フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
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■概要
フォームからの回答があるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのシートをコピーし、情報を転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の回答ごとにシートを分けたい場合、作業負荷は増え、ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートをコピーし、回答内容を転記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた回答をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業でシートをコピーしている方 特定のフォーム回答ごとに新しいシートを作成し、情報を整理したいと考えている担当者の方 フォーム回答後のデータ処理を効率化し、入力作業の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートのシートコピーと情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートへの情報転記といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、使用するフォームと連携します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートファイルとシートを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート名を更新する」アクションを設定し、新しくコピーされたシートの名前を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーした新しいシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを利用する際には、コピー元となるテンプレートシートを含むGoogle スプレッドシートのファイルを事前に作成しておく必要があります。 フォームトリガーで連携するフォームや、Google スプレッドシートのどのファイルを対象とするか、コピーするシート名、コピー後に設定する新しいシート名、フォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に追加するかなどを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
Google スプレッドシートのシートコピーを自動化する方法
Google スプレッドシートのシートコピーを自動化することで、手作業による手間を削減し、業務効率を向上させる方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
様々なトリガーからシートコピーを自動化できるので、あなたの業務に合ったパターンが見つかるはずです。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信をトリガーにGoogle スプレッドシートのシートをコピーする
フォームからの新しい回答やお申し込みがあった際に、自動でGoogle スプレッドシートの特定のシートをコピーする ことが可能です。手動でのコピー作業や転記ミスを防ぎ、迅速なデータ整理を実現しましょう！
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
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■概要
フォームからの回答があるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのシートをコピーし、情報を転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の回答ごとにシートを分けたい場合、作業負荷は増え、ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートをコピーし、回答内容を転記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた回答をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業でシートをコピーしている方 特定のフォーム回答ごとに新しいシートを作成し、情報を整理したいと考えている担当者の方 フォーム回答後のデータ処理を効率化し、入力作業の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートのシートコピーと情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートへの情報転記といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、使用するフォームと連携します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートファイルとシートを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート名を更新する」アクションを設定し、新しくコピーされたシートの名前を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーした新しいシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを利用する際には、コピー元となるテンプレートシートを含むGoogle スプレッドシートのファイルを事前に作成しておく必要があります。 フォームトリガーで連携するフォームや、Google スプレッドシートのどのファイルを対象とするか、コピーするシート名、コピー後に設定する新しいシート名、フォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に追加するかなどを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
メールの受信をトリガーにGoogle スプレッドシートのシートをコピーする
Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google スプレッドシートのシートを自動でコピーする ことも可能です。報告書やデータ収集の起点となるメール情報をスムーズにスプレッドシートへ反映させ、管理を効率化できます！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
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■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、内容を確認してGoogle スプレッドシートに情報を転記し、さらにシートをコピーして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、Google スプレッドシートで自動的にシートをコピーし、必要な情報を転記するため、手作業による煩雑さや入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGoogle スプレッドシートを用いた情報管理に、手作業が多く時間を要している方 特定のメール情報を基に定期的にGoogle スプレッドシートを更新、複製している担当者の方 メール対応とデータ入力の二重作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルのメールを受信すると自動で処理が実行されるため、手作業でのシートコピーや情報入力の時間を削減できます。 人の手を介さないため、メールの見落としやスプレッドシートへの転記ミス、コピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、Gmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、AI機能を活用し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、取得したメール本文から必要な情報を抽出します。 その後、Google スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートシートを複製します。 続けて、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションで、コピーしたシートの名称を適切なものに変更します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、AIによって抽出した情報をコピーしたシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理の対象とするか、ラベル名を任意で指定してください。 AIによる「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を、どの程度の文字数で抽出するかを、業務内容に合わせてカスタム設定してください。 Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやシート名、コピー先のシート名の命名規則、レコードを追加する際のセル位置などを、運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールへの投稿をトリガーにGoogle スプレッドシートのシートをコピーする
Google Chatなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、関連するGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピーします。 チャットでの指示や依頼内容を元にした作業用シートの準備が迅速に行え、対応漏れを防ぎます！
Google Chatで特定の投稿があったら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
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■概要
