【ノーコードで実現】免許証の情報をOCRで読み取り自動でデータ化する方法

ストレージサービスに追加された免許証をOCRで読み取り、自動で記録する

DropboxやBoxなどのオンラインストレージに免許証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーとしてOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートに自動入力します。

共有ストレージを使った書類管理フローに組み込むことで、ファイル追加後のデータ入力作業を自動化でき、チーム内の情報共有もスムーズになります。

フォームで送信された免許証をOCRで読み取り、自動で記録する

GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなど、ファイルアップロード機能付きのフォームから免許証画像が送信された際に、自動でOCR処理を実行し、抽出データをGoogle スプレッドシートに記録します。

申請受付などの業務において、フォーム送信からデータ登録までを一気通貫で自動化できるため、対応漏れや転記ミスを防ぐのに役立ちます。

受信した免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう

ここでは例として、「Gmailで送付された免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの作成手順を解説します。Yoomを使えば、このような自動化フローも簡単な設定で構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR機能、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

‍Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
‍こちらも先ほどと同様にサインインを進め、アクセスを許可してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックします。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、Gmailのラベル作成がまだの場合はこのタイミングで作成しましょう!

今回は、下記赤枠のようなラベルを作成しました。
免許証を添付し、ラベルの条件に合うようなメールを送信してください。

Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。
  先ほど作成したラベルを選択してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。

最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。

()内のタスクを消費するので注意してください!

[注意事項]

• OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
• アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：変更なければこのままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：今回は下記画像のように抽出したい項目を入力しました。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。
抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように免許証の添付ファイルから文字情報を抽出したデータが反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートのレコード追加設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、先ほど抽出した免許証の文字データをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!

Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。

下記を参考に、各項目を入力します。

• スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
  

• スプレッドシートのタブ名：先ほどと同様、候補より選択してください。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。‍

3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、OCRで取得した項目を入力したいか設定していきます。
各入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせてそれぞれ選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう!

下記画像のように、OCR結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

OCR機能を使った便利な自動化例

Yoomでは、OCR機能を活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。
以下にいくつかの例をご紹介します。

まとめ

今回は、メールやストレージ、フォームで受け取った免許証の画像をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに記録する方法についてご紹介しました。
このフローを導入することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぎ、より迅速かつ正確な情報管理が可能になります。

<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単な設定で構築できます。</span>
免許証のOCR処理だけでなく、請求書や領収書など、様々な書類のデータ化にも応用可能ですよ。

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Yoomには無料プランもありますので、まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！

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