チャットツールで受信したメッセージから電話番号を抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加する
SlackやMicrosoft Teamsで受信したメッセージに含まれる電話番号を正規表現で自動検出し、Google スプレッドシートに追加します。
チャットでのやり取りの中に埋もれがちな連絡先情報を確実にリスト化できるため、後からの確認や連絡がスムーズになります。
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日々の業務で、メールの署名やチャットのメッセージ、お問い合わせフォームの回答など、様々なテキスト情報に目を通す機会は多いですよね。
その中から特定の情報、例えば「電話番号」だけを探し出してリスト化するのは、意外と手間がかかる作業です。
一つ一つコピー＆ペーストしたり手入力したりしていると、時間もかかりますし、見落としや入力ミスが発生しやすくなります。
特に、大量のテキストデータを扱う場合、その負担は無視できません。
<span class="mark-yellow">今回は、こうした悩みを解決する方法として、「正規表現」を使ってテキストから電話番号を抽出するシンプルな方法をご紹介します。</span>
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法なので、ぜひ参考にしてみてください！
Yoomには、文章からのテキスト抽出機能を使った業務フロー自動化のテンプレートを多数ご用意しています。
すぐに試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしてみましょう！
メールやチャット、フォームなど、普段お使いの様々なツールを起点にして、テキストに含まれる電話番号を自動で抽出できます。
<span class="mark-yellow">今回は電話番号の抽出方法をGoogle スプレッドシートと組み合わせて紹介していきます！</span>正規表現を活用して電話番号を自動抽出する具体的な自動化の例をまとめました。
これらのテンプレートを使えば、面倒な手作業から解放され、業務効率化が期待できます。
使ってみたいと思えるフローがあれば、まずはクリックして詳細を見てみましょう。設定も簡単なので、すぐに始められます。
GmailやOutlookで受信したメール本文から正規表現を使って電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートのリストに追加するフローです。
<span class="mark-yellow">問い合わせメールなどから顧客情報を効率的に収集・管理したい方におすすめです。</span>コピー＆ペーストや転記ミスを防ぎ、スムーズな対応へとつながりそうですね。
SlackやMicrosoft Teamsで受信したメッセージに含まれる電話番号を正規表現で自動検出し、Google スプレッドシートに追加します。
チャットでのやり取りの中に埋もれがちな連絡先情報を確実にリスト化できるため、後からの確認や連絡がスムーズになります。
GoogleフォームやYoomフォームなどで受け付けた回答データから、正規表現を用いて電話番号だけを抜き出し、Google スプレッドシートに自動で転記します。
フォーム回答の集計やリスト作成の手間を削減し、データの正確性を高めてくれます。
<span class="mark-yellow">ここでは例として、「Gmailで特定の条件のメールを受信したら、本文から正規表現を使って電話番号を抽出し、Google スプレッドシートに新しい行として追加する」という自動化フローを作成する手順をご紹介します。</span>
このフローを使えば、メールで受け取った連絡先情報を自動でリスト化でき、管理がぐっと楽になります。
[Yoomとは]
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにGmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
まずはGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録です。
アプリの一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックして、次に進んで下さい。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力して、ログインしてください。
以下の画面が出てきたら、「次へ」をクリックして進んで下さい。
マイアプリにGoogle スプレッドシートが出てきたら、登録完了です！
次はGmailのマイアプリ登録です。アプリの一覧からGmailを検索してください。
以下の画面が出てきたら一番下の「 Sign in with Google」をクリックしましょう。
次に画面から使用したいGoogleアカウントを選択します。
アカウントを選択後、パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。
以上でGmailのマイアプリ登録は完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「特定のキーワードに一致するメールを…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。必要であればタイトルを必要修正することもできます。
続いて、API接続設定です。プルダウンからトリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、注意してください。
今回は最短の「5分」を選択しました。
ここで、指定したキーワードをもとにメールを絞り込みます。
今回は電話番号を抽出したいため、「TEL」にしました。
設定ができたら、指定したキーワードを含んだメールを送信してからテストを行いましょう。
取得した値をこの後に使用して、フローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックしてください。
次に「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
操作条件の設定です。
変換タイプは「正規表現によるデータの抽出」を選択しましょう。メールの文章から電話番号の情報を抽出します。
正規表現の設定方法についてはこちらを参考にしてください。
抽出対象は取得した値から本文を選択してください。
伝番号の正規表現は、ヘルプページを参考に入力してください。
すべて設定ができたら、テストを行ってください。メールに記載された電話番号が正規表現で取得できました！
確認ができたら「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
最後の設定は「レコードを追加する」です。
まずは、Gmailと同様に以下を確認して必要であれば修正し、下にスクロールしてください。
次に、スプレッドシートIDを候補から選択してください。
スプレッドシートのタブを候補から選択しましょう。
テーブル範囲は、スプレッドシートの範囲のことです。
ここまで設定したら、次に進みましょう。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
今回は、以下のスプレッドシートに入力する想定です。
追加するレコードの値を設定します。
件名は取得した値からメールのタイトルを選択しました。
mailは送り主のメールアドレスを入力したいので、候補からFromのメールアドレスを選択しました。
TELは、取得した値から抽出した電話番号を選択します。
設定ができたら、テストを行いましょう。指定した項目に情報が反映されました！
実際にGoogle スプレッドシートに抽出したデータが反映されているか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google スプレッドシートと文章からのテキスト抽出機能のテンプレートを活用すれば、手作業では大変だった情報整理やリスト作成もスムーズに自動化できます。
ノーコードで始められるテンプレートを活用して、日々の業務を効率化してみませんか？
メールやフォームからの情報を、手間なく一覧にまとめたい方におすすめです。ノーコードで使えるテンプレートを活用すれば、毎日の記録作業をグッと効率化できます。
文章の中に含まれる電話番号やURLなど、目視では探しづらい情報も、自動で抽出して活用できます。条件設定だけで精度の高い抽出ができるため、情報管理の手間を減らしたい場面に最適です。
この記事では、メールやチャット、フォームの回答といった様々なテキストデータの中から、「正規表現」を利用して電話番号を自動で抽出する方法についてご紹介しました。手作業で電話番号を探し出して転記する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすい作業です。
自動化しておけば、電話番号の抽出に時間を割く必要がなくなり、対応スピードもアップ。浮いた時間を本来注力すべき業務にあてられます。
今回ご紹介したように、Yoomを使えば、難しい知識がなくても「電話番号の抽出」などの作業をぐっとラクにできます。Gmail、Outlook、Slack、Microsoft Teams、各種フォームなど、普段お使いのツールと連携させることで、すぐに効果を実感できるでしょう。
まずは、今回ご紹介したテンプレートの中から、ご自身の業務に近いものを試してみることをおすすめします。設定も簡単ですぐに始められます。
手間のかかる電話番号の抽出・転記作業を自動化して、業務効率化の第一歩を踏み出しましょう。
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