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「参考資料の画像からテキストを手入力で書き起こしている…」
「領収書や請求書の内容をシステムに転記するのが面倒…」
このような業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、指定のツールに記録する仕組み</span>があれば、こうした作業から解放されますよね。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを自動で抽出する業務を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのさまざまなツールを起点として、画像内のテキストをOCR機能で読み取り、その結果を他のツールに自動連携する方法を、いくつかご紹介します。
<span class="mark-yellow">Boxなどに画像ファイルが追加されたことをトリガーにして、OCRでテキストを自動抽出し、他のツールに連携する</span>ことが可能です。
書類の電子化やデータ入力業務の手間を削減したいときに利用してみてください。
<span class="mark-yellow">Airtableなどに添付された画像ファイルからも、テキストを自動で抽出できます。</span>
データベースに集約された画像情報を、手間なくテキストデータとして活用することが可能です。
<span class="mark-yellow">LINEなどで送信された画像ファイルも自動で読み取れる</span>ため、コミュニケーションの中で発生する画像データの文字起こし作業の効率化を図れます。
それではここから代表的な例として、Boxに画像ファイルが追加されたら、OCRでテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Box
Google スプレッドシート
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（領収書）をBoxにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRでファイルのテキストを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったテキストを、Google スプレッドシートに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、以下の項目を確認してください。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」を、それぞれ候補から選択します。
テーブル範囲を連携するシートにあわせて設定し、次へ進んでください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Google スプレッドシートに追加する内容を、取得した値から選択します。
直接入力した内容は、固定値となるのでご注意ください。
テストを実行し、Google スプレッドシートにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomを利用すれば、OCR機能を使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを自動で追加することができます。
手作業で送信されたファイルを確認してOCRし、読み取った内容を登録する手間が省けるので、業務を効率化したいときなどにぜひ試してみてください！
画像ファイルからのテキスト抽出作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしやデータ転記にかかる時間を削減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
ご紹介内容に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字も読み取れますか？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
詳細は、以下をご確認ください。
Q：Box以外のストレージサービスでも利用できますか？
A：Boxだけでなく、Google DriveやDropboxなどのツールにも連携可能です。
連携できるアプリは、こちらをご確認ください。
Q：読み取りに失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメール以外にもチャットツールに自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
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