サポート業務や社内問い合わせ対応などでZendeskを活用している企業は多いのではないでしょうか。しかし、メールの添付ファイルやフォーム経由で送られてくるPDF、画像ファイルの内容を確認して、手動でZendeskにチケットを作成する作業…これって結構大変ですよね。 時間も手間もかかりますし、入力ミスだって起こりがちです。特に、たくさんのファイルを扱わないといけない場合、担当者の負担は増える一方かもしれません。
もし、これらのファイルの内容を自動で読み取って、Zendeskのチケットまで自動で作れたら…? きっと業務がぐっと楽になるはずです!
そこでこの記事では、OCR(光学的文字認識)という技術を使って、プログラミング不要でファイルの内容を読み取り、Zendeskのチケット作成を自動化する具体的な方法をご紹介します。
きっと日々の業務の手助けとなるはずです。ぜひご覧ください!
とにかく早く試したい方へ
「すぐにでも試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、早速体験してみましょう! 登録後、すぐに自動化の設定に移行可能です!
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」フローは、受信メールの添付ファイルから情報を自動的に抽出し、Zendeskにチケットを生成する業務ワークフローです。 手間のかかるデータ入力作業を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。 また、カスタマーサポートの対応が迅速化され、効率的な業務運営が実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailで受信したファイルの内容を手動で処理しているカスタマーサポート担当者の方 ・GmailとZendeskを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方 ・大量のメールから迅速にチケットを作成し、対応スピードを上げたいチームリーダーの方 ・OCR技術を活用して、ファイルに含まれる情報をデジタル化し管理したい企業の管理者の方 ■注意事項 ・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ZendeskとOCRを組み合わせ自動でチケットをする様々な方法
メールやフォーム、オンラインストレージなど、ファイルを受け取る方法は様々ですが、どんな方法でファイルを受け取ってもOCRで読み取り、抽出したデータを基にZendeskのチケットを自動作成できます!
ここでは、自動化ができる実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったものを見つけて試してみてくださいね。
メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Zendeskにチケットを自動作成する
このテンプレートを使うと、GmailやOutlookで特定の条件に合うメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をもとにZendeskのチケットを作成します。例えば、お客様からの問い合わせメールに添付された申込書や、取引先から送られてくる請求書などをトリガーにすることが可能 です。 担当者が内容を確認する前にチケットが作られるので、対応漏れを防ぎ、初動のスピードアップにもつながります!
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」フローは、受信メールの添付ファイルから情報を自動的に抽出し、Zendeskにチケットを生成する業務ワークフローです。 手間のかかるデータ入力作業を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。 また、カスタマーサポートの対応が迅速化され、効率的な業務運営が実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailで受信したファイルの内容を手動で処理しているカスタマーサポート担当者の方 ・GmailとZendeskを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方 ・大量のメールから迅速にチケットを作成し、対応スピードを上げたいチームリーダーの方 ・OCR技術を活用して、ファイルに含まれる情報をデジタル化し管理したい企業の管理者の方 ■注意事項 ・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
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■概要 「Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、メールで受信したドキュメントを自動で解析し、Zendeskに効率的にチケットを生成する業務ワークフローです。 これにより、手作業でのデータ入力を省き、迅速かつ正確な対応が可能になります。 特に大量のメールを処理する必要があるサポートチームに役立ちます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookを日常的に使用し、多数の添付ファイルを受信するサポート担当者の方 ・Zendeskでのチケット管理を効率化したいカスタマーサポートチームのリーダー ・手動でのデータ入力に時間を取られ、業務の自動化を検討している企業のIT担当者 ・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたい方 ■注意事項 ・Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskチケットを自動作成する
Webフォーム(YoomフォームやGoogleフォームなど)からファイルが送信されたタイミングで、そのファイルをOCRで読み取り、Zendeskのチケットを自動で生成するフローです。例えば、ユーザーサポート窓口のフォームに、エラー画面のスクリーンショットや関連書類が添付された場合などに活用 できます。 ファイルを開いて内容を確認し、手動でチケットを作る手間がなくなるので、より効率的なチケット管理が実現可能かもしれません!
