・
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用しているものの、その後の書類作成やGoogle Driveへのファイル保存を手作業で行っていませんか？
このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を反映した書類をGoogleドキュメントで自動的に発行し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成している方
・ファイル管理や共有をより効率的に行いたいと考えている方
・Typeformからの書類発行を自動化し、定型業務の効率化をしたい方
■注意事項
・Typeform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
「Typeformで申し込みやアンケートの回答が届いたのに、転記を忘れてしまった…」
「見積書や申込書を作るたびに、1件ずつ手作業で情報を入力するのが地味に面倒…」
このように、Typeformの回答をPDF書類にまとめる作業に、手間や転記漏れのリスクを感じていませんか？
もし、Typeformに新しい回答が送信された際に、その内容をもとにPDF書類を自動で作成し、指定のフォルダに保存する仕組みがあれば、顧客対応やサービス改善といった、より重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、Typeformの回答をもとにPDF書類を作成する自動化テンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用しているものの、その後の書類作成やGoogle Driveへのファイル保存を手作業で行っていませんか？
このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を反映した書類をGoogleドキュメントで自動的に発行し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成している方
・ファイル管理や共有をより効率的に行いたいと考えている方
・Typeformからの書類発行を自動化し、定型業務の効率化をしたい方
■注意事項
・Typeform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Typeformの回答からPDF書類を自動で作成するフローを作ってみよう
ここからは、Typeformに新しい回答が送信された際に、その内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、PDF形式で保存するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Typeform／Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用しているものの、その後の書類作成やGoogle Driveへのファイル保存を手作業で行っていませんか？
このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を反映した書類をGoogleドキュメントで自動的に発行し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成している方
・ファイル管理や共有をより効率的に行いたいと考えている方
・Typeformからの書類発行を自動化し、定型業務の効率化をしたい方
■注意事項
・Typeform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
前準備：テスト用のTypeformとGoogleドキュメントのテンプレートを作成する
フローを作成する前に、テスト用のTypeformとGoogleドキュメントのテンプレートを準備しましょう。
すでに準備ができている場合は、このステップをスキップしてOKです！
今回は例として、以下のTypeformを用意しました。
次に、Googleドキュメントで雛形を作成しましょう。
今回作成したテスト用のテンプレートは以下の通りです。
テンプレートの作り方は、以下のヘルプページをご参照ください。
自動化したい業務内容に合わせて、Typeformやテンプレートを自由に作成してみましょう。
ステップ1：TypeformとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleドキュメントのマイアプリ連携をしてください。
Typeformの場合
検索窓に「Typeform」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ログイン画面が表示されたら、Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。
すると、Yoomに付与されるアクセス権の一覧が表示されます。
内容を確認したら、「受け入れる（Accept）」をクリックしてください。
以上で、Typeformのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、Typeformに回答が送信された際に、その内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、PDF形式で保存するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用しているものの、その後の書類作成やGoogle Driveへのファイル保存を手作業で行っていませんか？
このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を反映した書類をGoogleドキュメントで自動的に発行し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成している方
・ファイル管理や共有をより効率的に行いたいと考えている方
・Typeformからの書類発行を自動化し、定型業務の効率化をしたい方
■注意事項
・Typeform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Typeformのトリガー設定
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「フォームが送信されたら」をクリック。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次に、WebhookURLの登録を行います。
フォームIDは、TypeformのURLから確認できます。
使用するフォームを開き、画面上部の「share」をクリックしてください。
表示されたURLの「to/」以降をコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
タグには、Webhook名を入力します。
※Webhookとは？
Typeformで発生したフォーム送信イベントを検知し、その情報を外部システムへ自動的に通知する仕組みのことです。
