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「Zendeskのオープンチケット、毎日手動で確認してデータベースにまとめるのが大変…」
「どのチケットが誰に割り当てられているのか、ステータスの更新はされているのか、といった確認作業に追われていませんか？」
このように、Zendeskのオープンチケットを手作業で管理していると、情報の集計や共有に時間がかかります。
対応漏れや状況把握の遅れといったリスクも懸念されるでしょう。
もし、Zendeskでオープンになっているチケットの情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で更新・集計できる仕組みがあれば、最新の状況をチームで共有可能です。
手作業による更新漏れも削減されるため、顧客への迅速かつ正確な対応に役立てられるでしょう。
より重要なサポート業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。ぜひこの機会に導入して、チケット管理業務を効率化しましょう！
YoomにはZendeskのオープンチケット情報を自動で集計する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を、常に最新の状態で把握したいものの、手作業での転記は手間がかかり、更新漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にZendeskのオープンチケット情報を抽出し、自動でGoogle スプレッドシートに反映できます。これにより、手作業による更新作業から解放され、正確なチケット管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Zendeskでオープンになっているチケットの情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で更新・記録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、手動での集計作業が削減され、最新のチケット状況をチームで共有可能です。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしてきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を、常に最新の状態で把握したいものの、手作業での転記は手間がかかり、更新漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にZendeskのオープンチケット情報を抽出し、自動でGoogle スプレッドシートに反映できます。これにより、手作業による更新作業から解放され、正確なチケット管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法と、Google スプレッドシートの連携方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
■概要
Zendeskで管理しているオープンチケットの状況を、常に最新の状態で把握したいものの、手作業での転記は手間がかかり、更新漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にZendeskのオープンチケット情報を抽出し、自動でGoogle スプレッドシートに反映できます。これにより、手作業による更新作業から解放され、正確なチケット管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガーアクション」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、スケジュールトリガーを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定したら、フローボットを起動するスケジュールについて設定していきましょう。
日付や曜日、時刻など任意のスケジュールで設定が可能です。
スケジュールトリガーの設定方法
この例では、「平日の朝9時になったらフローボットが起動する」ように設定してみます。
任意のスケジュールを設定できたら「保存する」をクリックしてください。
スケジュールトリガーで設定した通りの、指定した日時になったらこちらの後続オペレーションに進みます。
Zendeskのチケットの中でも、オープン中になっているチケットIDの一覧を取得しましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サブドメイン」には、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
ここで一度、Zendeskにアクセスしましょう。テスト用に作成したZendeskのチケットをオープンにしておきます。
これで「オープン中のチケットID」の一覧を取得できる状態になりました。
Zendesk側でオープン中のチケットを用意できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Zendeskでオープン中のチケットIDが反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Yoomのコマンドオペレーションの1つである、「繰り返し処理」を活用していきましょう。
繰り返し処理を設定することにより、後続に設定するオペレーションをループして実行できます。
この例では、「Zendeskから取得したオープン中のチケットIDの数だけ、後続オペレーションを繰り返す」ことになります。
アクションのタイトルを任意で設定したら「繰り返し対象の取得した値」を設定していきましょう。
ここでは前のステップで取得したZendeskの「チケットIDの一覧」を設定します。
ここで取得した値を設定することにより、スケジュールトリガーで設定した日時になる度に、新しく取得したチケットIDの一覧情報が更新されて繰り返し対象になります。
繰り返し対象の設定ができたら「保存する」をクリックしましょう。
繰り返し処理の後続オペレーションとして、Zendeskでオープン中のチケットIDの数だけチケット情報を取得する・転記するループ処理を行っていきます。
まずはGoogle スプレッドシートに追加するために必要な、チケットの情報を取得していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サブドメイン」には前のステップで設定した際と同様、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
「チケットID」には、繰り返し処理の対象となる取得した値を活用していきます。
これにより、対象となる複数のZendeskチケットIDを、順番に処理していくことが可能です。
設定できたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
ZendeskのチケットIDから取得した詳細情報を、Google スプレッドシートのレコードに自動で追加する設定を行います。
タイトルを任意で設定し、Google スプレッドシートと連携するアカウントやアクション内容を確認したら、下へスクロールしてください。
Zendeskのチケット情報を自動記録するためのデータベースを連携していきます。
もしGoogle スプレッドシートに該当のシートを用意できていない場合は、この段階で作成しておきましょう。
今回は例として、以下のようなシートを作成しています。
対象のデータベースをGoogle スプレッドシートに作成できたら、以下3つの情報をYoomに設定していきましょう。
Google スプレッドシートのデータベース連携が設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
「追加するレコードの値」を設定していきます。各項目に、Zendeskで取得した値から該当する情報を設定しましょう。
ここでも取得した値を活用することにより、ループ処理の後続オペレーションとして、Zendeskで取得したチケットの詳細がGoogle スプレッドシートに自動転記されていきます。
各項目の情報を設定できたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、実際に更新されたレコードの情報が表示されていれば成功です！
ここで実際に、該当のGoogle スプレッドシートにアクセスしてみます。Zendeskのオープンチケットの内容が自動で転記されていますね。
