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「Typeformで申し込みやアンケートの回答が届いたのに、転記を忘れてしまった…」
「見積書や申込書を作るたびに、1件ずつ手作業で情報を入力するのが地味に面倒…」
このように、Typeformの回答をPDF書類にまとめる作業に、手間や転記漏れのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Typeformに新しい回答が送信された際に、その内容をもとにPDF書類を自動で作成し、指定のフォルダに保存する仕組み</span>があれば、顧客対応やサービス改善といった、より重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">Typeformの回答をもとにPDF書類を作成する自動化テンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、Typeformに新しい回答が送信された際に、その内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、PDF形式で保存するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Typeform／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、テスト用のTypeformとGoogleドキュメントのテンプレートを準備しましょう。
すでに準備ができている場合は、このステップをスキップしてOKです！
今回は例として、以下のTypeformを用意しました。
次に、Googleドキュメントで雛形を作成しましょう。
今回作成したテスト用のテンプレートは以下の通りです。
テンプレートの作り方は、以下のヘルプページをご参照ください。
自動化したい業務内容に合わせて、Typeformやテンプレートを自由に作成してみましょう。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleドキュメントのマイアプリ連携をしてください。
検索窓に「Typeform」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ログイン画面が表示されたら、Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。
すると、Yoomに付与されるアクセス権の一覧が表示されます。
内容を確認したら、「受け入れる（Accept）」をクリックしてください。
以上で、Typeformのマイアプリ連携は完了です！
ここからは、Typeformに回答が送信された際に、その内容をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、PDF形式で保存するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「フォームが送信されたら」をクリック。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次に、WebhookURLの登録を行います。
フォームIDは、TypeformのURLから確認できます。
使用するフォームを開き、画面上部の「share」をクリックしてください。
表示されたURLの「to/」以降をコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
タグには、Webhook名を入力します。
※Webhookとは？
Typeformで発生したフォーム送信イベントを検知し、その情報を外部システムへ自動的に通知する仕組みのことです。
これを設定することで、YoomとTypeform間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
Webhook名は、後から見ても内容が分かりやすい名前にしておくのがおすすめです。
タグを入力したら、「WebhookURLを登録」をクリックします。
登録に成功すると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、次へ進みましょう。
ここで、あらかじめ用意しておいたTypeformにテスト回答を送信します。
設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
また、必要に応じて「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここでは例として、Typeformに送信された会社名を追加してみましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックして、以下の画面が開いたら、追加したい値の「＋」をクリックします。
右側に追加する値が表示されたら、「追加」をクリックしましょう。
取得した値に項目が追加されたら、項目の右側にある鉛筆アイコンをクリックします。
項目名をわかりやすい名前に変更して、保存しましょう。
すべての値を設定したら、「完了」をクリックして次のステップに進みます！
このステップでは、Typeformに送信された回答をもとに、Googleドキュメントで書類を作成し、PDF形式でGoogle Driveに保存する設定を行います。
フロー内の「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
次に、使用するテンプレートのファイルIDを入力します。
ファイルIDは、GoogleドキュメントのURLから取得できます。
URLの「d/」と「/edit」の間の文字列をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
続いて、発行された書類の保存先フォルダと出力されるファイル名を設定します。
まず、Googleドライブで対象のフォルダを開き、URLの「/folders/」以降の文字列をコピーして、フォルダIDの入力欄に貼り付けましょう。
出力ファイル名は、固定の文字列やTypeformから取得した値、日付などを自由に組み合わせて設定できますよ。
注意点として、本番運用に移行した後もここで設定したファイル名がそのまま使われつづけます。
例えば、ファイル名に固定の文字列のみ（例：「請求書」）を設定すると、毎回同じ名前のファイルが作成され、内容の区別が難しくなるため注意が必要です。
そのため、Typeformから取得した会社名や日付などを変数として組み合わせるのがおすすめです。
ここでは、固定の文字列と会社名、日付を組み合わせて、「【契約書】{フォーム名}_{会社名}_{日付}」という形式にしました。
すべての設定が完了したら、次へ進みましょう！
続いて、置換条件の設定を行いましょう。
ここでは、Googleドキュメントのテンプレート内にある置換対象の文字列（例：{会社名}など）に、実際のデータを割り当てる設定を行います。
置換対象の文字列には、Typeformから取得した値や日付などを割り当てることが可能です。
例えば、{会社名}にTypeformで取得したデータを設定する場合、入力欄をクリックして「取得した値」タブから該当する項目を選びましょう。
日付を挿入したい場合は、「日付」タブから選択します。
複数のフォーマットが用意されているため、用途に合わせて適切な形式を選びましょう。
もしテンプレートのGoogleドキュメントに新しく{置換文字列}を追加・変更した場合は、入力欄右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックしてください。
これにより、最新のテンプレート内容が反映されます。
すべての置換設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
Google Driveを開き、指定したフォルダに書類が保存されているか確認してみましょう！
次に、発行されたPDFの中身もチェックします。
テンプレートの{}の部分が、正しい値に置き換わっていれば成功です。
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にTypeformに送信した内容をもとに、Googleドキュメントで書類が発行され、PDF形式で指定のフォルダに保存されるかを確認してみましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、TypeformのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Typeformのフォーム回答をもとに、PDFを生成してBoxやMicrosoft SharePointなどに保存する作業を自動化することで、手作業でのファイル転記や共有の手間を省けます。
さらに、Google 検索結果をPDF化して共有することで、情報の共有が効率的に行え、作業のスピードも向上するでしょう。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、時間を節約できます。
Typeformと各種ツールを連携してPDF書類の作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた回答内容の転記や書類作成の手間を減らし、ヒューマンエラーのリスクも抑えられます。</span>
これにより、担当者は単純な事務作業から解放され、顧客対応やデータ分析といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：回答内容で書類テンプレートを分けられますか？
A：はい、可能です。
「進行先を切り替える」オペレーションを使用することで、回答内容によって処理内容を変更できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
なお、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：作成したPDFを顧客に自動でメール送付できますか？
A：はい、可能です。
「書類を発行する」オペレーションの後に、GmailやOutlookなどのメールツールを追加することで顧客に自動送信できます。
メール内容の設定画面で、添付ファイルの入力欄をクリックし、「発行した書類」を選択してください。
これにより、発行されたPDFがメールに添付され送信されます。
なお、連携可能なメールツールアプリについては、下記リンクよりご確認ください。
Q：Typeformの回答ミスなどによりエラーが起きたらどうなりますか？
A：Yoomの画面上に、「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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