用を実現します。
DropboxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでWordファイルに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務でPDFをWordに変換する必要があるものの、オンラインツールでの手作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした定型作業を自動化します。DropboxにPDFファイルをアップロードするだけで、オンラインで自動的にWordファイルへの変換が行われ、指定のフォルダに保存されるため、ファイル変換に関わる一連の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的にPDFをWordに変換する作業があり、オンラインツールでの手作業をなくしたい方 様々な形式のファイルを取り扱い、変換後のファイル管理を効率化したいと考えている方 手作業によるPDFからWordへの変換ミスや、ファイルの保存漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイルアップロードを起点に、PDFからWordへの変換と保存が自動で行われるため、一連の作業時間を短縮できます。 手作業でのファイル変換や保存が不要になるため、ファイルの選択ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをWord形式に変換します。 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・整形したWordファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、PDFファイルのアップロードを検知するフォルダのパスや、特定のファイル名を条件に指定することが可能です。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したいオンラインの変換サービスのURLや、アップロード・ダウンロードなどの操作手順を自由に設定できます。 変換したWordファイルをDropboxにアップロードする際に、保存先のフォルダパスやファイル名を任意のものにカスタマイズできます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受け取ったPDFをWordに変換・保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでPDFファイルが添付されたメールを受信したら、そのPDFをWordファイルに変換し、自動でBoxの指定フォルダに保存するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとBoxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とBoxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方 オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方 ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとBoxをマイアプリ連携する
Yoomにログインしたら、GmailとBoxのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーになる「マイアプリ」を選択後、「新規接続」を選択します。
Gmailの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。Gmailを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択してください。
Yoomと連携したいアカウントを選択して下さい。
アクセス権限について確認して「続行」を選択します。
「マイアプリ」にGmailが表示されていれば連携完了です。
Boxの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。Boxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」しましょう。
「マイアプリ」にBoxが表示されていれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、Gmailで受け取ったPDFをWordに変換してBoxに保存するフローを作っていきましょう。
GmailでPDFを受信したら、オンラインツールでWordファイルに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したPDFファイルを、オンラインツールを使ってWord形式に手動で変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかりませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のPDFファイルを受信した後の、オンラインでのPDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信したPDFをWordに変換し、関係者に共有する機会が多い方 オンラインのファイル変換サービスを手作業で利用しており、効率化したいと考えている方 ファイル管理にBoxを利用しており、手動でのアップロード作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からオンラインでのファイル変換、Boxへの保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ファイルのダウンロードやアップロード、変換忘れといった手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化の起点となるメールの条件を設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サイトでの操作を記録・設定します。 次に、オペレーションのデータ変換機能で、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、トリガーで取得した情報などを活用して任意に設定することが可能です。
Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択しましょう。
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
※あらかじめ、Gmailでラベルを作成しておきましょう！▶公式HP
以下の赤枠内の「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「特定のラベルのメールを受信したら」のままでもOKです！
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。「トリガーの起動間隔」を設定してください。
【注意事項】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ラベル」を候補から選んでください。
テスト用のPDFファイルを添付したテストメールを送信しましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
※取得した値（アウトプット）について詳しくはこちら をご覧ください。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：分岐オペレーションを設定する
以下の赤枠内の「分岐｜添付ファイルの有無」を選択しましょう。
【注意事項】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件を指定」の設定を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「分岐｜添付ファイルの有無」のままでもOKです！
ステップ5：ブラウザを操作する
以下の赤枠内の「ブラウザを操作する」を選択しましょう。
【注意事項】
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちら もチェックしてみてくださいね。
ブラウザを操作するオペレーションは、それぞれのWebサイトに合った形に自由にカスタマイズしてください。
こちら からChrome拡張機能の「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」を追加します。
右上にある「Google Chromeの設定」の「拡張機能」から「拡張機能を管理」を選択してください。
「Yoomブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の「詳細」を選択します。
「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
Yoomの画面に戻りましょう。「ブラウザの詳細設定」を行います。
「タイトル」を設定してください。デフォルトの「ブラウザを操作する」のままでもOKです。
こちら を参考に設定していきましょう。
「1.URLにアクセス」では、「対象のURL」を任意で設定可能です。今回は操作例として、ilovepdfを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。 設定できたら「保存する」を選択しましょう。
他のアクションも確認して「保存」しましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
ステップ6：データを操作・変換する
以下の赤枠の「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」を選択しましょう。
「操作条件の設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」のままでもOKです！
「変換タイプ」はデフォルトで「正規表現によるデータの置換」が設定されています。
「置換対象」を設定しましょう。「取得した値」を使用できます。
「置換箇所を正規表現で指定」は任意で設定できます。詳細はこちら をご覧ください。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、「取得した値」に反映されます。
ステップ7：Boxでファイルをアップロードする
以下の赤枠の「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「ファイルをアップロード」のままでもOKです。
「API接続設定」を行います。
「ファイル名」を設定しましょう。「取得した値」を使用できます。
「格納先フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
赤枠の部分がコンテンツIDです。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「Word 変換後のファイル」に設定されていることを確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、Boxにファイルがアップロードされます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ8：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Boxに新しい社内資料がアップロードされるたび、内容を確認して要約を作成し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの文字起こしからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保管された資料の内容確認と共有を手作業で行い、非効率に感じている方 社内ドキュメントの要点を迅速に把握し、チームの情報共有を円滑にしたい方 OCRやAIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからSlack通知までの一連の作業が自動化され、手作業による情報確認や共有に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるコピー＆ペーストのミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 次に、オペレーションでAI機能の「要約」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキストデータを要約します。 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをダウンロード」アクションに設定するコンテンツIDは、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した値を設定してください。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です。 AI機能の「要約」アクションでは、要約対象のテキストとして、前のステップであるOCR機能で取得した値を設定します。 Slackの通知メッセージには、前のステップでAI機能が生成した要約結果を含めるように設定しましょう。 ■注意事項
Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの日報や週報などの報告業務において、投稿された内容をコピーし、手作業で書類を作成してBoxに格納するといった作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、AIがテキスト内容を解析してGoogleドキュメントでPDFを自動作成し、Boxの指定フォルダに格納までを自動化することで、こうした定型業務の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで行われる報告業務を効率化したいと考えている方 手作業による書類作成やファイル管理に時間を費やしてしまっている方 報告書のフォーマットを統一し、管理を簡素化したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへの投稿だけでPDFの作成からBoxへの格納までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルへの投稿を検知するように設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsの投稿から必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとにPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsの投稿から抽出したい項目（例：報告者、日付、件名など）を任意で設定できます。 Googleドキュメントで書類を発行する際は、元となるテンプレートのファイルIDや、格納先のGoogle DriveフォルダIDを指定してください。 Boxにファイルを格納する際は、任意のファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを設定できます。 ■注意事項
Microsoft TeamsとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でフォルダ作成を行うので、手間が削減できます。
・音声データを自動で格納するため、ミーティングごとに簡単にデータを管理することができます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
・このフローボットに音声データのAI解析を追加することで、議事録の作成も自動で行うことができます。
（AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。）
■注意事項
・ZoomとboxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
PDFをWordに変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたオンラインツールでの変換やダウンロード、フォルダへの保存といった一連の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより、必要な時にすぐに編集可能な形式のファイルが手に入るため、資料作成や情報共有といった後続の業務に迅速に取り掛かることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
