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「新しいプロジェクトが始まるたびに、Asanaで同じ構成のセクションを手作業で作成するのが面倒…」
「急いでいるとセクションの作成を忘れたり、命名規則を間違えたりして、後から修正するのが大変…」
このように、Asanaでのプロジェクト準備におけるセクション作成業務に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォームが送信されたタイミングなどで、Asanaのプロジェクト内に必要なセクション一式を自動で作成できる仕組み</span>があれば、プロジェクトの立ち上げがスムーズになり、企画や戦略立案といったコア業務に集中できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaでセクションを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、Googleフォームに情報が送信された際に、Asanaにセクションを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleフォームを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインをした後、画面にチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのアプリ連携は完了です！
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGoogleフォームに回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用にGoogleフォームを準備し、回答を送信しましょう！
今回準備したGoogleフォームは以下のとおりです。
注釈に従ってフォームIDを入力したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、Googleフォームではデフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で値を追加する必要があります。
セクション名の値が空だった場合、「取得する値を追加」をクリックし、追加することが可能です。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Asanaのセクションを作成する設定を行いましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
プロジェクトIDは候補から選択します。
セクション名は前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することでセクション名が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
選択したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Asanaにはセクションが追加されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleフォームに情報が送信された際に、Asanaにセクションを自動で作成する方法は以上です。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
Asanaのセクション作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでプロジェクト開始のたびに手作業で行っていた定型業務から解放され、設定ミスや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトマネージャーは管理業務に時間を費やすことなく、より迅速にプロジェクトを始動させ、本来注力すべき業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のアプリを起点にできますか？
A：はい、できます。
Googleフォームのトリガーアクションを削除し、お使いのツールをトリガーとしてお試しください。
連携できるアプリは下記のページをご覧ください。
Q：セクションと同時にタスクも作成できますか？
A：はい、できます。
「セクションを作成」アクション直下に、Asanaで「タスクを追加する」アクションを追加します。
セクションIDを前項で取得した値に設定すると、作成したセクションの直下にタスクを作成することができますのでお試し下さい。
Q：自動作成が失敗したらどうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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