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
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■概要 「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」フローは、送信されたファイルを自動的にOCRで解析し、Zendeskにサポートチケットを生成する業務ワークフローです。 これにより、手動での入力作業を削減し、効率的なサポート体制を構築できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・フォームから多数のファイルを受け取り、手動でZendeskにチケットを登録しているサポート担当者の方 ・OCR技術を活用してファイル内容を自動的に解析し、効率的にチケット化したいチームリーダーの方 ・ファイル送信からチケット作成までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者の方 ・Zendeskと連携した自動化ワークフローを導入し、サポート業務をスムーズに行いたい企業の管理者の方 ■注意事項 ・ZendeskとYoomを連携してください。 ・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、ファイル情報を自動的に処理し、迅速にサポートチケットを生成します。 受け取ったファイルの情報をOCR技術でテキスト化し、その内容をもとにZendeskでチケットを自動作成します。 このワークフローにより、手動でのデータ入力やチケット作成の手間を省き、業務効率を向上させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを受け付けているサポート担当者の方 ・Zendeskでのチケット管理を効率化したいと考えているカスタマーサポートチームの方 ・OCR技術を活用して手動入力の作業を減らし、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方 ・顧客対応の迅速化と正確性向上を目指している中小企業の経営者の方 ■注意事項 ・Googleフォーム、Google Drive、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージに追加されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskチケットを自動作成する
Google DriveやBoxといったオンラインストレージの特定のフォルダにファイルが追加されたら、自動的にOCRを実行し、その結果をもとにZendeskチケットを作成します。例えば、社内の申請書類や報告書など、ファイルベースでのやり取りをZendeskのワークフローにスムーズに組み込みたい場合に便利 です。 ファイルがアップロードされた後の確認やチケット作成作業を自動化することで、情報連携をより円滑に進められるはずです!
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理とカスタマーサポートの連携を自動化します。 Google Driveにアップロードされた画像やPDFファイルをOCR技術でテキスト化し、その内容をもとにZendeskに自動的にチケットを生成します。 手動でのデータ入力やチケット作成の手間を削減し、効率的な業務運営を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google Driveを活用して大量のドキュメントを管理している方 ・Zendeskを使用してカスタマーサポートを行っており、チケット管理に課題を感じている方 ・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたいと考えているIT担当者 ・業務の自動化を推進し、効率化を図りたい企業の経営者 ■注意事項 ・Google Drive、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
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■概要 「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、ファイル管理とカスタマーサポートの業務を効率化する業務ワークフローです。 Boxに保存されたドキュメントをOCR機能で自動的にテキスト化し、その内容をもとにZendeskでサポートチケットを自動生成します。 これにより、手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、迅速かつ正確なサポート対応が可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Boxを活用して多くのファイルを管理しているカスタマーサポートチームの方 ・Zendeskでのチケット作成作業に時間を取られているサポート担当者 ・ファイル内容から自動的にチケット化したいと考えているIT担当者 ・手動入力によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい企業の方 ■注意事項 ・Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します!今回はトリガーをGmailとし、「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」 流れを例として解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとZendeskをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定とZendeskのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」フローは、受信メールの添付ファイルから情報を自動的に抽出し、Zendeskにチケットを生成する業務ワークフローです。 手間のかかるデータ入力作業を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。 また、カスタマーサポートの対応が迅速化され、効率的な業務運営が実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailで受信したファイルの内容を手動で処理しているカスタマーサポート担当者の方 ・GmailとZendeskを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方 ・大量のメールから迅速にチケットを作成し、対応スピードを上げたいチームリーダーの方 ・OCR技術を活用して、ファイルに含まれる情報をデジタル化し管理したい企業の管理者の方 ■注意事項 ・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとZendeskをマイアプリ連携
GmailとZendeskをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。 最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Gmailにファイルを送信しておきましょう! ※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。
※ファイルの中身は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。 右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックして進みましょう!
