「日次レポートを毎日LINE WORKSに投稿するのが地味に面倒…」
「週報の配信、忘れないようにしないと…でも他の業務で忙しい！」
このように、定期的なレポートの配信業務に手間を感じたり、配信漏れへのプレッシャーを感じていませんか？
もし、特定のフォルダにレポートファイルが保存されたら、自動的にLINE WORKSの指定トークルームへ配信される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、レポート内容の分析や次の戦略立案といった、より創造的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはLINE WORKSでレポートを配信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで配信する
試してみる
■概要
定期的に作成されるレポートを、都度ダウンロードしてLINE WORKSで関係者に配信する作業は、手間がかかる上に配信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにレポートが格納されるだけで、指定したLINE WORKSのトークルームへ自動で配信が完了します。手作業によるレポート配信業務を効率化し、重要な情報の共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存したレポートをLINE WORKSで定期的に配信しているご担当者の方
- 手作業によるレポート配信に手間を感じ、自動化で効率を上げたいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チームへの迅速な情報伝達を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが格納されると、LINE WORKSへのレポート配信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信先の誤り、配信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのLINE WORKSとDropboxのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、LINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」「ファイルのアップロードを実行」「トークルームにファイルを送信」を順に設定し、ダウンロードしたファイルを指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、レポートが格納されるフォルダのパスや、特定のファイル名を監視対象として任意に設定してください。
- LINE WORKSでファイルを送信するアクションでは、通知に使用するボットのIDや送信先のトークルームを任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
DropboxのレポートをLINE WORKSに自動配信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで自動的に配信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとLINE WORKSのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにする
Dropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで配信する
試してみる
■概要
定期的に作成されるレポートを、都度ダウンロードしてLINE WORKSで関係者に配信する作業は、手間がかかる上に配信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにレポートが格納されるだけで、指定したLINE WORKSのトークルームへ自動で配信が完了します。手作業によるレポート配信業務を効率化し、重要な情報の共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存したレポートをLINE WORKSで定期的に配信しているご担当者の方
- 手作業によるレポート配信に手間を感じ、自動化で効率を上げたいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チームへの迅速な情報伝達を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが格納されると、LINE WORKSへのレポート配信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信先の誤り、配信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのLINE WORKSとDropboxのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、LINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」「ファイルのアップロードを実行」「トークルームにファイルを送信」を順に設定し、ダウンロードしたファイルを指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、レポートが格納されるフォルダのパスや、特定のファイル名を監視対象として任意に設定してください。
- LINE WORKSでファイルを送信するアクションでは、通知に使用するボットのIDや送信先のトークルームを任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：DropboxとLINE WORKSのマイアプリ連携
ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Dropboxをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Dropboxにレポートが格納されたら、LINE WORKSで配信する
試してみる
■概要
定期的に作成されるレポートを、都度ダウンロードしてLINE WORKSで関係者に配信する作業は、手間がかかる上に配信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにレポートが格納されるだけで、指定したLINE WORKSのトークルームへ自動で配信が完了します。手作業によるレポート配信業務を効率化し、重要な情報の共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存したレポートをLINE WORKSで定期的に配信しているご担当者の方
- 手作業によるレポート配信に手間を感じ、自動化で効率を上げたいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チームへの迅速な情報伝達を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが格納されると、LINE WORKSへのレポート配信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信先の誤り、配信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのLINE WORKSとDropboxのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、LINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」「ファイルのアップロードを実行」「トークルームにファイルを送信」を順に設定し、ダウンロードしたファイルを指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、レポートが格納されるフォルダのパスや、特定のファイル名を監視対象として任意に設定してください。
- LINE WORKSでファイルを送信するアクションでは、通知に使用するボットのIDや送信先のトークルームを任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Dropboxトリガーの設定
特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Dropboxの画面に移動し、任意のフォルダ内にレポートを保存します。
今回ご紹介するテンプレートは特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはファイルを任意のフォルダ内にアップロードする必要があります。
今回は以下のフォルダにファイルをアップロードしました。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
Yoomの画面に戻り、対象のフォルダのパスを設定します。
注釈を確認しながらフォルダパスを入力してください。
次に、ファイル名を設定します。
今回はファイル名にレポートが含まれるファイルが登録された場合のみ起動させたいため、以下のように入力しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Dropboxのファイルをダウンロードする設定
ファイルをダウンロードをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
フォルダのパスを設定します。
フォルダのパスはステップ3の対象のフォルダのパスで設定したものと同じものを設定してください。
ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
取得した値に項目名だけではなく実際のファイル名が表示されていることを確認してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：LINE WORKSにファイルのアップロードURLを取得する設定
ファイルのアップロードURLの取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ボットIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいボットを選択してください。
ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく実際のファイル名が表示されていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：LINE WORKSにファイルのアップロードを実行する設定
ファイルのアップロードを実行をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ5と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
ファイルのアップロード先URL、ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
それぞれ実際に値が表示されていることを確認しましょう。
次に、ファイルの添付方法、ファイルもデフォルトで設定されています。
そのままで問題ありませんが、変更したい場合はプルダウンメニューから設定してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
