【簡単設定】Salesforceで請求書を自動で作成する方法

データベース/CRMサービスを起点にSalesforceで請求書を自動で作成する

データベースやCRMサービスで案件情報や契約内容が登録・更新されたことをトリガーに、Salesforce上で請求書を自動作成するフローです。
外部システムとの連携により、重複入力や手動での転記作業を削減でき、請求業務の正確性とスピードの向上が期待できちゃいます。
月末の締め処理や定期請求の自動化にも大活躍なはずです。

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メールの受信内容をもとにSalesforceで請求書を自動で作成する

GmailやOutlookなどで受信したメールの本文や添付ファイルを解析し、メール内容の顧客情報、商品・サービス、金額、納期などをもとにSalesforce上で請求書レコードを自動生成するフローです。
手動での転記や記載ミスを防ぎながら、受注から請求までの流れの効率化が期待できます。
特に定型フォーマットのメール作成や請求書の添付をスムーズに行いたい方におすすめです。

Salesforceで請求書を自動で作成するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にSalesforceで請求書を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとDiscord、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびDiscord、Googleスプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SalesforceとDiscord、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携

【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

【事前準備 Discord】
Discordのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まず、Discord Developer Portalにログインし、右上の「New Application」をクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター

【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで請求書を作成するため、Googleスプレッドシートの請求書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

【Discordの場合】
同様にDiscordを選択できたら、先ほど取得した情報を使用して入力後、「追加」をクリックします。

【Googleスプレッドシートの場合】
Googleスプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Salesforceで商談オブジェクトのレコードが起動されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「Chrome拡張トリガー　商談オブジェクトのレコードから起動」をクリックしてみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2) Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
アクションは「商談オブジェクトのレコードから起動」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)マイドメインURLを入力し、テストを実施するために起動ページのURLサンプルを入力して、テストをクリックします。

テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：Salesforceのデータベースから複数のレコードを取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　複数のレコードを取得する（最大２００件）」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「複数のレコードを取得する（最大２００件）」が選択されていることを確認し、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。

3)ここでは、データベースから該当するレコードを絞り込みたいので、「取引先ID　等しい　取引先ID」となるように先ほど取得したSalesforceのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ5：Salesforceのレコードを取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認し、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。

3)ここでは、先ほど取引先で絞った複数のレコードから該当する１つレコードを絞り込みたいので、「商談名　等しい　商談名」となるようにSalesforceのアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ6：請求書を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した請求書のIDを選択してください。

3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した請求書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはSalesforceのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

ステップ7：Discordに通知するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルを送信する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルを送信する」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)チャットIDとメッセージ内容を入力します。
メッセージ内容にはアウトプットから情報を選択することができます。
文章に挿入して活用してください。

ファイルの添付方法は「発行した書類」になっていることを確認してテストします。

テスト完了後、「保存」をクリックします。

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これで【Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する】というフローが完成です。

ステップ8：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Salesforceを使ったその他の自動化例

Salesforceを使った便利な自動化例

名刺データをOCRで読み取ったり、Google スプレッドシートのデータ更新をSalesforceに格納したりできます。
他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。

終わりに

請求処理は煩雑で多くの方が悩まされている業務の一つと言えるでしょう。
しかし、Salesforceの商談状況に応じて請求書を作成し、チャットツールに通知する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません。
特に、今回ご紹介したSalesforceの商談情報から請求書を作成し、Discordに通知する自動化は、営業からバックオフィスの業務がスムーズになるはずです。
これにより、<span class="mark-yellow">作業負担と時間が短縮され、ヒューマンエラーのリスクも削減できます。</span>

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！

一度自動化の設定を済ませれば、Salesforceのシステムから直接請求書を作成できるので、手動での作成や転記作業に追われなくて済みますよ！