BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「TXTファイルをPDFに変換する作業、毎回手動でやっていて面倒…」
「急いでいる時に限って変換ミスをしてしまい、やり直しに時間がかかってしまう」
このように、手作業によるファイル形式の変換に手間やストレスを感じていませんか？
もし、フォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動的にPDFに変換され、指定の場所に保存される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTXTファイルをPDFに自動で変換する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
TXTファイルをPDFに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、TXTファイルからPDFへの変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
ファイル形式の変換作業は様々な業務で発生するため、この機会に自動化を進めて業務効率を改善しませんか。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にTXTファイルをPDFに変換する
BoxなどのストレージサービスにTXTファイルがアップロードされると、自動でPDFに変換できます。
ファイルのアップロードから変換までの一連の流れを完全に自動化し、手作業による手間やミスをなくしましょう！
BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールを起点にTXTファイルをPDFに変換する
SlackなどのチャットツールにTXTファイルが投稿されたことをきっかけに、自動でPDFに変換することが可能です。
これにより、チーム内でのファイル共有と形式変換のプロセスを円滑化し、コミュニケーションの効率化を図れます。
SlackにTXTファイルが投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してOneDriveに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。オンラインの変換ツールを使う場合でも、ファイルのアップロードやダウンロードといった手作業が発生し、非効率を感じる場面もあります。このワークフローは、SlackにTXTファイルが投稿されるだけでPDFへの変換からOneDriveへの保存までを自動化できるため、手作業でTXTファイルをPDFに変換する方法を探している方に最適で、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるTXTファイルからPDFへの変換プロセスに課題を感じている方
- SlackとOneDriveを日常的に利用し、ファイル管理をさらに効率化したいと考えている方
- 定型的なファイル変換作業を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SlackにTXTファイルを投稿するだけでPDFへの変換とOneDriveへの保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手動でのファイル選択ミスや変換忘れ、保存先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロードする」アクションを設定し、投稿されたTXTファイルを取得します
- 次に、RPA機能（ブラウザ操作）のアクションで、任意のオンラインPDF変換ツールを操作し、ダウンロードしたTXTファイルをPDFに変換します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動する対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能（ブラウザ操作）では、普段利用しているオンラインPDF変換ツールのURLを指定し、ファイルのアップロードや変換ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定できます
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームを起点にTXTファイルをPDFに変換する
Yoomのフォーム機能を利用すればTXTファイルが送信された際に、自動でPDFに変換することも可能です。
問い合わせや申請などで受け取ったファイルを即座に指定の形式に変換するので、後続の業務をスムーズに開始できます。
フォームでTXTファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルを、手作業でPDFに変換する方法をその都度探して対応していませんか。オンラインツールへのアップロードや保存先への格納など、一つ一つは単純な作業ですが、積み重なると大きな手間になります。このワークフローを活用すれば、フォームにTXTファイルを送信するだけで、自動でPDFに変換してGoogle Driveに保存までの一連の流れが完了するため、ファイル形式の変換に伴う手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定型的に発生するTXTファイルのPDF変換作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイル変換とGoogle Driveへの保存に手間やミスを感じている方
- RPAなどを活用して、ファイル形式を変換する方法を模索し、プロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、TXTファイルからPDFへの変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 人の手によるファイルの変換漏れや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、TXTファイルをアップロードするためのフォームを作成します
- 続けて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定します。オンラインのファイル変換ツールにアクセスし、フォームで受け取ったTXTファイルをPDFに変換する操作を記録します
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ファイルアップロード項目以外に、任意の質問項目や回答形式を自由に設定することが可能です
- RPA機能のブラウザ操作では、利用するオンラインの変換ツールへのアクセス先URLや、サイト上での操作内容を自由にカスタマイズできます
- Google Driveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダIDや、フォームの入力内容を組み込んだファイル名を任意に設定できます
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
BoxにアップロードされたTXTファイルをPDFに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Boxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントの準備が必要です。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chromeの拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
ステップ1：Boxをマイアプリ連携
はじめに、BoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomのページで左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.アプリ一覧画面が表示されるので、右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
3.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
4.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにBoxが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
- コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】BoxにTXTファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Boxのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するBoxに、TXTファイルを用意しておきましょう！
- 後続のBoxのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなTXTファイルを用意しました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
タイトルは任意の内容に変更できます。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力したら、「テスト」をクリックし、次へ進みましょう。
4.次の画面が表示されたら、指定したフォルダに用意したファイルを保存してください。
ファイルの保存後、「テスト」をクリックします。
5.「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：Boxのダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作する設定
ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、TXTファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程です。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
- 変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。
また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するTXTファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：データを操作・変換する設定
データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除く設定を行います。
※ここで取得したファイル名（拡張子なし）は、ステップ5で変換したファイルをステップ7でPDFとして保存するときに利用します。
「変換タイプ」が、「正規表現によるデータの置換」になっていることを確認してください。
変換タイプには、他にも以下の種類があります。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から「ファイル名」を選択します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力します。
テンプレートを使うと、あらかじめ設定されています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：Boxのアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から「置換後の値」を選択してください。
末尾に拡張子「.pdf」を忘れずに入力しましょう。
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、Boxにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Googleフォームと連携することで、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方
- 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの添付ファイルを、手作業でBoxに保存している方
- 取引先からの請求書などを管理しており、保存漏れや格納ミスを防ぎたい方
- チーム内でのファイル管理プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルダウンロードやアップロード作業がなくなることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。件名を指定することで、特定のメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のフローで取得したメールの件名などを組み合わせる設定が可能です。
- ファイル名には、メールの受信日時や送信者といった動的な情報を「変数」として埋め込むこともでき、より検索・管理しやすいファイル名の命名規則を自動で適用できます。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
TXTファイルからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。これにより、書類管理の標準化が進み、必要な情報をいつでも望む形式でスムーズに共有できる体制が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築しやすいです。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