これを設定することで、YoomとTypeform間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
Webhook名は、後から見ても内容が分かりやすい名前にしておくのがおすすめです。
タグを入力したら、「WebhookURLを登録」をクリックします。
登録に成功すると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、次へ進みましょう。
ここで、あらかじめ用意しておいたTypeformにテスト回答を送信します。
設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
また、必要に応じて「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここでは例として、Typeformに送信された会社名を追加してみましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックして、以下の画面が開いたら、追加したい値の「＋」をクリックします。
右側に追加する値が表示されたら、「追加」をクリックしましょう。
取得した値に項目が追加されたら、項目の右側にある鉛筆アイコンをクリックします。
項目名をわかりやすい名前に変更して、保存しましょう。
すべての値を設定したら、「完了」をクリックして次のステップに進みます！
ステップ4：書類を発行するオペレーションの設定
このステップでは、Typeformに送信された回答をもとに、Googleドキュメントで書類を作成し、PDF形式でGoogle Driveに保存する設定を行います。
フロー内の「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
次に、使用するテンプレートのファイルIDを入力します。
ファイルIDは、GoogleドキュメントのURLから取得できます。
URLの「d/」と「/edit」の間の文字列をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
続いて、発行された書類の保存先フォルダと出力されるファイル名を設定します。
まず、Googleドライブで対象のフォルダを開き、URLの「/folders/」以降の文字列をコピーして、フォルダIDの入力欄に貼り付けましょう。
出力ファイル名は、固定の文字列やTypeformから取得した値、日付などを自由に組み合わせて設定できますよ。
注意点として、本番運用に移行した後もここで設定したファイル名がそのまま使われつづけます。
例えば、ファイル名に固定の文字列のみ（例：「請求書」）を設定すると、毎回同じ名前のファイルが作成され、内容の区別が難しくなるため注意が必要です。
そのため、Typeformから取得した会社名や日付などを変数として組み合わせるのがおすすめです。
ここでは、固定の文字列と会社名、日付を組み合わせて、「【契約書】{フォーム名}_{会社名}_{日付}」という形式にしました。
すべての設定が完了したら、次へ進みましょう！
続いて、置換条件の設定を行いましょう。
ここでは、Googleドキュメントのテンプレート内にある置換対象の文字列（例：{会社名}など）に、実際のデータを割り当てる設定を行います。
置換対象の文字列には、Typeformから取得した値や日付などを割り当てることが可能です。
例えば、{会社名}にTypeformで取得したデータを設定する場合、入力欄をクリックして「取得した値」タブから該当する項目を選びましょう。
日付を挿入したい場合は、「日付」タブから選択します。
複数のフォーマットが用意されているため、用途に合わせて適切な形式を選びましょう。
もしテンプレートのGoogleドキュメントに新しく{置換文字列}を追加・変更した場合は、入力欄右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックしてください。
これにより、最新のテンプレート内容が反映されます。
すべての置換設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
Google Driveを開き、指定したフォルダに書類が保存されているか確認してみましょう！
次に、発行されたPDFの中身もチェックします。
テンプレートの{}の部分が、正しい値に置き換わっていれば成功です。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ5：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にTypeformに送信した内容をもとに、Googleドキュメントで書類が発行され、PDF形式で指定のフォルダに保存されるかを確認してみましょう！
Typeformを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、TypeformのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Typeformのフォーム回答をもとに、PDFを生成してBoxやMicrosoft SharePointなどに保存する作業を自動化することで、手作業でのファイル転記や共有の手間を省けます。
さらに、Google 検索結果をPDF化して共有することで、情報の共有が効率的に行え、作業のスピードも向上するでしょう。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、時間を節約できます。
■概要
このワークフローでは、Typeformの回答をもとに契約書を作成し、クラウドサインで自動送付することが可能です。これにより、手動での書類作成や送付の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・契約書作成や送付業務に時間を費やしている事務担当者の方
・クラウドサインを導入して契約手続きをデジタル化したい企業の経営者の方
・業務の自動化を図り、生産性向上を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Typeform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
■概要
「Typeformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする」フローは、フォームで集めたデータを効率的に整理・保存する業務ワークフローです。
Typeformで収集した回答を自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointにアップロードすることで、データ管理の手間を削減します。
これにより、情報の一元管理と素早い共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客や従業員からのフィードバックを収集している方
・収集したデータを効率的に整理・保存したいSharePointユーザーの方
・手動でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・データ管理の精度を向上させたいIT担当者の方
・フォーム回答を迅速に共有・活用したいチームリーダーの方
