「請求書の作成と通知って工程が多くて結構手間なんだよな…」
「Salesforceの商談状況に合わせて請求書を自動作成できたら便利なのに…」
このようにお悩みではありませんか？
営業活動と並行して請求書を作成するのは、ミスが発生する可能性が高まります。
そこでSalesforceと日常的に使用しているシステムと連携すれば、請求書の通知が容易になるでしょう。
また、NotionやGoogle スプレッドシートに請求書を格納できるため、スムーズに管理できるはずです。
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できるため、導入のハードルも高くありません。
この機会にぜひ自動化を導入して、請求処理を円滑に進めてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成して関係部署に共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。手作業による情報の転記やファイル共有は、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報を基に請求書を自動発行し、指定のDiscordチャンネルへ送信までを自動化できるため、こうした課題を解消し、正確で迅速な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理から請求書発行までを手作業で行っている営業担当者の方
- 請求書の発行状況をDiscordを用いてリアルタイムでチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による請求情報の転記ミスや共有漏れのリスクを軽減したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報を基に請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による金額の転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページの特定のレコードからフローを起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、トリガーとなった商談に関連するレコード情報を取得します。
- 次に、取得した情報を基に、請求書のテンプレートとして設定したGoogle スプレッドシートから書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでDiscordのアクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携や設定において、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、取得対象となるオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知設定では、ファイルを送信するチャンネルIDを指定し、必要に応じて送信メッセージの定型文を編集してください。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで請求書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、Salesforceで請求書を自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐに請求書の自動作成を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
チャットツールのデータをもとにSalesforceで請求書を自動で作成する
チャットツールで受け取った顧客とのやり取りや注文情報をもとに、Salesforce上で請求書を自動生成するフローです。
手動入力の手間やミスを削減し、やり取りから請求処理までのリードタイムの短縮が見込めます。
営業活動のスピードアップや、バックオフィス業務の効率化が期待できますよ！
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データベース/CRMサービスを起点にSalesforceで請求書を自動で作成する
データベースやCRMサービスで案件情報や契約内容が登録・更新されたことをトリガーに、Salesforce上で請求書を自動作成するフローです。
外部システムとの連携により、重複入力や手動での転記作業を削減でき、請求業務の正確性とスピードの向上が期待できちゃいます。
月末の締め処理や定期請求の自動化にも大活躍なはずです。
Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しNotionに追加する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になった後、請求書を作成してNotionに転記するといった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されるだけで、請求書の自動発行からNotionへの情報追加までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとNotionで顧客情報を管理しており、手入力での連携に非効率を感じている方
- 受注後の請求書発行プロセスを自動化し、経理業務の負担を軽減したいと考えている方
- 営業部門とバックオフィス間の情報共有をスムーズにし、業務の属人化を防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新を起点に請求書発行やNotionへの登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による金額の転記ミスや、データベースへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの「分岐」機能を使い、商談フェーズが「受注」に更新された場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
- 次に、Salesforceのオペレーションで、受注した商談に紐づく取引先や取引先責任者の情報を取得します。
- 取得した情報を元に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで請求書を作成します。
- 最後に、Notionの「書類を発行する」アクションで、発行した請求書の情報や商談内容をデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、連携に必要なマイドメインURLを入力し、監視対象としたいオブジェクトのAPI参照名を指定します。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、請求書のテンプレートとして利用するシートIDを選択します。
- Notionで書類を発行するアクションでは、情報を追加したいデータベースのIDを指定します。
Salesforceの商談情報から請求書を発行しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立した後、請求書を作成し、その内容をMicrosoft Excelの管理表に手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Salesforceの商談情報をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を自動発行し、その内容をMicrosoft Excelに記録する一連の流れを自動化するため、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報から手作業で請求書を作成し、Excelで管理している営業担当者の方
- 請求書発行業務における転記ミスをなくし、作業の正確性を高めたい経理部門の方
- SalesforceとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談確定から請求書発行、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、金額の誤入力や顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページからフローを起動できるよう設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、商談に紐づく商品などの情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、商談や取引先の詳細情報を取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書テンプレートから書類を発行します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、発行した請求書の情報を管理表に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのアクション設定では、お使いの環境のマイドメインURLや、商談・取引先といった対象オブジェクトのAPI参照名を指定してください。
- Google スプレッドシートで請求書を発行するアクションでは、請求書の原本となるテンプレートのスプレッドシートIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、記録先となるファイルやシート（データベース）を任意で指定してください。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921 - Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールの受信内容をもとにSalesforceで請求書を自動で作成する
GmailやOutlookなどで受信したメールの本文や添付ファイルを解析し、メール内容の顧客情報、商品・サービス、金額、納期などをもとにSalesforce上で請求書レコードを自動生成するフローです。
手動での転記や記載ミスを防ぎながら、受注から請求までの流れの効率化が期待できます。
特に定型フォーマットのメール作成や請求書の添付をスムーズに行いたい方におすすめです。
Salesforceの商談情報から請求書を発行しOutlookで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立した後、請求書を作成してOutlookで送付するまでの一連の業務を手作業で行っていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、情報の転記ミスや宛先間違いなどのリスクを伴い、担当者にとって負荷のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報をもとに請求書を自動で発行し、Outlookで送付までを実行できるため、請求業務を正確かつ効率的に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報から請求書を作成し、Outlookで送付する作業に手間を感じている方
