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「Zendeskのオープンチケット、毎日手動で確認してデータベースにまとめるのが大変…」
「どのチケットが誰に割り当てられているのか、ステータスの更新はされているのか、といった確認作業に追われていませんか？」
このように、Zendeskのオープンチケットを手作業で管理していると、情報の集計や共有に時間がかかります。
対応漏れや状況把握の遅れといったリスクも懸念されるでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskでオープンになっているチケットの情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で更新・集計できる仕組み</span>があれば、最新の状況をチームで共有可能です。
手作業による更新漏れも削減されるため、顧客への迅速かつ正確な対応に役立てられるでしょう。
より重要なサポート業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。ぜひこの機会に導入して、チケット管理業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zendeskのオープンチケット情報を自動で集計する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Zendeskでオープンになっているチケットの情報を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で更新・記録するフローを解説していきます！
このフローを使えば、手動での集計作業が削減され、最新のチケット状況をチームで共有可能です。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしてきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法と、Google スプレッドシートの連携方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガーアクション」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、スケジュールトリガーを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定したら、フローボットを起動するスケジュールについて設定していきましょう。
日付や曜日、時刻など任意のスケジュールで設定が可能です。
スケジュールトリガーの設定方法
この例では、「平日の朝9時になったらフローボットが起動する」ように設定してみます。
任意のスケジュールを設定できたら「保存する」をクリックしてください。
スケジュールトリガーで設定した通りの、指定した日時になったらこちらの後続オペレーションに進みます。
Zendeskのチケットの中でも、オープン中になっているチケットIDの一覧を取得しましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サブドメイン」には、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
ここで一度、Zendeskにアクセスしましょう。テスト用に作成したZendeskのチケットをオープンにしておきます。
これで「オープン中のチケットID」の一覧を取得できる状態になりました。
Zendesk側でオープン中のチケットを用意できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Zendeskでオープン中のチケットIDが反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Yoomのコマンドオペレーションの1つである、「繰り返し処理」を活用していきましょう。
繰り返し処理を設定することにより、後続に設定するオペレーションをループして実行できます。
この例では、「Zendeskから取得したオープン中のチケットIDの数だけ、後続オペレーションを繰り返す」ことになります。
アクションのタイトルを任意で設定したら「繰り返し対象の取得した値」を設定していきましょう。
ここでは前のステップで取得したZendeskの「チケットIDの一覧」を設定します。
ここで取得した値を設定することにより、スケジュールトリガーで設定した日時になる度に、新しく取得したチケットIDの一覧情報が更新されて繰り返し対象になります。
繰り返し対象の設定ができたら「保存する」をクリックしましょう。
繰り返し処理の後続オペレーションとして、Zendeskでオープン中のチケットIDの数だけチケット情報を取得する・転記するループ処理を行っていきます。
まずはGoogle スプレッドシートに追加するために必要な、チケットの情報を取得していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サブドメイン」には前のステップで設定した際と同様、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
「チケットID」には、繰り返し処理の対象となる取得した値を活用していきます。
これにより、対象となる複数のZendeskチケットIDを、順番に処理していくことが可能です。
設定できたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
ZendeskのチケットIDから取得した詳細情報を、Google スプレッドシートのレコードに自動で追加する設定を行います。
タイトルを任意で設定し、Google スプレッドシートと連携するアカウントやアクション内容を確認したら、下へスクロールしてください。
Zendeskのチケット情報を自動記録するためのデータベースを連携していきます。
もしGoogle スプレッドシートに該当のシートを用意できていない場合は、この段階で作成しておきましょう。
今回は例として、以下のようなシートを作成しています。
対象のデータベースをGoogle スプレッドシートに作成できたら、以下3つの情報をYoomに設定していきましょう。
Google スプレッドシートのデータベース連携が設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
「追加するレコードの値」を設定していきます。各項目に、Zendeskで取得した値から該当する情報を設定しましょう。
ここでも取得した値を活用することにより、ループ処理の後続オペレーションとして、Zendeskで取得したチケットの詳細がGoogle スプレッドシートに自動転記されていきます。
各項目の情報を設定できたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、実際に更新されたレコードの情報が表示されていれば成功です！
ここで実際に、該当のGoogle スプレッドシートにアクセスしてみます。Zendeskのオープンチケットの内容が自動で転記されていますね。
これでループ処理の後続オペレーションとして、Zendeskで取得したオープンチケットの詳細情報がGoogle スプレッドシートに転記されるまでの処理が、オープンチケットの数だけ繰り返されるようになりました。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これで指定したスケジュールに合わせて、定期的にZendeskのオープンチケットの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのツールに転記・更新するようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、ZendeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
複数の業務ツール間で発生する問い合わせやタスク、フォーム送信などの情報を自動で連携し、通知・登録・共有を一括で行えます。これにより、手作業での転記や報告が不要となり、対応スピードとチーム間の情報共有精度が向上するでしょう。
Zendeskのオープンチケット管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の集計や更新作業から解放され、ヒューマンエラーの少ない正確なチケット管理</span>に役立てられます。
サポートチームは最新の状況を把握できるでしょう。顧客への対応遅延や漏れを防ぐことで、サービス品質の向上に直接貢献できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしZendesk連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：取得するチケットの項目は自由に変更できますか？
A：はい、可能です。Zendeskの「チケット情報を取得」アクション設定時に、「優先度」や「チケットを送信したユーザー」など、任意の項目が取得した値として、後続オペレーションで活用できます。
また、独自にZendesk側で設定したタグ情報なども取得した値に追加可能です。
Q：特定の条件でチケットを絞り込んで追加できますか？
A：はい、可能です。ループ処理の後続オペレーションとして、オープンチケットの情報を取得した後に分岐オペレーションを設定することにより、特定の条件を満たすチケット情報のみを別アプリに追加できます。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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