■注意事項
・Typeform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Typeformの回答内容をもとに契約書を発行してOneDriveに格納する」フローを利用すると、契約書の作成と保管が簡便になります。
Typeformの回答をもとに自動生成され、OneDriveに格納されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用してアンケートやフォームを作成している方
・収集したデータを迅速に活用して契約書を作成したい方
・手動での契約書作成に時間がかかっていると感じている方
・契約書の管理をOneDriveで行っている企業や個人
・OneDriveにファイルをスピーディに保存して効率的に活用したい方
・契約手続きを迅速に進め、業務効率を上げたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OneDrive、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Typeformで受け付けたアンケートの回答やお問い合わせ内容をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成する業務に手間を感じていませんか？回答ごとに手動でフォルダを作成する作業は単純ですが、件数が増えることで担当者の負担となり、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、TypeformとDropboxをスムーズに連携させ、フォームが送信されたタイミングで自動的にフォルダを作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで集めた回答に基づき、Dropboxで手動でフォルダを作成している方
・TypeformとDropboxの連携を通じて、ファイルや情報の管理業務を効率化したい方
・定型的なフォルダ作成作業を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・TypeformとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformで回答内容を取得する方法は以下を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
■注意事項
「Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する」ワークフローは、フォーム入力データを効率的に管理するための業務ワークフローです。
Typeformで集めた情報を自動的にPDF化しBoxに保存することで、データ管理の手間を軽減します。
これにより情報の一元管理が実現し業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客からのフィードバックや申込情報を収集している担当者の方
・データ入力やファイル保存に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームメンバー
・Boxを利用して安全にデータを管理したい企業や組織のIT管理者の方
・手動でPDF作成やファイル保存を行っており、自動化によるミス防止を目指している方
■注意事項
・BoxとTypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する」ワークフローは、Typeformで収集したデータを使って自動的にPDFファイルを作成し、Outlookを通じて指定のメールアドレスに送信する業務ワークフローです。
これにより、データの整理や共有が迅速かつ効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformを利用してフォームを運用しているビジネスユーザーの方
収集したデータをPDF形式で保存し、関係者に共有したい方
手動でのPDF生成やメール送信に時間と手間をかけている業務担当者の方
業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者やチームリーダーの方
■注意事項
・Typeform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
Typeformで収集したアンケートやフォームの回答を、手作業でスプレッドシートに転記する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTypeformから最新のレスポンスを自動で取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。
TypeformのAPIを利用した複雑な設定を行うことなく、日々のデータ集計業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで集計した回答データを、手作業で転記しているマーケティング・営業担当者の方
・TypeformとGoogle スプレッドシートを連携させ、回答データを効率的に管理したいと考えている方
・TypeformのAPIなどを利用せず、より簡単にデータ連携の自動化を実現したい方
■注意事項
・Typeform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformのアウトプットの追加方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
まとめ
Typeformと各種ツールを連携してPDF書類の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた回答内容の転記や書類作成の手間を減らし、ヒューマンエラーのリスクも抑えられます。
これにより、担当者は単純な事務作業から解放され、顧客対応やデータ分析といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：回答内容で書類テンプレートを分けられますか？
A：はい、可能です。
「進行先を切り替える」オペレーションを使用することで、回答内容によって処理内容を変更できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
なお、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：作成したPDFを顧客に自動でメール送付できますか？
A：はい、可能です。
「書類を発行する」オペレーションの後に、GmailやOutlookなどのメールツールを追加することで顧客に自動送信できます。
メール内容の設定画面で、添付ファイルの入力欄をクリックし、「発行した書類」を選択してください。
これにより、発行されたPDFがメールに添付され送信されます。
なお、連携可能なメールツールアプリについては、下記リンクよりご確認ください。
Q：Typeformの回答ミスなどによりエラーが起きたらどうなりますか？
A：Yoomの画面上に、「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