- 請求業務におけるヒューマンエラーをなくし、プロセスの標準化を進めたいマネージャーの方
- 手作業の請求業務を自動化し、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの情報を起点に請求書の発行からメール送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 情報の転記や宛先の設定などを自動で行うため、金額の誤りや送付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの商談画面からフローを起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」「レコードを取得する」を設定し、請求書作成に必要な商談や取引先の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を用いてあらかじめ用意したテンプレートから請求書を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、生成した請求書を添付して取引先にメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご自身の環境のマイドメインURLや、商談や取引先といった対象オブジェクトのAPI参照名を正しく指定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、請求書のテンプレートとして使用するファイルのシートIDを設定してください。
- Outlookから送付するメールの件名や本文は、任意のテキストやSalesforceから取得した動的な情報を組み合わせて自由に編集が可能です。
Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しGmailで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になった後、請求書を作成してメールで送付する一連の作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務です。この手作業に時間を取られたり、入力ミスが発生したりすることに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズの更新をきっかけに、請求書の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの受注後の請求書発行業務に手間を感じている営業担当者の方
- 請求書の作成やメール送付で、宛先や金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
- 営業プロセス全体の効率化を図り、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceでの受注更新を起点に請求書発行とメール送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記や宛先の入力が不要になることで、請求金額の間違いや誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの「分岐」機能を使い、商談のフェーズが「受注」に更新された場合のみ、後続の処理が進むように設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、受注した商談に紐づく取引先や商品などの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して担当者宛にメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceと連携する際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLと、商談や取引先といったオブジェクトのAPI参照名をそれぞれ設定してください。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、対象となるファイルのシートIDを正しく指定する必要があります。
- Gmailで送付するメールの件名や本文は、自社の運用に合わせて自由に編集することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで請求書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSalesforceで請求書を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSalesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- SalesforceとDiscord、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Salesforceのトリガー設定およびDiscord、Googleスプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成して関係部署に共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。手作業による情報の転記やファイル共有は、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報を基に請求書を自動発行し、指定のDiscordチャンネルへ送信までを自動化できるため、こうした課題を解消し、正確で迅速な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理から請求書発行までを手作業で行っている営業担当者の方
- 請求書の発行状況をDiscordを用いてリアルタイムでチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による請求情報の転記ミスや共有漏れのリスクを軽減したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報を基に請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による金額の転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページの特定のレコードからフローを起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、トリガーとなった商談に関連するレコード情報を取得します。
- 次に、取得した情報を基に、請求書のテンプレートとして設定したGoogle スプレッドシートから書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでDiscordのアクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携や設定において、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、取得対象となるオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知設定では、ファイルを送信するチャンネルIDを指定し、必要に応じて送信メッセージの定型文を編集してください。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SalesforceとDiscord、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
【事前準備 Discord】
Discordのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まず、Discord Developer Portalにログインし、右上の「New Application」をクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで請求書を作成するため、Googleスプレッドシートの請求書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
【Discordの場合】
同様にDiscordを選択できたら、先ほど取得した情報を使用して入力後、「追加」をクリックします。
【Googleスプレッドシートの場合】
Googleスプレッドシートを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成して関係部署に共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。手作業による情報の転記やファイル共有は、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談情報を基に請求書を自動発行し、指定のDiscordチャンネルへ送信までを自動化できるため、こうした課題を解消し、正確で迅速な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理から請求書発行までを手作業で行っている営業担当者の方
- 請求書の発行状況をDiscordを用いてリアルタイムでチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による請求情報の転記ミスや共有漏れのリスクを軽減したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報を基に請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による金額の転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページの特定のレコードからフローを起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、トリガーとなった商談に関連するレコード情報を取得します。
- 次に、取得した情報を基に、請求書のテンプレートとして設定したGoogle スプレッドシートから書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでDiscordのアクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携や設定において、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、取得対象となるオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知設定では、ファイルを送信するチャンネルIDを指定し、必要に応じて送信メッセージの定型文を編集してください。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Salesforceで商談オブジェクトのレコードが起動されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「Chrome拡張トリガー 商談オブジェクトのレコードから起動」をクリックしてみましょう！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2) Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
