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【簡単設定】Google スプレッドシートのデータで自動で書類を作成する方法
Google スプレッドシートで管理しているデータを活用して書類を作成する場合、必要なデータを検索してコピー＆ペーストしたり、時にはタイピングをして入力したり…といったアクションが必要となるはずです。
特別難しいフローではないものの、量が多い場合には負担に感じたり、集中力が限界を迎えてしまい転記ミスをしてしまったり、なんて経験がありませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Google スプレッドシートを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればGoogle スプレッドシートに格納しているデータを活用した書類作成がオートメーション化され、事務作業が効率的に行えるようになるかもしれません。
そこで本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのデータで書類を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、Google スプレッドシートのデータで書類を自動作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle スプレッドシートの書類作成を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google スプレッドシートのデータをメールで自動送信・転送する
Google スプレッドシートの顧客情報更新をトリガーに自動的に書類を作成して、メールで送信するフローとなっています。
請求書や契約書の発行や通知を自動化したい方におすすめのフローです。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
こちらもGoogle スプレッドシートの顧客情報が更新された際に、書類を作成してチャットツールに通知する自動化になっています。
チーム内で書類の共有を行う際に便利なフローです。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この手作業は、コピー＆ペーストによる入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動で書類が発行されChatworkに通知されるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとChatworkを用いた定型業務に課題を感じている方
- 手作業での書類作成や情報共有に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手動でのデータ転記やファイル添付によるミスをなくし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新を起点に、書類発行から通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業やファイル添付が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類ファイルを指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Chatworkの「ファイルをアップロードする」では、送信先のルームを指定できる他、メッセージ内容に固定テキストや、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この手作業は、コピー＆ペーストによる入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動で書類が発行されChatworkに通知されるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとChatworkを用いた定型業務に課題を感じている方
- 手作業での書類作成や情報共有に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手動でのデータ転記やファイル添付によるミスをなくし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新を起点に、書類発行から通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業やファイル添付が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類ファイルを指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Chatworkの「ファイルをアップロードする」では、送信先のルームを指定できる他、メッセージ内容に固定テキストや、Google スプレッドシートから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する
Google スプレッドシートの契約情報や顧客情報を基に書類を作成し、ストレージサービスに格納するフローとなっています。
書類作成だけでなく、保管も自動化されるため、書類の紛失防止に役立つでしょう。
■概要
海外企業との取引が増える中で、契約情報の管理や多言語での書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートの情報を手作業で翻訳し、契約書を作成・送付するプロセスは時間がかかるうえ、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基にDeepLで自動翻訳し、契約書の発行、メール送付、OneDriveへの保存までを自動化でき、国際契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報から、手作業で契約書を作成している方
- 海外との取引が多く、DeepLを使った翻訳や書類送付の手間を削減したい法務や営業担当者の方
- 契約書の作成からOneDriveへの保管まで、一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールで契約情報の取得から書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや翻訳漏れ、送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、DeepL、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、フローを起動する日時を定めます。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで契約情報が記載された行の情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコードを1件ずつ処理するようにします。
- オペレーションでDeepL APIを選択し、「テキストを翻訳」アクションで取得した情報を指定の言語に翻訳します。
- オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで翻訳した内容を反映した契約書を生成します。
- オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成した契約書を添付して取引先に送付します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行した契約書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」では、対象のスプレッドシートID、タブ名、情報を取得したいテーブルの範囲を正確に指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
- 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得した値の中から、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください。
- DeepL APIの「テキストを翻訳」では、翻訳したいテキスト（スプレッドシートのどの列か）と、翻訳先の言語（英語、中国語など）を指定します。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ用意した契約書の雛形ドキュメントのIDや格納先のフォルダID、出力ファイル名などを指定します。
- Yoomの「メールを送る」では、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、前のオペレーションで取得したファイル名などを本文に差し込むことも可能です。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、保存先のドライブIDやフォルダID、ファイル名などを指定して、契約書を格納する場所を任意に設定してください。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、見積書などを頻繁に手作業で作成している営業担当者の方
