GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などでSVGファイルを受け取った後、手作業でEPS形式に変換する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの取り扱いに注意が必要なため、時間や手間がかかることも少なくありません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がファイル形式を自動で変換しGoogle Driveへ格納します。手作業で行っていた`convert svg to eps`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったSVGファイルをEPSに変換し、手作業で管理しているデザイナーやアシスタントの方 `convert svg to eps`などのファイル変換作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいと考えている方 ファイル変換時の保存ミスやファイル名の付け間違いなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をきっかけに、SVGからEPSへのファイル変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード、変換、アップロードがなくなるため、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインコンバーターサイトなどでSVGをEPSに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからEPSへの変換に使用する任意のWebサイトを指定し、操作内容を設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
「クライアントから受け取ったSVGファイルを印刷用にEPSへ変換しないと…」 「複数のSVGファイルを一つずつEPSに変換する作業が地味に時間がかかって面倒…」
このように、デザイン業務や資料作成の現場では、SVGからEPSへの変換作業を手作業で行い、手間や時間がかかっていませんか?
もし、特定のメール受信やストレージへのファイル追加をきっかけに、自動でSVGファイルをEPS形式に変換する仕組み があれば、面倒な変換作業から解放され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められ、日々の業務負担を大きく減らせます。ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務を効率化しましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSVGファイルをEPSファイル形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。 「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などでSVGファイルを受け取った後、手作業でEPS形式に変換する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの取り扱いに注意が必要なため、時間や手間がかかることも少なくありません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がファイル形式を自動で変換しGoogle Driveへ格納します。手作業で行っていた`convert svg to eps`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったSVGファイルをEPSに変換し、手作業で管理しているデザイナーやアシスタントの方 `convert svg to eps`などのファイル変換作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいと考えている方 ファイル変換時の保存ミスやファイル名の付け間違いなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をきっかけに、SVGからEPSへのファイル変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード、変換、アップロードがなくなるため、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインコンバーターサイトなどでSVGをEPSに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからEPSへの変換に使用する任意のWebサイトを指定し、操作内容を設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
SVGファイルをEPSファイルへ自動変換する方法
ここからは、様々なツールを起点とした、SVGファイルからEPSファイル形式への自動変換方法を、具体的なユースケースとともにご紹介します。 普段の業務フローに近い事例があれば、ぜひチェックしてみてください。
メールで受信したSVGファイルをEPSに変換する
GmailなどのメールツールでSVGファイルが添付されたメールを受信したタイミングで、RPAがファイル形式を自動でEPSに変換します。
クライアントや協力会社から送られてくるデザインデータの変換・保存作業をまとめて自動化できるため、手間を大幅に削減できます。
GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などでSVGファイルを受け取った後、手作業でEPS形式に変換する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの取り扱いに注意が必要なため、時間や手間がかかることも少なくありません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がファイル形式を自動で変換しGoogle Driveへ格納します。手作業で行っていた`convert svg to eps`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったSVGファイルをEPSに変換し、手作業で管理しているデザイナーやアシスタントの方 `convert svg to eps`などのファイル変換作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいと考えている方 ファイル変換時の保存ミスやファイル名の付け間違いなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をきっかけに、SVGからEPSへのファイル変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード、変換、アップロードがなくなるため、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインコンバーターサイトなどでSVGをEPSに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからEPSへの変換に使用する任意のWebサイトを指定し、操作内容を設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
フォームで受け付けたSVGファイルをEPSに変換する
GoogleフォームなどのフォームツールにSVGファイルが送信された際、自動でEPSファイルに変換できます。
ファイル提出用のフォームを運用している場合でも、収集から形式変換までを一貫して自動化できるため、管理の手間を効率よく省けます。
GoogleフォームでSVGが送信されたら、RPAでEPSに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
デザインデータなどをGoogleフォームで受け取る際、SVGファイルをEPS形式へ手作業で変換・保存する業務に手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、変換漏れや格納ミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにSVGファイルが送信されると、RPAが自動でEPSに変換し指定のDropboxフォルダに格納します。手作業による`convert svg to eps`といったファイル変換業務を効率化し、ミスのないファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったSVGファイルの管理や変換作業を効率化したい方 日常的に`convert svg to eps`などのファイル変換を手作業で行っているデザイナーや制作担当者の方 ファイル変換から格納までの一連のフローを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に変換から格納までを自動化するため、これまで手作業で行っていたSVGからEPSへの変換に関わる時間を短縮できます 人の手によるファイルダウンロードやアップロード作業が介在しないため、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたSVGファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイト上でSVGをEPSに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたEPSファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、起動の対象としたいフォームや、ファイルを取得する質問項目を任意で設定してください RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、`convert svg to eps`の処理を行いたい任意のWebサイトを指定し、実際の変換操作を記録してください Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
