Googleフォームの回答で作成した請求書をストレージサービスに自動保存する
Googleフォームの回答内容から自動作成された請求書PDFを、Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージサービスの指定フォルダへ自動的に保存します。
これにより、作成された請求書の整理や管理がぐっと楽になり、後から必要な請求書を探す際の手間も省けます。ファイル管理の効率化に貢献します。
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「毎月の請求書作成、正直かなり手間…」
「PDFを作って、保存して、メールして、Slackでも共有して…地味だけど時間を奪われる」
そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。特にGoogleフォームを活用して情報を収集している業務では、フォーム回答後の処理が煩雑になりがちです。
実はこの一連の流れをGoogleフォームと他のアプリをうまく連携することで、自動化することができます。たとえば、フォームの回答内容をもとに請求書PDFを自動生成し、そのままSlackで関係者に共有したり、Google Driveに保存してファイル管理をしたり、メールでクライアントに書類を自動送付したりといったことが、すべて自動で行えるようになります。
この記事では、Googleフォームのデータから請求書を自動作成する方法を画像付きで詳しく解説します。プログラミング不要で設定もシンプルなので、請求書発行のルーティンを自動化したいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomには「Googleフォームの回答をもとに請求書を自動作成し、チャットツールやストレージへ連携する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームへの回答を受け取った後の請求書作成と、その後の連携プロセスを自動化する、具体的な例をいくつか紹介していきます。フォーム回答後の通知、メール送信、ファイル保存など、あなたの業務フローに合わせて最適な連携パターンを選ぶことができます。これらのテンプレートを活用することで、請求書発行にかかる手間と時間を削減し、コア業務にもっと集中できる環境を整えるのに役立ちます。気になる自動化例をクリックして、ぜひ体験してみてください。
このテンプレートでは、Googleフォームに回答があると、その内容に基づいて請求書PDFを自動で作成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知します。
担当者はリアルタイムで請求書発行の状況を確認でき、迅速な対応やチーム内での情報共有がしやすくなります。
請求書作成後の確認依頼などもスムーズに行えるため、業務の停滞を防ぐことにも繋がります。
Googleフォームの回答内容から自動作成された請求書PDFを、Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージサービスの指定フォルダへ自動的に保存します。
これにより、作成された請求書の整理や管理がぐっと楽になり、後から必要な請求書を探す際の手間も省けます。ファイル管理の効率化に貢献します。
フォームの回答をトリガーとして請求書を自動生成し、作成された請求書PDFをGmailやOutlook経由で指定のメールアドレスへ自動送信します。
手動でのメール作成やファイル添付の手間が不要になるため、請求書送付プロセスを効率化でき、顧客へのスピーディーな対応を実現するのに役立ちます。
ここでは例として「Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してSlackに通知する」自動化フローの作成手順を解説します。このフローを使えば、フォーム回答から請求書発行、関係者への通知までの一連の流れをスムーズに自動化できます。
Yoomを使えばプログラミングの知識は不要で画面操作だけで設定を進められるので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※PDF化するために、Googleドキュメントも連携します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleフォームのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これでGoogleフォームのマイアプリ連携は完了です！
SlackのワークスペースのURLを入力します。
入力後「継続する」を押すと、サインイン画面が表示されるため、画面に沿って入力していきましょう！
※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。
Googleフォームとの連携と手順は同じです！
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いて再開しましょう！）
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォームに回答が送信されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにSlackへ通知したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
連携したいGoogleフォームの「フォームID」を入力します。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
請求書の項目に合わせて事前に作成しておきましょう。
フォームIDの入力ができたら、実際に回答を送信してください。
その上で「テスト」ボタンを押します。
テストに成功したら、下までスクロールして「取得した値」が表示されていることを確認しましょう！
取得した値の中を見てみると、フォームに回答した内容（氏名・請求日など）が取得した値として表示されていないことが分かりますね。
そのため、フォームへの回答項目を取得するために「取得する値」を追加する必要があります！
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
フォームへの回答項目を取得できたら「保存する」をクリックします。
「書類を発行する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
請求書の雛形となる「ドキュメントのファイルID」を入力します。
Googleドキュメントも事前に作成しておきましょう！
※雛形書類の作り方はこちらを参考にしてください。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるのでその中から選ぶと簡単です！
「請求書の格納先」も雛形書類と同様に候補から選べます。
保存する際の「ファイル名」は他のファイル名と被らないように、ステップ3で取得した値を活用します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「品目」や「顧客名」などを選択
「置換後の文字列」をステップ3で取得した値を活用して入力していきます。
全ての項目に入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、先ほど指定したフォルダにGoogleドキュメントとPDFが保存されます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
「ファイルを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルを送る」を選択
※事前に送信先のチャンネルにYoomのアプリを追加する必要があります。
※こちらを確認しながら、追加作業を行ってください。
追加作業完了後に、投稿先の「チャンネルID」を候補から選択します。
「メッセージ」は取得した値を活用することで簡単に入力できます！
※メンション付きで通知したい場合はこちらを参考にしてください。
最後に「ファイルの添付方法」を選択します。
「取得した値を使用する」を選択することで、ステップ4で取得した値が反映されます！
「テスト」を押してSlackに通知されていれば成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してSlackに通知するための連携手順になります！
GoogleフォームのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームで登録された情報をもとに、タスク管理ツールや業務システムへデータを自動登録することができます。たとえば、回答内容をAsanaにタスクとして登録したり、Microsoft Excelに転記したり、Salesforceに連携することが可能です。また、フォームで送信されたファイルをBoxにアップロードしたり、PDF書類をSlackに自動通知することもできます。
この記事では、「Googleフォームのデータから請求書を自動作成する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Googleフォームの回答をもとにした請求書の自動作成は、手作業による入力やファイル作成の手間を削減できるだけでなく、作成ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した請求書作成の自動化以外にも、業務を効率化するテンプレートが多数揃っています。</span>ファイル保存、チャット通知、スプレッドシート連携など、業務フローに応じてさまざまな自動化が可能です。
「毎月の請求書作成が煩雑」「送信忘れや重複を防ぎたい」「作業の標準化を進めたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。設定はシンプルで、すぐに始めることができますよ！
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