【簡単設定】Google スプレッドシートのデータで自動で書類を作成する方法

Google スプレッドシートで管理しているデータを活用して書類を作成する場合、必要なデータを検索してコピー＆ペーストしたり、時にはタイピングをして入力したり…といったアクションが必要となるはずです。
特別難しいフローではないものの、量が多い場合には負担に感じたり、集中力が限界を迎えてしまい転記ミスをしてしまったり、なんて経験がありませんか？

このようなお悩みを抱えているのであれば、Google スプレッドシートを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればGoogle スプレッドシートに格納しているデータを活用した書類作成がオートメーション化され、事務作業が効率的に行えるようになるかもしれません。

<span class="mark-yellow">そこで本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！</span>
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google スプレッドシートのデータで書類を自動で作成する様々な方法

いろいろな方法で、Google スプレッドシートのデータで書類を自動作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle スプレッドシートの書類作成を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

Google スプレッドシートのデータをメールで自動送信・転送する

Google スプレッドシートの顧客情報更新をトリガーに自動的に書類を作成して、メールで送信するフローとなっています。
請求書や契約書の発行や通知を自動化したい方におすすめのフローです。

Google スプレッドシートのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

こちらもGoogle スプレッドシートの顧客情報が更新された際に、書類を作成してチャットツールに通知する自動化になっています。
チーム内で書類の共有を行う際に便利なフローです。

Google スプレッドシートのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する

Google スプレッドシートの契約情報や顧客情報を基に書類を作成し、ストレージサービスに格納するフローとなっています。
書類作成だけでなく、保管も自動化されるため、書類の紛失防止に役立つでしょう。

Google スプレッドシートのデータで書類を自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogle スプレッドシートで書類を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogle スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Google スプレッドシートのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Google スプレッドシートの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle スプレッドシートを探すか、検索機能を活用しましょう。
いかの画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。

以下の画面が表示されるので、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックしましょう。

Outlookの連携方法

先ほどと同様に、一覧からOutlookを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Outlookにログインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、Google スプレッドシートとOutlookが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Google スプレッドシートに顧客情報が更新されたらフローボットを起動する設定を行うため、「行が更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートに移動し、テスト用に顧客情報を登録しましょう。
今回は請求書を作成する想定なので、以下のように設定しました。

Yoom画面に戻り、設定方法を確認してください。

スクロールし、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。

次に、以下の設定を行いましょう。

「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はF
※項目が終わっている列のアルファベットを指定してください。
「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
値が重複した場合正しく動かない場合がありますので、注意しましょう。
今回は顧客名の列のA列を指定しました。
「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
※今回はメールアドレスが更新されたら検知する設定にするので、B列を指定します。
どの列を指定するかは任意で設定します。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。