ストレージ上のSVGファイルをEPSに変換する
OneDriveやGoogle DriveなどのストレージサービスにSVGファイルがアップロードされたタイミングで、自動的にEPSファイルへ変換し、指定のフォルダに保存する ことが可能です。
ストレージ内のファイル管理と形式変換の工程を、まとめて自動化できます。
OneDriveにSVGが格納されたら、RPAでEPSに変換して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などで、SVGファイルをEPS形式に変換(convert svg to eps)する作業は頻繁に発生します。しかし、その都度オンラインの変換ツールを手動で操作するのは手間がかかり、他の作業を中断させてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、OneDriveにSVGファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換処理を行い、EPSファイルを指定のフォルダへ格納するため、ファイル変換に伴う手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
convert svg to epsといったファイル変換を頻繁に行い、手作業をなくしたいデザイナーの方 外部から受け取ったSVGファイルをEPS形式で管理、活用したいマーケティング担当者の方 ファイル形式の変換作業を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル格納をトリガーに変換から保存までを自動化し、convert svg to epsといった手作業に費やしていた時間を短縮します 手動での変換作業で起こりがちな、ファイルの選択ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能で、格納されたファイルがSVG形式であるかを判断するように設定します 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のSVGファイルをダウンロードします 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル変換サイトを開き、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換処理を実行させます AI機能の「テキスト抽出する」アクションで、変換処理が完了したことを示すページ上のテキストなどを読み取ります 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたEPSファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にファイル変換で使用するWebサイトのURLや操作手順をユーザーの環境に合わせて設定してください OneDriveのトリガー設定時、およびファイルアップロードのアクション設定時には、ファイルの格納元やアップロード先となるフォルダを任意で指定してください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能、ブラウザ操作はサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
メールで受信したSVGファイルをEPSに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでSVGファイルが添付されたメールを受信したら、RPAで自動的にEPSファイルへ変換し、Google Driveに格納するフロー を解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmail、Google Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などでSVGファイルを受け取った後、手作業でEPS形式に変換する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの取り扱いに注意が必要なため、時間や手間がかかることも少なくありません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がファイル形式を自動で変換しGoogle Driveへ格納します。手作業で行っていた`convert svg to eps`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったSVGファイルをEPSに変換し、手作業で管理しているデザイナーやアシスタントの方 `convert svg to eps`などのファイル変換作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいと考えている方 ファイル変換時の保存ミスやファイル名の付け間違いなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をきっかけに、SVGからEPSへのファイル変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード、変換、アップロードがなくなるため、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインコンバーターサイトなどでSVGをEPSに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからEPSへの変換に使用する任意のWebサイトを指定し、操作内容を設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
ステップ1:GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。 最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます!
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です!
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。 検索窓にGoogle Driveと入力し、選択してください。
次の画面で、赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックします。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」を押下しましょう。
「続行」をクリックしたら、Google Driveのマイアプリ連携が完了です!
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう!
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります! Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。 まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
デザイン業務などでSVGファイルを受け取った後、手作業でEPS形式に変換する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの取り扱いに注意が必要なため、時間や手間がかかることも少なくありません。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、RPA機能がファイル形式を自動で変換しGoogle Driveへ格納します。手作業で行っていた`convert svg to eps`のプロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったSVGファイルをEPSに変換し、手作業で管理しているデザイナーやアシスタントの方 `convert svg to eps`などのファイル変換作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいと考えている方 ファイル変換時の保存ミスやファイル名の付け間違いなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をきっかけに、SVGからEPSへのファイル変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード、変換、アップロードがなくなるため、変換忘れや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインコンバーターサイトなどでSVGをEPSに変換する操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、SVGからEPSへの変換に使用する任意のWebサイトを指定し、操作内容を設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。 コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
最初の設定です! ここからは、「GmailでSVGを受信したら、RPAでEPSに変換してGoogle Driveに格納する」 フローを設定していきます。「特定のラベルのメールを受信したら」 をクリックしましょう!
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」 を設定します。 5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです! ※プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。 今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう! 作成方法は、公式HP を参考にしてください。 ※テスト操作のため、赤枠のラベルを作成しました。以下のメールを受信した想定で進めていきます!
