採用活動において、日々多くの履歴書を受け取る人事・採用担当者の皆様…履歴書の管理、大変ではありませんか？
候補者情報の管理はとても重要な業務ですが、メールや応募フォーム、ストレージなど、様々な経路で送られてくる履歴書を開き、氏名、連絡先、学歴、職務経歴といった情報を手作業でシステムや管理シートに入力するのは、時間と手間がかかる作業ですよね。
入力ミスが発生するリスクもありますし、応募者が増えるほどその負担は大きくなってしまいます。
そこで今回はこのような課題を解決する有効な手段として、OCR（光学的文字認識）技術を活用した業務自動化についてご紹介します！
OCRを使えば、画像やPDF形式の履歴書からテキスト情報を自動で抽出できるんです。さらに、このOCR処理を自動化の仕組みに組み込むと、履歴書を受け取ったら自動で内容を読み取り、応募者管理用のデータベースに情報を転記するといった一連の流れの効率化が期待できます。
この記事では、履歴書の受け取りからOCRによる情報抽出、そしてデータ入力までを自動化する具体的な方法について、分かりやすく解説していきますね。ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、履歴書ファイルを受け取ったらOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどの管理ツールへ自動で内容を追加するテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
- 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailは、指定したラベルが付与されたメールのみを対象として処理を実行可能です。
- OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
履歴書とOCRを組み合わせた様々な自動化例
メールやフォーム、オンラインストレージなど、履歴書を受け取る方法は様々です。ここでは、受け取り方法に応じた履歴書データのOCR処理と、その後のデータ整理を自動化する実際の例をいくつか紹介していきます。業務運用に合わせて、最適な自動化フローを見つけ、すぐに自動化を試してみませんか？
今回は一例として、OCRで抽出したデータをGoogle スプレッドシートに格納するフローをベースとしたフローをご紹介！
気になる自動化例をクリックすれば、設定を開始できます！
メールで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
多くの企業では、応募書類をメール添付で受け付けています。このテンプレートを使えば、GmailやOutlookで特定の件名や差出人のメールを受信した際に、添付された履歴書ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに転記します。
メールの見落としや、添付ファイルを開いて手入力する手間を削減できるため、応募者への迅速な対応をサポートできるかもしれません！
Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
- 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailは、指定したラベルが付与されたメールのみを対象として処理を実行可能です。
- OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
採用活動において、Outlookで受信する多数の履歴書管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開き、応募者情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付された履歴書をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加できるため、面倒な転記作業から解放され、採用プロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く履歴書の情報を手作業で転記し、課題を感じている採用担当者の方
- 応募者管理にGoogle スプレッドシートを利用しており、入力作業を自動化したい方
- 採用業務における定型作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで履歴書メールを受信するだけで応募者情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、氏名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、前のステップでダウンロードした履歴書ファイルを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookは、トリガーとして使用する受信フォルダを任意で設定可能であり、特定のメールIDをもとに、該当メールに添付されたファイル情報を取得可能
- OCR機能では、履歴書から抽出したい項目（氏名、生年月日、連絡先など）を、フォーマットに合わせて任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートは、OCR機能で抽出した項目を使用して、どのシートに追加するか（シートID）、どの列にどの情報を入力するかといった対応関係を任意で設定可能です。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
自社の採用サイトや求人媒体に設置した応募フォーム経由で履歴書を受け取るケースも多いですよね。このテンプレートでは、GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなどに履歴書ファイルが添付・送信されたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行。
抽出された氏名や連絡先、経歴などの情報は、Google スプレッドシートに自動で追加されるため、応募者情報の一元管理が容易になるはずです！
Googleフォームで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った履歴書の内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は、応募者が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで応募者情報を管理している採用担当者の方
- 履歴書情報の転記作業を手作業で行っており、時間や手間を削減したいと考えている方
- 採用プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からスプレッドシートへの情報追加までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された履歴書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、履歴書の中から読み取りたい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定で、情報を追加したいスプレッドシートやシートID、どの列にどの情報を追加するかの対応関係を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
採用フォームから送られてくる履歴書の内容を、一つひとつ確認してリスト化するのは大変な作業ではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した履歴書ファイルから必要な情報をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに直接追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 採用フォームで受け取った履歴書の情報を手作業でリスト化している採用担当者の方
- 履歴書の転記作業での入力ミスや確認漏れをなくし、採用業務を効率化したい方
- 採用プロセスを自動化し、候補者とのコミュニケーションなどコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信した履歴書の情報をOCRで自動的に読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮し、より迅速な候補者管理を実現します。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、氏名や連絡先などの重要な情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、履歴書ファイルなどを受け取るためのフォームを作成します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取った履歴書ファイルから文字情報を読み取るよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、氏名、電話番号、メールアドレスなど、履歴書から抽出したい特定の項目を自由に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先となるスプレッドシートや特定のシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加された履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
候補者から受け取った履歴書を、チームで共有しているオンラインストレージに集約している場合もあるかと思います。このテンプレートを活用すれば、Google DriveやBoxなどの特定のフォルダに履歴書ファイルがアップロードされた際に、自動でOCRが実行され、ファイル内のテキスト情報が抽出されます。
