【簡単設定】Google スプレッドシートのシートを自動でコピーする方法

メールの受信をトリガーにGoogle スプレッドシートのシートをコピーする

<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google スプレッドシートのシートを自動でコピーする</span>ことも可能です。報告書やデータ収集の起点となるメール情報をスムーズにスプレッドシートへ反映させ、管理を効率化できます！

チャットツールへの投稿をトリガーにGoogle スプレッドシートのシートをコピーする

<span class="mark-yellow">Google Chatなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、関連するGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピーします。</span>チャットでの指示や依頼内容を元にした作業用シートの準備が迅速に行え、対応漏れを防ぎます！

フォーム回答時にGoogle スプレッドシートのシートをコピーするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、フォームで新しい回答が送信された際に、指定したGoogle スプレッドシートの特定のシートを自動でコピーするフローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携

まず今回使用するGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録しましょう。

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるフォーム設定

フォームが回答されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。

Yoomのフォーム設定が表示されます。
なお、今回は「案件名」と「クライアント名」がすでに設定されていますが、ここで設定済みのフォームがコピーしたスプレッドシート名になるため、そのように設定を行ってください。
※Yoomフォームの設定方法について、詳しくはこちらをご確認ください。

完了ページの箇所には、送信後の画面に表示される文言が設定できます。
送信したことが分かるように設定すると分かりやすくなります。

入力後「次へ」をクリックするとフォームの表示確認と詳細設定が表示されます。
各項目に想定される回答を入力しましょう。
入力すると、今後の設定で、この回答が取得した値として入力に使用することが可能です。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートをコピーする

Google スプレッドシートをコピーするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

設定画面が表示されるので、内容に従ってGoogle スプレッドシートの内容を入力しましょう。

以下の画面のように連携したGoogle スプレッドシートのアカウントから取得した候補を使用すると簡単に入力することが可能です。

入力後「テスト」をクリックすると、実際にGoogle スプレッドシートのシートIDとシート名が取得されます。
取得の確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：シート名を変更する

コピーしたGoogle スプレッドシートの名前を変更するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

API接続設定が表示されるので引き続き設定を進めましょう。
スプレッドシートIDは、コピー先のGoogle スプレッドシートを以下のように表示される候補から選択しましょう。

シートIDは、コピー先のGoogle スプレッドシートから取得しましょう。

シート名はデフォルトで設定されていたフォームの回答が入力されています。
フォームを変更した場合はボックス内をクリックし、アウトプットから入力し直しましょう。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、実際にシート名が変更されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックし次の設定に進みます。

ステップ6：レコードを追加する

最後にコピーしたGoogle スプレッドシートにレコードを追加し、内容を更新するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

データベースの連携の箇所には、コピーしたGoogle スプレッドシートの内容を入力しましょう。
以下の画面のように候補から選択することも可能です。

テーブル範囲にはGoogle スプレッドシートのヘッダの範囲を入力しましょう。

追加するレコードの値の設定画面が表示されるので、内容を入力していきます。
以下の画面のように、任意の項目にフォームから取得した値を入力してみましょう。

入力後「テスト」をクリックします。
実際にGoogle スプレッドシートに、指定した内容が入力されているか確認しましょう。
確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化テンプレート事例

Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

Google スプレッドシートのシートコピーを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた繰り返し作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができます。</span>

これにより、例えば月次レポートのテンプレート準備や、プロジェクトごとの進捗管理シートの作成といった定型業務から解放され、より分析的な業務や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を確保できるかもしれませんよね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！