【プログラミング不要】OCRで領収書のデータを自動で抽出する方法

「また領収書の処理か…」

日々の業務で、紙やPDFで受け取る領収書の山にため息をついていませんか？経費精算のために一枚一枚内容を確認してシステムに手入力する作業は、時間も手間もかかりますし、入力ミスだって起こりがちです。
特に、メール添付、フォーム提出、ファイル共有など、受け取り方がバラバラだと、管理はさらに大変になりますよね…。

もし、これらの領収書処理が自動で終わるようになったら…？経理担当者や申請者の負担はぐっと軽くなるはずです！

<span class="mark-yellow">そこでこの記事では、OCR（光学的文字認識）という技術を使って、様々な方法で受け取った領収書から必要な情報（日付、金額、支払先など）を自動で読み取り、データ化する具体的な方法をご紹介しましょう！</span>

プログラミングの知識は不要！簡単な設定だけで、あの面倒な領収書処理から解放され、もっと大切な業務に時間を使えるようになるはずです。

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、OCRを活用し、領収書の処理を簡略化できる業務自動化テンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

OCRを活用して領収書の処理を簡略化する様々な自動化例

メール添付、フォーム提出、ストレージへのアップロード…領収書の受け取り方は本当に様々です。ここでは、それぞれのケースに対応した領収書OCR処理の自動化について、具体的な例を紹介していきます。

これらのテンプレートを使えば、面倒な手作業から解放され、経費処理業務をもっとスムーズに進められるはずです！なお、今回紹介するのはデータの格納先としてGoogle スプレッドシートを選定していますが、もちろんその他のツールに送信、格納することも可能です。
気になる自動化例をクリックして、すぐに体験してみましょう！

メールで受信した領収書をOCRで読み取り、データを自動入力する

メールに添付されて送られてくる領収書のPDF。毎回ダウンロードして内容を確認し、システムにポチポチ手入力するのは、なかなか骨が折れる作業ですよね。
このテンプレートを使えば、GmailやOutlookで受信した特定のメールに添付された領収書ファイルを自動で見つけ出し、OCRで情報を読み取ってGoogle スプレッドシートなどに転記します。
もうメールを探し回ったり、入力ミスにヒヤヒヤしたりする必要はありません。スピーディーかつ正確な処理を実現しましょう！

フォームで受け取った領収書をOCRで読み取り、データを自動入力する

経費申請フォームなどを通じて従業員から提出される領収書ファイル。「提出されたファイルを一つずつ開いて、内容をシステムに入力…あぁ、もう！」なんて経験はありませんか？
このテンプレートでは、Google フォームやYoomの独自フォームなどで受け付けた領収書ファイルをきっかけに、OCR処理を自動で実行！抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどに記録します。申請からデータ化までのプロセスがぐっと効率的になり、担当者の負担も軽くなるはずです！

ストレージサービスに追加された領収書をOCRで読み取り、データを自動入力する

チームで共有しているGoogle DriveやOneDriveなどのストレージ。領収書がアップロードされるたびに手動で確認・入力するのは、正直ちょっと非効率かもしれません。
このテンプレートを活用すれば、指定したフォルダに領収書ファイルが追加されると、自動でOCRが実行され、抽出データがGoogle スプレッドシートなどに入力されます。
ファイル整理とデータ入力の手間を同時に削減できる上に、処理漏れも削減できる可能性があるため、安心できますね！

領収書のデータをOCRで抽出し、ツールに追加するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は受信先にGmail、格納先にGoogle スプレッドシートをチョイスし、より具体的な業務フローを例として設定をすすめていきましょう。

作成するフローは「Gmailに添付された領収書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する」というものです。この自動化によって、メールを確認してファイルを開き、手入力するという一連の作業が削減できるはず…！

なお、今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailで領収書を送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。

※領収書の中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailに添付された領収書をOCRして、Google スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「領収書を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。