ストレージサービスに追加された免許証をOCRで読み取り、自動で記録する
DropboxやBoxなどのオンラインストレージに免許証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーとしてOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートに自動入力します。
共有ストレージを使った書類管理フローに組み込むことで、ファイル追加後のデータ入力作業を自動化でき、チーム内の情報共有もスムーズになります。
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オンラインでの本人確認や各種手続きが増える中で、免許証といった身分証明書の情報を扱う機会も多くなっていますよね。
しかし、送られてきた免許証の画像から氏名や住所、生年月日などの情報を一つひとつ手作業で転記するのは、時間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。
特に、大量の情報を処理する必要がある場合、この作業は大きな負担になってしまいます。
この記事では一例として、そんな課題を解決するために、<span class="mark-yellow">メールやオンラインストレージ、フォームなどで受け取った免許証の画像データをOCR（光学的文字認識）技術を使って自動で読み取り</span>、その情報を他ツールに整理・記録する方法について解説します。
この記事を参考に、日々の業務を効率化しましょう！
YoomにはOCRを活用して免許証の情報を自動で読み取り、記録する業務フローの自動化テンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックして設定を始めてみましょう！
メール、ストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取った免許証の画像をOCRで読み取り、その内容を自動で記録することができます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつかご紹介します。
気になる自動化例をクリックして、すぐに設定を試してみましょう！
GmailやOutlookで免許証の画像ファイルが添付されたメールを受信すると、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートの指定した行に追記します。
これにより、メールを確認して手動で転記する手間が省け、迅速かつ正確なデータ管理が実現できます。
DropboxやBoxなどのオンラインストレージに免許証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーとしてOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートに自動入力します。
共有ストレージを使った書類管理フローに組み込むことで、ファイル追加後のデータ入力作業を自動化でき、チーム内の情報共有もスムーズになります。
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなど、ファイルアップロード機能付きのフォームから免許証画像が送信された際に、自動でOCR処理を実行し、抽出データをGoogle スプレッドシートに記録します。
申請受付などの業務において、フォーム送信からデータ登録までを一気通貫で自動化できるため、対応漏れや転記ミスを防ぐのに役立ちます。
ここでは例として、「Gmailで送付された免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの作成手順を解説します。Yoomを使えば、このような自動化フローも簡単な設定で構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
こちらも先ほどと同様にサインインを進め、アクセスを許可してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、Gmailのラベル作成がまだの場合はこのタイミングで作成しましょう!
今回は、下記赤枠のようなラベルを作成しました。
免許証を添付し、ラベルの条件に合うようなメールを送信してください。
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
[注意事項]
2.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。
抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように免許証の添付ファイルから文字情報を抽出したデータが反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
ここでは、先ほど抽出した免許証の文字データをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
下記を参考に、各項目を入力します。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、OCRで取得した項目を入力したいか設定していきます。
各入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせてそれぞれ選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう!
下記画像のように、OCR結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomでは、OCR機能を活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。
以下にいくつかの例をご紹介します。
今回は、メールやストレージ、フォームで受け取った免許証の画像をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに記録する方法についてご紹介しました。
このフローを導入することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぎ、より迅速かつ正確な情報管理が可能になります。
<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単な設定で構築できます。</span>
免許証のOCR処理だけでなく、請求書や領収書など、様々な書類のデータ化にも応用可能ですよ。
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Yoomには無料プランもありますので、まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！
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