■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaで、新しいタスクやカテゴリに合わせて都度セクションを作成する作業は、手間がかかる場合があります。
特にGoogleフォームからの依頼をきっかけにセクションを作成している場合、手作業での対応は非効率であり、対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでAsanaのセクション作成が自動化され、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を基に、Asanaでセクションを手動で作成している方
• Asanaにおけるセクション作成のプロセスを自動化し、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
• 定型的なタスクを自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーに自動でAsanaのセクションが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるセクション名の入力間違いや、作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「セクションを作成」のアクションを設定し、フォームの回答内容などを反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaの「セクションを作成」アクションを設定する際、対象のプロジェクトやワークスペースを任意で指定してください。
• セクション名は、Googleフォームの回答内容を動的に引用したり、固定のテキストを組み合わせたりして自由に設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133