Gmailの設定が完了したら、「ラベル」の欄に「候補」から該当のラベルを選択します。
SVGファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう! テストが成功すると、アウトプットが表示されます。 ※表示されたアウトプット は、次の設定で活用できます。
ここまで設定できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4:ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう!
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちら もチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。 まずは、こちら から「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。 そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。 「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう!
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。こちら のヘルプページを参照して、設定を行ってください。
「1.URLにアクセス」では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。これにより、Yoomが自動でブラウザを開いて指定したWebページにアクセスします。 今回は操作例として、以下のサイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
他の工程もクリックしてアクションを指定しながら設定を進めます。
次以降のアクションでは、変換サイトに変換したいSVGファイルをアップロードして、EPSファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
2.ファイルをアップロード、ではアップロードするファイルを選択するので、下記のように添付ファイルをクリックしましょう。
以降、ヘルプページ を参考に1つずつアクションを設定していき、すべて設定ができたら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。アウトプット はこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。 ※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、JPGファイルのダウンロードが可能です。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5:Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です!赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう!
格納先のファイルID :入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
ファイル名 :入力欄下の注釈を参照して任意の名称に設定してください。 ※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。
ファイルの添付方法: 「取得した値を使用する」を選択
ファイル :「ファイル」を選択
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。 アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう!
無事に、EPSファイルに変換されたファイルがアップロードされました。
以上で、「GmailでEPSを受信したら、RPAでJPGに変換してGoogle Driveに格納する」 フローボットの設定が完了です!お疲れ様でした。
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です! 早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Google DriveとRPA機能を使った自動化例
Google Driveを使った自動化例
Yoomでは、Google Driveと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
ここでは、Google Driveにファイルが格納されたタイミングでOCR処理やデータベース登録、さらにチャット通知などを自動で行うテンプレートをご紹介します。手動でのファイル管理や情報転記の手間が省けるため、日々の業務効率を大きく向上させることができます。
ぜひ自社の運用に合った自動化フローを活用し、業務負担を軽減してください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGmailに通知する」ワークフローは、ファイル管理からユーザー管理、通知までを自動化する業務ワークフローです。Google Driveに新しいファイルがアップロードされると、Yoomが自動的にそのファイルをOCRで解析できます。必要な情報を抽出し、Google Workspaceに新しいユーザーとして追加します。さらに、Gmailを通じて関係者に通知を送信することで、情報共有や業務連携をスムーズに行えます。このワークフローを活用すれば、手動でのデータ入力や通知作業にかかる時間と労力を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceを活用している企業のIT担当者 ファイル管理からユーザー追加までのプロセスを自動化したい業務担当者 OCR技術を利用してドキュメントから情報を抽出し、業務に活かしたい方 Gmailを通じた迅速な通知機能を業務フローに取り入れたい方 業務の効率化を図り、手作業の負担を減らしたい経営者やマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、自動的にGoogle Workspaceにユーザーを追加してGmailに通知されるため、手動作業の手間を省けます。 アップロードされたファイルの内容をOCR機能で読み取ってGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、正確なデータ管理が可能です。 自動化によって、手動作業におけるヒューマンエラーを防止でき、迅速な情報共有が実現できます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する
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■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Google スプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。
わざわざPDFファイルの内容を手動で転記する必要がなく、かつ情報の共有まで含めて一貫した業務フローを構築することができます。
また、担当者依頼を途中に加えることによって、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する
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■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書などの内容を、一つひとつ目視で確認しながらNotionに手入力していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ即座に追加するため、こうした書類管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionを利用して、請求書や契約書などの書類管理を行っている方 書類の内容を手作業でデータに転記する業務に、時間的な負担を感じている方 OCR技術を活用して、バックオフィス業務のDXや効率化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Notionへのデータ登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にレコードを追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、ファイルのアップロードを監視したいフォルダを任意で指定してください。 AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象となるファイルや、抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。 Notionの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、OCRで読み取ったどの値をどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などのPDFファイル。その内容を確認して要点をまとめ、転記する作業は、数が多くなるほど手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されるだけで、OCRが内容を読み取り、AIが自動で要約を作成、そしてGoogle スプレッドシートに情報を記録するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保管したPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方 PDFの要約作成やデータ入力を手作業で行い、効率化を検討している方 OCRやAIを活用した業務自動化に関心がある情報システム部門の担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、転記までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるデータの読み間違いや転記ミスを防ぎ、情報の正確性を保つことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 その後、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDなどのアウトプット情報を活用して対象ファイルを指定します。 OCR機能では、読み取り対象のファイル添付方法や、抽出したい特定の項目、使用するAIモデルや言語などを自由に設定できます。 AI機能の要約では、要約するテキストの対象、文字数、含めるべきキーワードなどの条件、出力言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどの情報を記録するかを設定します。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する