- 顧客情報の更新から書類発行、保存までを効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ノンコア業務を自動化することで、より重要度の高い戦略的な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行と保存が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を改善します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、顧客情報などの更新を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにフローを分岐させます。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、書類の雛形となるファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報と雛形をもとに書類を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲や列を任意で指定できます。
- 分岐機能では、前のステップで取得したスプレッドシートの情報（特定の列の値など）を基に、後続のオペレーションを処理する条件を自由に設定できます。
- Google Driveでファイルを検索する際、書類の雛形が格納されている特定のフォルダIDやファイル名を指定することが可能です。
- 書類を発行するアクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分をどのデータに置換するかの条件も設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
海外企業との取引が増える中で、契約情報の管理や多言語での書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートの情報を手作業で翻訳し、契約書を作成・送付するプロセスは時間がかかるうえ、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基にDeepLで自動翻訳し、契約書の発行、メール送付、OneDriveへの保存までを自動化でき、国際契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報から、手作業で契約書を作成している方
- 海外との取引が多く、DeepLを使った翻訳や書類送付の手間を削減したい法務や営業担当者の方
- 契約書の作成からOneDriveへの保管まで、一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールで契約情報の取得から書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや翻訳漏れ、送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、DeepL、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、フローを起動する日時を定めます。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで契約情報が記載された行の情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコードを1件ずつ処理するようにします。
- オペレーションでDeepL APIを選択し、「テキストを翻訳」アクションで取得した情報を指定の言語に翻訳します。
- オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで翻訳した内容を反映した契約書を生成します。
- オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成した契約書を添付して取引先に送付します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行した契約書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」では、対象のスプレッドシートID、タブ名、情報を取得したいテーブルの範囲を正確に指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
- 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得した値の中から、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください。
- DeepL APIの「テキストを翻訳」では、翻訳したいテキスト（スプレッドシートのどの列か）と、翻訳先の言語（英語、中国語など）を指定します。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ用意した契約書の雛形ドキュメントのIDや格納先のフォルダID、出力ファイル名などを指定します。
- Yoomの「メールを送る」では、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、前のオペレーションで取得したファイル名などを本文に差し込むことも可能です。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、保存先のドライブIDやフォルダID、ファイル名などを指定して、契約書を格納する場所を任意に設定してください。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、見積書などを頻繁に手作業で作成している営業担当者の方
- 顧客情報の更新から書類発行、保存までを効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ノンコア業務を自動化することで、より重要度の高い戦略的な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行と保存が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を改善します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、顧客情報などの更新を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにフローを分岐させます。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、書類の雛形となるファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報と雛形をもとに書類を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲や列を任意で指定できます。
- 分岐機能では、前のステップで取得したスプレッドシートの情報（特定の列の値など）を基に、後続のオペレーションを処理する条件を自由に設定できます。
- Google Driveでファイルを検索する際、書類の雛形が格納されている特定のフォルダIDやファイル名を指定することが可能です。
- 書類を発行するアクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分をどのデータに置換するかの条件も設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートのデータで書類を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle スプレッドシートで書類を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ登録
Google スプレッドシートとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle スプレッドシートを探すか、検索機能を活用しましょう。
いかの画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックしましょう。
Outlookの連携方法
先ほどと同様に、一覧からOutlookを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Outlookにログインしましょう。
自身のマイアプリ欄に、Google スプレッドシートとOutlookが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
- 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Google スプレッドシートに顧客情報が更新されたらフローボットを起動する設定を行うため、「行が更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートに移動し、テスト用に顧客情報を登録しましょう。
今回は請求書を作成する想定なので、以下のように設定しました。
Yoom画面に戻り、設定方法を確認してください。
スクロールし、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
次に、以下の設定を行いましょう。
- 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
- 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
- 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はF
※項目が終わっている列のアルファベットを指定してください。 - 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
値が重複した場合正しく動かない場合がありますので、注意しましょう。
今回は顧客名の列のA列を指定しました。 - 「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