これでループ処理の後続オペレーションとして、Zendeskで取得したオープンチケットの詳細情報がGoogle スプレッドシートに転記されるまでの処理が、オープンチケットの数だけ繰り返されるようになりました。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これで指定したスケジュールに合わせて、定期的にZendeskのオープンチケットの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのツールに転記・更新するようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、ZendeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
複数の業務ツール間で発生する問い合わせやタスク、フォーム送信などの情報を自動で連携し、通知・登録・共有を一括で行えます。これにより、手作業での転記や報告が不要となり、対応スピードとチーム間の情報共有精度が向上するでしょう。
■概要
Asanaで管理している開発タスクや顧客からの要望を、Zendeskへ手動で起票していませんか？こうした手作業による情報連携は、転記ミスの原因となったり、対応の遅れに繋がったりすることがあります。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されると、Zendeskに自動でチケットが作成されるため、部門間の連携を円滑にし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ClickUpで管理している開発タスクや問い合わせ内容を、カスタマーサポートのためにZendeskへ手作業でチケット登録していませんか？この作業は二重入力の手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ClickUpに新しいタスクが作成されたタイミングで、自動でZendeskにチケットが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
開発プロジェクトでGitHubのIssueが作成された際、カスタマーサポートチームへの情報共有はどのように行っていますか？手作業での連絡やZendeskへのチケット起票は、対応漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、GitHubで新しいIssueが作成されると自動でZendeskにチケットが追加されるため、チーム間の情報連携を円滑にし、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wixでフォームが送信されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wixを業務に活用している方
・Webサイトの構築に活用している方
・サイト上の問い合わせに対応している方
2.Zendeskに顧客関連情報を追加している方
・顧客に関連するタスクの登録を行い管理している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成を行うために有益なツールです。
サイト上に設定したフォームで受けた問い合わせ内容をZendeskで管理することで、顧客対応業務の効率化につながります。
しかしWixでフォームが送信されたら都度手作業でZendeskに情報を追加するのは、問い合わせ対応までに時間がかかり顧客満足度の低下を招く可能性があります。
このフローを使用するとWixで送信されたフォームの内容を自動でZendeskに追加することができ、手入力を待つことなくチームに情報共有を行います。
素早い情報共有によって問い合わせ対応業務に即座に着手することができ、迅速なタスク解決を行うことで顧客満足度の向上に繋げます。
■注意事項
・ Wix、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせチケットが更新されるたびに、その内容をkintoneに手作業で転記していませんか？この作業は情報連携を円滑にする一方で、手間がかかり、転記ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskのチケット更新をきっかけに、自動でkintoneの該当レコードへコメントを投稿できます。これにより、手作業による情報連携の非効率を解消し、スムーズな顧客対応管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られたら、Slackに通知されるフローです。
ZendeskとSlackを連携すると作成されたチケットをカスタムしてメッセージ経由でSlackに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Zendesk、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・Zendeskでのチケット管理と同時にHubSpotでも顧客対応の履歴を一元管理したいチーム
・顧客サポートの効率化と情報の一元化を図りたいチーム
2.営業部門
・Zendeskで発生した顧客の問題や問い合わせをHubSpotで共有し、営業活動に役立てたいチーム
・顧客の問い合わせ履歴を基に、適切なフォローアップや提案を行いたいチーム
3.マーケティングチーム
・Zendeskのチケット情報をHubSpotに連携し、顧客インサイトを得てマーケティング戦略に反映させたいチーム
・顧客の問い合わせ内容からニーズを把握し、マーケティング活動に活かしたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskでチケットが作成された際に自動的にHubSpotにもチケットを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
・顧客の問い合わせ内容や対応状況をHubSpotで一元管理することで、迅速かつ適切な対応が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを自動的に登録します。
Trelloにカードを登録後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知することも可能です。
■設定方法
・ZendeskとTrelloをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Zendeskの「Zendeskにチケットが登録されたら」というトリガーで連携アカウントなどを設定してください。
・Trelloの「Trelloにカードを追加」というオペレーションで、Zendeskから取得したチケット情報をもとに、ボード名、リスト名、カードタイトル、詳細などを設定してください。
・設定が完了したら、Zendeskで新しいチケットが登録されると、フローボットが起動し、Trelloに対応するカードが追加されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Trelloの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Zendeskのオープンチケット管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の集計や更新作業から解放され、ヒューマンエラーの少ない正確なチケット管理に役立てられます。
サポートチームは最新の状況を把握できるでしょう。顧客への対応遅延や漏れを防ぐことで、サービス品質の向上に直接貢献できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしZendesk連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：取得するチケットの項目は自由に変更できますか？
A：はい、可能です。Zendeskの「チケット情報を取得」アクション設定時に、「優先度」や「チケットを送信したユーザー」など、任意の項目が取得した値として、後続オペレーションで活用できます。
また、独自にZendesk側で設定したタグ情報なども取得した値に追加可能です。
Q：特定の条件でチケットを絞り込んで追加できますか？
A：はい、可能です。ループ処理の後続オペレーションとして、オープンチケットの情報を取得した後に分岐オペレーションを設定することにより、特定の条件を満たすチケット情報のみを別アプリに追加できます。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
