【簡単設定】条件に合致したGoogle スプレッドシートの行を自動削除する方法

メールの受信をトリガーにGoogle スプレッドシートの行を削除する

<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の件名や条件のメールを受信した際に、Google スプレッドシートの該当行を自動で削除</span>できます。

メールの内容に応じたデータ整理を自動化し、常にスプレッドシートを最新の状態に保ち、確認作業の手間を削減します。

フォームの送信をトリガーにGoogle スプレッドシートの行を削除する

<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームなどで回答が送信された際に、その内容に基づいてGoogle スプレッドシートの特定の行を自動で削除</span>できます。

フォームからの情報入力と連動したデータ削除を効率化し、不要なデータの蓄積を防ぐことで管理コストを低減します。

Microsoft Teamsの投稿に応じてGoogle スプレッドシートの行を削除するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsで特定の条件を満たすメッセージが投稿された際に、Google スプレッドシートの該当する行を自動で削除するフローを解説していきます！
この設定により、チーム内のコミュニケーションとデータ管理を連携させ、手作業による更新の手間を大幅に削減できます。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう.

先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。

1．Microsoft Teamのマイアプリ登録

Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

2．Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるMicrosoft Teamsでのメッセージ受信設定

Microsoft Teamsの指定のチャネルにメッセージが送信されたことを自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

• チームIDとチャネルID:以下の画面のように表示される候補から、メッセージを投稿したい場所を選択しましょう。

入力完了後、特定の条件に指定したいワードを含んだメッセージを実際にMicrosoft Teamsに送信します。

フローボットに戻り「テスト」をクリックしましょう。

以下の画面のようにアウトプットにメッセージの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容をアクションの設定に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：分岐する

Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿された際、次のフローへ進むための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面が表示されます。
赤枠の「分岐条件」の箇所に、分岐させるためのキーワードを入力しましょう。
今回は「削除」のキーワードがあった際に、次のフローへ進むように設定しました。

設定後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートの行を削除する

Microsoft Teamsで「削除」を含むメッセージが投稿されたら、指定のGoogle スプレッドシートの行を削除するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

API接続設定が表示されるので、設定を進めましょう。

• スプレッドシートIDとシートID:以下のように表示される候補から行を削除したいシートを選択します。

今回は下記のようなスプレッドシートを作成しています。

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削除する行を指定する箇所への入力も行いましょう。
7行目から11行目を削除したいので、注釈に沿って下記のように設定します。

「テスト」をクリックすると以下のように、行の削除が実行されていました。
確認後Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例

Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したフロー以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。

日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

Google スプレッドシートで条件に基づいて行を自動削除することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ整理の時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>

これにより、常にクリーンで正確なデータに基づいて迅速な意思決定を行うことが可能になり、より戦略的な業務に注力できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしGoogle スプレッドシートのデータ管理自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

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