※今回はメールアドレスが更新されたら検知する設定にするので、B列を指定します。
どの列を指定するかは任意で設定します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
「テスト成功」と表示され、Google スプレッドシートの値を取得できます。
以下のようにアウトプットが表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:Google スプレッドシートで書類を発行する設定
続いて、書類を発行する設定を行うため、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
スクロールし、雛形書類を準備してください。
今回は以下のような雛形書類を準備しました。
雛形書類についてはこちらをご確認ください。
Yoom画面に戻り、スプレッドシートのファイルIDを設定しましょう。
候補または説明に従って設定してください。
次に、発行書類の設定を行いましょう。
- 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→候補または説明に従って設定
- 「出力ファイル名」→アウトプットを活用して設定
ファイル名にアウトプットを活用すると、顧客名や会社名が記載されたファイル名を作成できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
置換後の文字列を設定してください。
「行が更新されたら」のアウトプットを活用したり、日付情報を活用して設定を行いましょう。
全ての項目の設定が完了したら、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
格納先のGoogle Driveを確認すると、PDFデータが作成されているはずです！
ステップ5:Outlookでメールを送信する設定
続いて、Outlookでメールを送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールし、「To」にメールを送信する宛先を設定しましょう。
今回は、Google スプレッドシートにメールアドレスを入力しておいたので、以下のように設定しました。
次に、「件名」を設定しましょう。
以下のように顧客名を活用することもできますので、任意で設定してください。
「本文」を任意で設定し、「添付ファイル」を以下のように設定しましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認してください。
確認できたら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
送信先を確認すると、以下のように書類が添付されているはずです！
ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがGoogle スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付するフローでした。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもGoogle スプレッドシートを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
■注意事項- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
■概要Meta広告（Facebook）の運用において、日々のレポート作成は重要な業務ですが、毎日手作業でデータを取得し、転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMeta広告（Facebook）からレポートを自動で取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。レポート作成業務を自動化し、分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- Meta広告（Facebook）の日次レポート作成を手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数の広告アカウントを管理しており、データ集計の工数を削減したい広告代理店の方
- 広告データをGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間にMeta広告（Facebook）からレポートを自動で取得するため、手作業でのデータ集計にかかっていた時間を短縮できます。
- Google スプレッドシートへのデータ転記も自動で行われるので、手作業によるコピー＆ペーストのミスや数値の入力漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Meta広告（Facebook）とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日10時」など、フローを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでMeta広告（Facebook）の「広告レポートの作成」アクションを設定します。
- 続いて、同じくMeta広告（Facebook）の「広告レポートを取得」アクションを設定し、作成されたレポートデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「Google スプレッドシートに格納する」アクションを設定し、取得したレポート情報を指定のスプレッドシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、レポートを取得したい任意の曜日や時間帯にカスタマイズが可能です。
- Meta広告（Facebook）のレポート作成アクションでは、対象としたい広告アカウントのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに記録する際、インプレッション数やクリック数、費用など、取得したいレポート項目を任意で設定できます。
■注意事項- Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方
- 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方
- DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。
- 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Meta広告（Facebook）の日次レポート作成を手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数の広告アカウントを管理しており、データ集計の工数を削減したい広告代理店の方
- 広告データをGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を自動化したい方
- 毎日決まった時間にMeta広告（Facebook）からレポートを自動で取得するため、手作業でのデータ集計にかかっていた時間を短縮できます。
- Google スプレッドシートへのデータ転記も自動で行われるので、手作業によるコピー＆ペーストのミスや数値の入力漏れを防ぎます。
- はじめに、Meta広告（Facebook）とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日10時」など、フローを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでMeta広告（Facebook）の「広告レポートの作成」アクションを設定します。
- 続いて、同じくMeta広告（Facebook）の「広告レポートを取得」アクションを設定し、作成されたレポートデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「Google スプレッドシートに格納する」アクションを設定し、取得したレポート情報を指定のスプレッドシートに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、レポートを取得したい任意の曜日や時間帯にカスタマイズが可能です。
- Meta広告（Facebook）のレポート作成アクションでは、対象としたい広告アカウントのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに記録する際、インプレッション数やクリック数、費用など、取得したいレポート項目を任意で設定できます。
- Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方
- 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方
- DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。
- 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
Google スプレッドシートのデータを送信・転送することで書類作成が自動化できることがお分かりいただけたかと思います！
これで転記ミスのようなヒューマンエラーや、時間を費やして多くの書類を作成することが削減でき、業務負担の軽減や、正確なデータを活用した書類の作成ができそうですよね！
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にGoogle スプレッドシートを活用した自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