Google Chatでの特定の連絡や報告を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピーし管理するのは、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、その作業負荷は決して小さくありません。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをトリガーとして、Google スプレッドシートのシートコピーや情報追記を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatの投稿内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 特定の報告や依頼をGoogle Chatで受け付け、Google スプレッドシートでタスク管理をしているチームリーダーの方 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えているビジネスパーソンの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへの特定投稿後、Google スプレッドシートへのシートコピーやデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。 次に、トリガーとしてGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能を設定し、特定の語句が含まれるメッセージのみを処理対象とするよう条件を設定します。 続いて、AI機能を活用し、メッセージ本文から必要な情報を抽出するよう設定します。 次に、Google スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションで指定したシートを複製します。 さらに、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を適切なものに変更します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を新しいシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知を受け取るスペースを任意で指定、または変更することが可能です。 分岐条件は、処理対象とするメッセージを特定するためのキーワードや条件を、業務内容に合わせて自由に設定、カスタムできます。 AIによるテキスト抽出オペレーションでは、抽出対象とするデータの種類や文字数の上限などを、必要に応じて調整、カスタムすることが可能です。 ■注意事項
Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答時にGoogle スプレッドシートのシートをコピーするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで新しい回答が送信された際に、指定したGoogle スプレッドシートの特定のシートを自動でコピーするフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
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■概要
フォームからの回答があるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのシートをコピーし、情報を転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の回答ごとにシートを分けたい場合、作業負荷は増え、ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートをコピーし、回答内容を転記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた回答をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業でシートをコピーしている方 特定のフォーム回答ごとに新しいシートを作成し、情報を整理したいと考えている担当者の方 フォーム回答後のデータ処理を効率化し、入力作業の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートのシートコピーと情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートへの情報転記といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、使用するフォームと連携します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートファイルとシートを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート名を更新する」アクションを設定し、新しくコピーされたシートの名前を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーした新しいシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを利用する際には、コピー元となるテンプレートシートを含むGoogle スプレッドシートのファイルを事前に作成しておく必要があります。 フォームトリガーで連携するフォームや、Google スプレッドシートのどのファイルを対象とするか、コピーするシート名、コピー後に設定する新しいシート名、フォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に追加するかなどを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
まず今回使用するGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録しましょう。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
フォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートでシートをコピーする
試してみる
■概要
フォームからの回答があるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのシートをコピーし、情報を転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の回答ごとにシートを分けたい場合、作業負荷は増え、ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートをコピーし、回答内容を転記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた回答をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業でシートをコピーしている方 特定のフォーム回答ごとに新しいシートを作成し、情報を整理したいと考えている担当者の方 フォーム回答後のデータ処理を効率化し、入力作業の負担を軽減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートのシートコピーと情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートへの情報転記といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、使用するフォームと連携します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートファイルとシートを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート名を更新する」アクションを設定し、新しくコピーされたシートの名前を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーした新しいシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを利用する際には、コピー元となるテンプレートシートを含むGoogle スプレッドシートのファイルを事前に作成しておく必要があります。 フォームトリガーで連携するフォームや、Google スプレッドシートのどのファイルを対象とするか、コピーするシート名、コピー後に設定する新しいシート名、フォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に追加するかなどを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるフォーム設定
フォームが回答されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行いましょう。
Yoomのフォーム設定が表示されます。こちら をご確認ください。
完了ページの箇所には、送信後の画面に表示される文言が設定できます。
入力後「次へ」をクリックするとフォームの表示確認と詳細設定が表示されます。こちら をご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートをコピーする
Google スプレッドシートをコピーするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
設定画面が表示されるので、内容に従ってGoogle スプレッドシートの内容を入力しましょう。
以下の画面のように連携したGoogle スプレッドシートのアカウントから取得した候補を使用すると簡単に入力することが可能です。
入力後「テスト」をクリックすると、実際にGoogle スプレッドシートのシートIDとシート名が取得されます。
ステップ5：シート名を変更する
コピーしたGoogle スプレッドシートの名前を変更するための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので引き続き設定を進めましょう。
シートIDは、コピー先のGoogle スプレッドシートから取得しましょう。
シート名はデフォルトで設定されていたフォームの回答が入力されています。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、実際にシート名が変更されているか確認しましょう。
ステップ6：レコードを追加する
最後にコピーしたGoogle スプレッドシートにレコードを追加し、内容を更新するための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
データベースの連携の箇所には、コピーしたGoogle スプレッドシートの内容を入力しましょう。
テーブル範囲にはGoogle スプレッドシートのヘッダの範囲を入力しましょう。
追加するレコードの値の設定画面が表示されるので、内容を入力していきます。
入力後「テスト」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化テンプレート事例
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
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■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
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■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google スプレッドシートのシートコピーを自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができます。
これにより、例えば月次レポートのテンプレート準備や、プロジェクトごとの進捗管理シートの作成といった定型業務から解放され、より分析的な業務や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を確保できるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォーム から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