抽出結果はGoogle スプレッドシートに記録されるので、ストレージ内を探し回ったり、ファイルを開いて確認したりする手間なく、応募者情報を管理できるようになりますね！
Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
採用活動などでGoogle Driveに集まる大量の履歴書。その情報を一つ一つ手作業で管理用のシートに入力するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに履歴書ファイルが追加されるだけで、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、候補者データ管理の手間を解消し、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 採用業務において、履歴書からのデータ入力作業に多くの時間を費やしている人事・採用担当者の方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いて候補者情報を手作業で管理している方
- 手入力による情報転記のミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 履歴書ファイルを追加するだけで応募者情報が自動でリスト化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記プロセスを自動化することで、氏名や連絡先などの重要な情報における入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、履歴書を格納するフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、履歴書の中から氏名や連絡先、学歴など、どの項目を読み取って抽出するかを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どの列にOCR機能で読み取ったどの情報を反映させるか、または固定のテキストを入力するかなどを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納された履歴書をOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
採用候補者の管理において、Boxに保管された履歴書の内容を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxに履歴書ファイルが追加されるだけでOCR機能が内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。候補者管理に関する定型業務を自動化し、本来の採用活動に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートで候補者情報を管理している人事・採用担当者の方
- 履歴書からの情報転記に時間がかかり、本来の採用業務に集中できていない方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、候補者管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、手作業の時間を削減します。
- 手作業による転記がなくなるため、候補者情報の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、履歴書ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、履歴書から抽出したい項目（氏名、連絡先、学歴、職歴など）を任意で設定できます。必要な情報のみを取得するようカスタムしてください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にOCRで読み取ったどの情報を紐付けるかを自由に設定でき、応募日などの固定値を入力することも可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
履歴書をOCRで読み取り、ツールに追加するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回はより具体的な例として、Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローの作成手順を解説します。このフローを活用すれば、メールチェックからデータ入力までの作業を自動化可能です！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
- 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailは、指定したラベルが付与されたメールのみを対象として処理を実行可能です。
- OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
こちらの画面が表示されたら、記載事項を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です。
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
採用活動において、Gmailで受信する多くの履歴書。その都度ファイルを開き、応募者情報を手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると添付された履歴書をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした定型業務から解放され、採用活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで履歴書を受け取り、手作業で応募者情報を管理している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理における、入力作業を効率化したい方
- 採用業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による応募者情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことで、その後の採用プロセスを円滑に進めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailは、指定したラベルが付与されたメールのみを対象として処理を実行可能です。
- OCR機能の設定では、履歴書のPDFファイルなどから氏名や連絡先といった、抽出したいテキストの箇所を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートに登録する際、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
※赤枠のラベルを作成しました。また、今回は以下の履歴書が添付されたメールを受信した想定で進めていきます。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダに沿って情報を追加したいので、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ5：Google スプレッドシートに追加する設定
いよいよ、最後の設定です！ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、画面をスクロールダウンしましょう。
データベース連携の各項目は、入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、Google スプレッドシートにレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移したら、「追加するレコードの値」を入力しましょう。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力欄をクリックすると、前ステップで取得した情報が表示されます。
※以下は例として、「メールアドレス」の項目に前ステップで取得した【メールアドレス】の情報を引用したものです。
情報を入力したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに追加されているはずなので、確認してみましょう。
無事に抽出した項目が追加されましたね。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信した履歴書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！
OCRを活用したその他の自動化事例
Yoomでは、履歴書処理以外にもOCRを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します！
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、履歴書の受け取りからOCRによる情報抽出、そして各ツールへのデータ送信・格納方法を解説しました！
日々大量に届く履歴書の処理は、採用担当者にとって大きな負担となりがちです。そのような時にOCRを活用した自動化を挿入することで、この定型業務を効率化できます！メール、フォーム、ストレージなど、様々な受け取り方法に対応した自動化フローを構築することで、手作業による入力の手間やミスを削減できるようになるかもしれませんよね。
なお、Yoomではプログラミングの知識が不要で、今回紹介したような自動化フローを簡単な設定で導入可能です。
また、履歴書処理だけでなく、領収書や名刺の管理、フォームデータの集計など、OCRを使った様々な業務の自動化も実現できます！
まずは無料プランからでも始められるため、今回紹介したテンプレートを試して、その効果を実感してみませんか？業務自動化の一歩を踏み出しましょう！