3.続いてZendeskをマイアプリ登録します。 先ほどと同様の手順で、Zendeskを検索します。 次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
※・Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 ・有料プラン(チームプラン・サクセスプラン)には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね!
マイアプリにGmailとZendeskが表示されていれば、登録完了です!
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう!テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要 「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」フローは、受信メールの添付ファイルから情報を自動的に抽出し、Zendeskにチケットを生成する業務ワークフローです。 手間のかかるデータ入力作業を自動化し、チームの生産性向上に貢献します。 また、カスタマーサポートの対応が迅速化され、効率的な業務運営が実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailで受信したファイルの内容を手動で処理しているカスタマーサポート担当者の方 ・GmailとZendeskを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方 ・大量のメールから迅速にチケットを作成し、対応スピードを上げたいチームリーダーの方 ・OCR技術を活用して、ファイルに含まれる情報をデジタル化し管理したい企業の管理者の方 ■注意事項 ・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら 」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。 アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。 「トリガーの起動間隔」を選択してください。 ※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです! ※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ※Yoomプランの詳しい説明は、こちら を参照してください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。 ※表示されているアウトプット は、次の設定でも活用可能です。その後の設定で活用するデータとなります。
ステップ4:分岐の設定
1.分岐「分岐|添付ファイルの有無 」をクリックしてください。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。 「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
なお、今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。
確認を終えたら「保存する」をクリックして次に進みましょう!
ステップ5:画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です!
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました!
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6:Zendeskの設定
1.アプリと連携する「チケットを作成 」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います! 「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「件名」は、入力欄をクリックして、先ほど取得したアウトプット(取得した値)から選択できます。
「詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。 ※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。※設定が完了すると、Zendeskでチケットが作成されます。
ステップ7:トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態(トリガーが発動次第フローが起動する状態)になります!
ZendeskとOCRの便利な自動化テンプレート
ZendeskやOCRを使った自動化はまだまだたくさんあります。 ここでは、関連するYoomのテンプレートをいくつかご紹介しますね。業務改善のヒントが見つかるかもしれません!
Zendeskを使った便利な自動化例
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
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■概要 Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方 ・手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方 ・問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方 ■注意事項 ・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
Zendeskで新しくチケットが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要 Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。 このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方 ・Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方 ・手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方 ■注意事項 ・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Slackに通知されるフローです。
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
試してみる
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを追加します。
OCRを使った便利な自動化例
Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する
試してみる
■概要 「Google Driveに追加されたファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理と顧客情報の登録を自動化する業務ワークフローです。 日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を手作業で抽出しXeroに入力するのは手間がかかります。 このワークフローを活用すれば、ファイルが追加された瞬間にOCR技術で必要なデータを抽出し、XeroのContactsに自動登録されます。 これにより、データ入力の効率化とヒューマンエラーの削減が実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google Driveに多数のファイルを保存し、情報の手動入力に時間を取られている会計担当者の方 ・Xeroを利用して顧客管理を行っており、自動化で業務効率を向上させたい経営者の方 ・OCR技術を活用してデータ入力の精度を高めたいIT担当者の方 ・日常的にSaaSアプリを連携させて業務を効率化したい中小企業の方 ■注意事項 ・Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要 「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。 日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。 特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。 このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。 これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。 ■このフローをおすすめする方 ・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方 ・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体 ・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方 ・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方 ・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方 ■注意事項 ・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する
試してみる
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する
試してみる
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
まとめ
この記事では、ZendeskとOCRを連携させて、メールやフォーム、ストレージ経由で受け取ったファイルの内容を抽出し、そのデータでZendeskにチケットを自動で作成する方法についてご紹介しました。
今回ご紹介したような自動化フローを活用すれば、ファイルの内容を確認して手動でZendeskに情報を入力する作業を簡略化できるはずです!これにより、入力ミスや対応漏れのリスクを減らせるかもしれませんよね。
なお、Yoomには、すぐに自動化を導入できるテンプレートがたくさん用意されています。まずはテンプレートを試してみて、自動化による業務効率化を体験してみませんか?
きっと、これまで手作業に費やしていた時間を短縮でき、業務改善となるはずです!