【簡単設定】Google スプレッドシートのデータで請求書を自動作成する方法

Google スプレッドシートのデータで作成した請求書をストレージサービスに自動で送信する

Google スプレッドシートのデータで作成した請求書をストレージサービスに自動保存してくれます。

Google スプレッドシートのデータで作成した請求書をチャットツールに自動で送信・転送する

Google スプレッドシートのデータで作成した請求書をチャットツールに通知してくれます。
チャットにすぐに通知することで、チーム間での情報共有がスムーズになりますよ！

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Google スプレッドシートで請求書を自動で作成する様々な方法のフローを作ってみよう！

それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信するフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定およびのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

まずはじめに「Google スプレッドシート」と「Gmail」のマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

「新規接続」クリック後、アプリの一覧から「Google スプレッドシート」を検索します。

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以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。

使用したいGoogleアカウントを選択し、パスワードを入力してください。

以下画面が出てきたら、次にをクリックしてログインです。

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マイアプリに「Google スプレッドシート」が出てきたら、登録完了です！

Gmailのマイアプリ登録

アプリの一覧から「Gmail」を検索します。

以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。

使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。

パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。

マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからフローボットを作成していきます！

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリトリガーの設定

次にアプリトリガーの設定を行っていきます。

「行が更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。

トリガーの起動間隔は、プルダウンから選びましょう。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。

基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです。
ただし、 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！

今回は5分に設定しました。

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今回連携していくのは、以下のGoogle スプレッドシートです。

スプレッドシートIDは候補から選択してください。

取得したい情報がある、Google スプレッドシートを指定します。

シートIDも候補から選びます。

Google スプレッドシートの指定したいシートを選択しましょう。

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テーブルの範囲は、指定のGoogle スプレッドシートの範囲を選択してください。

始まりをA列、終わりをM列にすることで、指定したA列からM列までが更新範囲になります。

一意の値が入った列は、重複しない列があれば入力してください。

更新を検知したい列も、入力してください。

今回は「ステータス」のようになっている列を指定しました。

テストを行います。

テストが成功したら、以下のような画面が出現します。

以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、Google スプレッドシートとGmailのデータ連携を実現していきます！

「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：分岐する設定

次は分岐設定です。

「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

分岐条件の設定です。

「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。

ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

分岐対象のアウトプットは、プルダウンから以下画面通りに設定してください。

分岐条件は、分岐したい条件を行います。

ここでは、情報を更新したものと更新前と分岐したいため、ステータスが「DONE」になっているものとそうでないものと分岐する設定です。

「保存する」をクリックして、次に進みましょう。

ステップ5：書類を発行する

続いて、「書類を発行する」をクリックしてください。

次は書類の連携設定です。

連携するアカウント情報を確認後、下にスクロールしてください。

雛形書類の連携を行います。
候補から雛形書類を選択してください。

発行書類の格納フォルダを選択しましょう。

出力ファイル名は、出力される際のファイル名です。

アウトプットから「顧客名」と「請求日」を選択しました。
例えば「請求書_顧客名」などとするのもいいかもしれませんね。

設定後、次へ進んで下さい。

続いて、置換条件の設定です。

雛形の書類はこちらの記事を参考に設定していきましょう。
右側の置換対象の文字列に合うアウトプットを置換後の文字列に選択して入力していきます。

全て入力後、テストを行います。

テスト成功したら、次は指定した格納フォルダに書類が保存されているか確認しましょう。

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アウトプットの値も取得できているのを確認して、保存して次に進みましょう。

ステップ6：メールを送る

次に「メールを送る」をクリックしてください。

続いて、メールの設定です。

連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。

メール内容を設定していきます。

Fromは候補からメールアドレスを選択しましょう。

Toはメールアドレスを選択してください。

件名の設定例を参考に入力してください。

メールの本文も設定例を参考に入力してください。

「〇〇様」の部分はアウトプットから顧客名を選択してください。

添付ファイルの設定は、このままでOKです！

先程発行した請求書が添付されるようになっています。

次へ進みましょう。

メールの送信のテストです。

件名や本文の内容を確認して、テストを行いましょう。

テストが成功したら、メールが届いているかも確認しましょう。

メールが届いていて、請求書が添付されているか確認してください。

「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ7：フローボットの自動化設定

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了です！

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもGoogle スプレッドシートを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

いかがでしたか？Google スプレッドシートのデータを活用し、請求書などを自動作成可能にすることで、帳票作成業務が素早く完結したり、ヒューマンエラーを回避しやすくなるなど、様々なメリットを感じられるはずです！
特に多くの取引を抱えている場合、このような自動化を導入することで業務負担の軽減になりそうですよね！

なお、今回のような自動化は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！</span>

初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にGoogle スプレッドシートを活用した自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。

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