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「日次レポートを毎日LINE WORKSに投稿するのが地味に面倒…」
「週報の配信、忘れないようにしないと…でも他の業務で忙しい！」
このように、定期的なレポートの配信業務に手間を感じたり、配信漏れへのプレッシャーを感じていませんか？
もし、特定のフォルダにレポートファイルが保存されたら、自動的にLINE WORKSの指定トークルームへ配信される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、レポート内容の分析や次の戦略立案といった、より創造的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはLINE WORKSでレポートを配信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Dropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで自動的に配信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Dropboxをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Dropboxの画面に移動し、任意のフォルダ内にレポートを保存します。
今回ご紹介するテンプレートは特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはファイルを任意のフォルダ内にアップロードする必要があります。
今回は以下のフォルダにファイルをアップロードしました。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
Yoomの画面に戻り、対象のフォルダのパスを設定します。
注釈を確認しながらフォルダパスを入力してください。
次に、ファイル名を設定します。
今回はファイル名にレポートが含まれるファイルが登録された場合のみ起動させたいため、以下のように入力しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ファイルをダウンロードをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
フォルダのパスを設定します。
フォルダのパスはステップ3の対象のフォルダのパスで設定したものと同じものを設定してください。
ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
取得した値に項目名だけではなく実際のファイル名が表示されていることを確認してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ファイルのアップロードURLの取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ボットIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいボットを選択してください。
ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく実際のファイル名が表示されていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ファイルのアップロードを実行をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ5と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
ファイルのアップロード先URL、ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
それぞれ実際に値が表示されていることを確認しましょう。
次に、ファイルの添付方法、ファイルもデフォルトで設定されています。
そのままで問題ありませんが、変更したい場合はプルダウンメニューから設定してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
トークルームにファイルを送信をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ5と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
ボットIDを設定します。
ステップ5と同じボットを設定しましょう。
トークルームIDを設定します。
トークルームIDはLINE WORKSのトークルーム右側にある以下の箇所から取得できます。
コピーできたら入力してください。
次に、ファイルIDはデフォルトで取得した値が設定されていますので、実際に値が表示されていることを確認しましょう。
ここまで確認できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にトークルームにファイルが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※テスト成功画面にnullと表示されますが、問題ありません。
また、実際にLINE WORKSのトークルームにファイルが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がDropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで自動的に配信するフローでした！
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへの内容記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
LINE WORKSへのレポート配信を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードや共有連絡の手間を削減し、配信漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは必要な情報を受け取ることができ、組織全体の情報共有スピードと業務効率が向上します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Dropbox以外のストレージでも自動化できますか？
A：
はい、できます。
例えばGoogle DriveやOneDriveなども利用可能です。
連携できるアプリについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：複数のトークルームに同時配信できますか？
A：
はい、できます。
フローボットの+をクリックし、トークルームにファイルを送信アクションを追加して設定を行ってください。
Q：特定の時間に定期配信する設定はできますか？
A：
はい、できます。
Yoomではスケジュールトリガーを利用可能です。
毎週火曜日の9時や毎月1日の10時など、設定した時間にフローボットを起動できます。
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