フォームで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
自社の採用サイトや求人媒体に設置した応募フォーム経由で履歴書を受け取るケースも多いですよね。このテンプレートでは、GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなどに履歴書ファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行。
抽出された氏名や連絡先、経歴などの情報は、Google スプレッドシートに自動で追加されるため、応募者情報の一元管理が容易になるはずです！
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採用活動において、日々多くの履歴書を受け取る人事・採用担当者の皆様…履歴書の管理、大変ではありませんか？
候補者情報の管理はとても重要な業務ですが、メールや応募フォーム、ストレージなど、様々な経路で送られてくる履歴書を開き、氏名、連絡先、学歴、職務経歴といった情報を手作業でシステムや管理シートに入力するのは、時間と手間がかかる作業ですよね。
入力ミスが発生するリスクもありますし、応募者が増えるほどその負担は大きくなってしまいます。
<span class="mark-yellow">そこで今回はこのような課題を解決する有効な手段として、OCR（光学的文字認識）技術を活用した業務自動化についてご紹介します！</span>
OCRを使えば、画像やPDF形式の履歴書からテキスト情報を自動で抽出できるんです。さらに、このOCR処理を自動化の仕組みに組み込むと、履歴書を受け取ったら自動で内容を読み取り、応募者管理用のデータベースに情報を転記するといった一連の流れの効率化が期待できます。
この記事では、履歴書の受け取りからOCRによる情報抽出、そしてデータ入力までを自動化する具体的な方法について、分かりやすく解説していきますね。ぜひご覧ください！
Yoomには、履歴書ファイルを受け取ったらOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で内容を追加するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
メールやフォーム、オンラインストレージなど、履歴書を受け取る方法は様々です。ここでは、受け取り方法に応じた履歴書データのOCR処理と、その後のデータ整理を自動化する実際の例をいくつか紹介していきます。業務運用に合わせて、最適な自動化フローを見つけ、すぐに自動化を試してみませんか？
今回は一例として、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに格納するフローをベースとしたフローをご紹介！
気になる自動化例をクリックすれば、設定を開始できます！
多くの企業では、応募書類をメール添付で受け付けています。このテンプレートを使えば、GmailやOutlookで特定の件名や差出人のメールを受信した際に、添付された履歴書ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに転記します。
メールの見落としや、添付ファイルを開いて手入力する手間を削減できるため、応募者への迅速な対応をサポートできるかもしれません！
自社の採用サイトや求人媒体に設置した応募フォーム経由で履歴書を受け取るケースも多いですよね。このテンプレートでは、GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなどに履歴書ファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行。
抽出された氏名や連絡先、経歴などの情報は、Google スプレッドシートに自動で追加されるため、応募者情報の一元管理が容易になるはずです！
候補者から受け取った履歴書を、チームで共有しているオンラインストレージに集約している場合もあるかと思います。このテンプレートを活用すれば、Google DriveやBoxなどの特定のフォルダに履歴書ファイルがアップロードされた際に、自動でOCRが実行され、ファイル内のテキスト情報が抽出されます。
抽出結果はGoogle スプレッドシートに記録されるので、ストレージ内を探し回ったり、ファイルを開いて確認したりする手間なく、応募者情報を管理できるようになりますね！
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回はより具体的な例として、Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローの作成手順を解説します。このフローを活用すれば、メールチェックからデータ入力までの作業を自動化可能です！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
こちらの画面が表示されたら、記載事項を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です。
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
※赤枠のラベルを作成しました。また、今回は以下の履歴書が添付されたメールを受信した想定で進めていきます。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダに沿って情報を追加したいので、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
いよいよ、最後の設定です！ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、画面をスクロールダウンしましょう。
データベース連携の各項目は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、Google スプレッドシートにレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移したら、「追加するレコードの値」を入力しましょう。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力欄をクリックすると、前ステップで取得した情報が表示されます。
※以下は例として、「メールアドレス」の項目に前ステップで取得した【メールアドレス】の情報を引用したものです。
情報を入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに追加されているはずなので、確認してみましょう。
無事に抽出した項目が追加されましたね。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！
Yoomでは、履歴書処理以外にもOCRを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します！
今回は、履歴書の受け取りからOCRによる情報抽出、そして各ツールへのデータ送信・格納方法を解説しました！
日々大量に届く履歴書の処理は、採用担当者にとって大きな負担となりがちです。そのような時にOCRを活用した自動化を挿入することで、この定型業務を効率化できます！メール、フォーム、ストレージなど、様々な受け取り方法に対応した自動化フローを構築することで、手作業による入力の手間やミスを削減できるようになるかもしれませんよね。
<span class="mark-yellow">なお、Yoomではプログラミングの知識が不要で、今回紹介したような自動化フローを簡単な設定で導入可能です。</span>
また、履歴書処理だけでなく、領収書や名刺の管理、フォームデータの集計など、OCRを使った様々な業務の自動化も実現できます！
まずは無料プランからでも始められるため、今回紹介したテンプレートを試して、その効果を実感してみませんか？業務自動化の一歩を踏み出しましょう！
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