「Pipedriveで取引が特定のステージに進んだら、その都度情報をコピーして見積書や請求書を作成する作業、自動化できないかな…」
「手作業での書類作成は時間がかかるし、入力ミスが起きないか心配で他の業務に集中できない…」
このように、Pipedriveの取引情報をもとにした契約書などの書類作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Pipedriveで取引が更新されたタイミングを検知し、その情報をもとにテンプレートを使って見積書や請求書、契約書といった各種書類を自動で作成できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの悩みから解放され、より重要な営業活動や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Pipedriveの取引情報をもとに各種書類を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Pipedriveで特定条件の取引が追加されたら、Google スプレッドシートで書類を発行しGmailで通知する
試してみる
■概要
Pipedriveで新しい取引が発生するたびに、手作業で見積書や請求書などの書類を作成し、メールで送付する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Pipedriveで特定の条件を満たす取引が追加された際に、Google スプレッドシートの雛形を利用した書類作成からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveでの取引管理と連携した書類作成業務を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による書類作成やメール通知で発生するミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な事務作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveに指定条件の取引が追加されると自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の作成漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、自動化の対象としたい取引の条件（例：特定の金額以上、特定の担当者など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際に、元となる雛形ファイルや作成後のファイル名、格納先のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Pipedriveの取引情報から書類を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Pipedriveで特定の条件を満たす取引が追加された際に、Google スプレッドシートのテンプレートを用いて書類を自動で発行し、Gmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Pipedrive／Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Pipedrive、Google スプレッドシート、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Pipedriveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Pipedriveで特定条件の取引が追加されたら、Google スプレッドシートで書類を発行しGmailで通知する
試してみる
■概要
Pipedriveで新しい取引が発生するたびに、手作業で見積書や請求書などの書類を作成し、メールで送付する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Pipedriveで特定の条件を満たす取引が追加された際に、Google スプレッドシートの雛形を利用した書類作成からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveでの取引管理と連携した書類作成業務を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による書類作成やメール通知で発生するミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な事務作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveに指定条件の取引が追加されると自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の作成漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、自動化の対象としたい取引の条件（例：特定の金額以上、特定の担当者など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際に、元となる雛形ファイルや作成後のファイル名、格納先のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Pipedrive、Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の設定方法をご確認の上、マイアプリ登録をお試しください。
Pipedriveのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Pipedriveで特定条件の取引が追加されたら、Google スプレッドシートで書類を発行しGmailで通知する
試してみる
■概要
Pipedriveで新しい取引が発生するたびに、手作業で見積書や請求書などの書類を作成し、メールで送付する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Pipedriveで特定の条件を満たす取引が追加された際に、Google スプレッドシートの雛形を利用した書類作成からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveでの取引管理と連携した書類作成業務を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による書類作成やメール通知で発生するミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な事務作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveに指定条件の取引が追加されると自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の作成漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、自動化の対象としたい取引の条件（例：特定の金額以上、特定の担当者など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際に、元となる雛形ファイルや作成後のファイル名、格納先のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Pipedriveのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「取引が追加されたら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「WebhookURLを登録」を押し、WebhookURLの登録に成功したら「次へ」で進みます。
今回のWebhookイベントが「取引の追加」なので、Pipedriveのページに移動し、取引を追加します。
取引の追加が完了したらYoom設定画面に戻り、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
これで取引の追加でトリガーが起動する設定ができました。
「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4:分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
ここはすでにデフォルトで値が入っています。
今回は取引金額が「1000000」より上のもののみ書類を発行する設定としています。
必要に応じて変更をお試しください。
確認、設定ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ5：Google スプレッドシートで書類を発行する
次にGoogle スプレッドシートを使って書類を発行していきます。「書類を発行する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は雛型書類をコピーして書類を作成していくので、Google スプレッドシートに以下のような雛型書類を作成しておきます。
なお、コンテンツを{}で括っておくと置換の際便利なので、お試しください。
上記で作った雛型書類が設定画面の「候補」に反映されますので、そちらから選択していきます。
作成した書類を保存するGoogle Drive上のファイルも選択します。
保存する際の出力ファイル名も同時に入力しましょう。今回は「取得した値」の項目を使い、わかりやすく入力してみました。
入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。