アクションは「商談オブジェクトのレコードから起動」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)マイドメインURLを入力し、テストを実施するために起動ページのURLサンプルを入力して、テストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
ステップ4：Salesforceのデータベースから複数のレコードを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する 複数のレコードを取得する（最大２００件）」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「複数のレコードを取得する（最大２００件）」が選択されていることを確認し、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。
3)ここでは、データベースから該当するレコードを絞り込みたいので、「取引先ID 等しい 取引先ID」となるように先ほど取得したSalesforceのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Salesforceのレコードを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを取得する」が選択されていることを確認し、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。
3)ここでは、先ほど取引先で絞った複数のレコードから該当する１つレコードを絞り込みたいので、「商談名 等しい 商談名」となるようにSalesforceのアウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：請求書を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した請求書のIDを選択してください。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した請求書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはSalesforceのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ7：Discordに通知するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルを送信する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルを送信する」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)チャットIDとメッセージ内容を入力します。
メッセージ内容にはアウトプットから情報を選択することができます。
文章に挿入して活用してください。
ファイルの添付方法は「発行した書類」になっていることを確認してテストします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
これで【Salesforceの商談情報から請求書を発行しDiscordにファイルを送信する】というフローが完成です。
ステップ8：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Salesforceを使ったその他の自動化例
Salesforceを使った便利な自動化例
名刺データをOCRで読み取ったり、Google スプレッドシートのデータ更新をSalesforceに格納したりできます。
他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートを管理し、情報共有を行う事務職の方
・複数の営業所とシートを共有し、社員情報の共有を行う人事部の担当者
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに進捗状況を管理してチームで共有している方
・社内の案件すべてを確認している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはスムーズに情報を蓄積・共有し業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、情報の更新が行われた際、Google スプレッドシートとSalesforceのどちらも手動で入力することは、非効率的で時間がかかります。
情報の更新を時間をかけないで反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの更新内容を引用してSalesforceの情報も編集することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している顧客情報をもとに、Stripeで都度支払い用リンクを作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報入力やメール作成は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの画面からワンクリックでStripeの支払いリンクを生成し、メールを自動送信できるため、これらの課題をスムーズに解消し、請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとStripeを活用し、請求書発行や決済業務を行っている営業・経理担当者の方
- 手作業での支払いリンク作成やメール連絡に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- 請求関連業務におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面からStripeの支払いリンク作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確で迅速な請求業務の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコードの詳細ページから起動」アクションを設定し、Salesforceの任意のレコードページから起動できるようにします。
- 次に、オペレーションでStripeの「支払いリンクを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基に支払いリンクを生成します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した支払いリンクを本文に含めて指定の宛先に自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Stripeの支払いリンク作成アクションでは、商品名や価格、通貨などの各項目に、Salesforceのレコードから取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。
- メール送付アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceの顧客情報やStripeで作成した支払いリンクを変数として利用し、パーソナライズされた内容のメールを作成できます。
■注意事項
- SalesforceとStripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの商談ステージが特定のステータスになったら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Salesforceの商談ステージが更新されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに打ち合わせなどの予定を登録するのは手間がかかる上、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談が特定のステージに更新されたことをトリガーにして、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。これにより、重要な予定の登録作業を自動化し、営業活動をより円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理において、手作業での予定登録に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チームの活動を管理しており、予定の登録漏れや共有漏れを防ぎたいマネージャーの方
- SalesforceとGoogleカレンダーを連携させて、営業プロセスの効率化をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 商談ステージの更新をトリガーに自動で予定が作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、本来の営業活動に集中できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談ステージに更新された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Salesforceの商談情報をもとに予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定のタイトルや説明欄、参加者などの各項目を設定できます。
- 各項目には、テキストを直接入力するだけでなく、前段のトリガーで取得したSalesforceの商談名や取引先名などの情報を変数として埋め込み、動的な予定を作成することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
請求処理は煩雑で多くの方が悩まされている業務の一つと言えるでしょう。
しかし、Salesforceの商談状況に応じて請求書を作成し、チャットツールに通知する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません。
特に、今回ご紹介したSalesforceの商談情報から請求書を作成し、Discordに通知する自動化は、営業からバックオフィスの業務がスムーズになるはずです。
これにより、作業負担と時間が短縮され、ヒューマンエラーのリスクも削減できます。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
一度自動化の設定を済ませれば、Salesforceのシステムから直接請求書を作成できるので、手動での作成や転記作業に追われなくて済みますよ！
