■概要
定期的に作成されるレポートを、都度ダウンロードしてLINE WORKSで関係者に配信する作業は、手間がかかる上に配信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにレポートが格納されるだけで、指定したLINE WORKSのトークルームへ自動で配信が完了します。手作業によるレポート配信業務を効率化し、重要な情報の共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存したレポートをLINE WORKSで定期的に配信しているご担当者の方
- 手作業によるレポート配信に手間を感じ、自動化で効率を上げたいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チームへの迅速な情報伝達を実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが格納されると、LINE WORKSへのレポート配信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信先の誤り、配信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのLINE WORKSとDropboxのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、LINE WORKSの「ファイルのアップロードURLの取得」「ファイルのアップロードを実行」「トークルームにファイルを送信」を順に設定し、ダウンロードしたファイルを指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、レポートが格納されるフォルダのパスや、特定のファイル名を監視対象として任意に設定してください。
- LINE WORKSでファイルを送信するアクションでは、通知に使用するボットのIDや送信先のトークルームを任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。