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■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
RPA機能を使った自動化例
さまざまなファイル形式の変換を自動化し、業務効率を向上させます。 手動での変換作業をなくし、多様なドキュメントやメディアファイルを自動で最適な形式に変換して保存。これにより、ファイル管理の手間を削減し、必要な形式でデータを利用できます。 様々な業務フローに柔軟に対応し、チーム全体の生産性向上とスムーズな情報共有を実現しましょう。
Boxに動画がアップロードされたら、RPAでMP3に変換し保存する
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■概要
インタビューや会議の録画データなど、動画ファイルから音声のみを抽出してMP3に変換する作業に、手間や時間を取られていませんか。毎回オンラインの変換ツールを手作業で操作するのは、他の業務を圧迫する一因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxに動画ファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で動画をMP3に変換し、指定フォルダに保存するため、こうした定型作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを利用しており、定期的に動画からMP3への変換作業が発生する業務担当者の方 会議の録画データから音声のみを抽出し、文字起こしや議事録作成に活用したいと考えている方 手作業でのファイル変換に費やす時間を削減し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxに動画ファイルをアップロードするだけでMP3への変換と保存が完了するため、これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化し、作業時間を短縮できます。 手動でのファイル選択ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、アップロードされたファイルが動画ファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知した動画ファイルを取得します。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のWebサイトを操作し、ダウンロードした動画ファイルをMP3に変換します。 データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を用いて、出力するファイル名を任意の形式に整えます。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを、任意のフォルダに設定してください。 分岐機能では、ファイル名や拡張子の情報をもとに、処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、動画からMP3への変換(change video to mp3)に使用するWebサイトのURLや、画面上の操作手順などを、ユーザーの環境に合わせて設定可能です。 Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を活用して動的に指定できます。 ■注意事項
BoxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
フォームで送信されたExcelファイルをRPAでjpgファイルに変換し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でExcelファイルをjpg画像に変換する際、都度ツールを立ち上げて手作業で対応していませんか。こうした繰り返し発生する作業は、手間がかかるだけでなく、本来の業務時間を圧迫する一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、フォームにExcelファイルを送信するだけで、RPAが自動でjpgファイルへの変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。手作業で行っていたexcel to jpgの変換プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的に発生するExcelからjpgへのファイル変換作業に手間を感じている方 Google Driveをファイル管理に利用しており、変換から格納までを自動化したい方 手作業によるファイル変換ミスや格納漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルを送信するだけでExcelからjpgへの変換が自動で完了するため、これまで手作業で行っていたファイル変換やアップロードの時間を短縮できます 手動での変換作業で起こりうる、ファイルの選択ミスや保存し忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、変換したいExcelファイルを受け取るフォームを作成します 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインツールなどでExcelファイルをjpgファイルに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたjpgファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
オペレーションのRPA機能では、Excelからjpgへのファイル変換で使用するWebサイトを任意で設定することが可能です また、指定したWebサイト上でのファイル選択や変換ボタンのクリック、ダウンロードといった一連のブラウザ操作も、ご利用の環境に合わせて自由に設定できます ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
メールで届いたPDFファイルの内容を再利用するために、都度手作業でWordに変換していませんか。こうしたルーティンワークは時間がかかる上に、コピー&ペーストのミスも起こりやすく非効率です。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でWord形式に変換し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するPDFをWordに変換する定型業務を効率化したい方 手作業によるファイル形式の変換で発生するミスを防ぎたい方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWordへの変換、OneDriveへの格納までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 人の手によるファイル変換や保存作業をなくすことで、ファイル形式の誤りや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。 RPA機能を使い、任意のオンライン変換サービスなどでPDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。 分岐機能では、前段階で取得した添付ファイルのファイル名などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズしてください。 RPA機能では、実際に操作したいファイル変換サービスのURLやクリックするボタン、入力する項目などを、ご利用の環境に合わせて設定します。 OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、受信したメールの件名や日付といった情報を用いて動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
この記事でご紹介したように、SVGファイルからEPSファイルへの変換作業を自動化すれば、手作業による変換の手間や時間を大幅に削減でき、ミスの防止にもつながります。
この仕組みを活用することで、デザイナーやマーケティング担当者は雑務から解放され、本来のクリエイティブな業務により集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介した自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従って簡単に業務フローを構築できます。 もしファイル変換の自動化に少しでも興味がある方は、まずは無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください。
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