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「画像で送られてきた請求書の内容を手入力で転記する作業、時間がかかって面倒…」
「スクリーンショットに記載された情報を一つひとつ確認しながらシステムに入力する業務に追われ、本来の業務に集中できない…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でテキストデータに起こす業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した画像ファイルから自動でテキストを抽出し、指定のデータベースやGoogle スプレッドシートに記録できる仕組み</span>があれば、これらの定型的な入力作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
画像ファイルに含まれる文字情報を自動で読み取り、日常的に使うツールと連携させる方法を紹介します。具体的なテンプレートを活用すれば、手作業での入力を大幅に減らし、業務の正確さと効率を高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmail</span>などのメールに添付された画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Google スプレッドシートなどに連携できます。
これにより、メールに含まれる情報をスムーズに処理でき、手入力の負担やミスを抑えられます。
<span class="mark-yellow">Googleフォーム</span>で送信された画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Notionなどのデータベースに記録できます。
アンケートや申込内容をスピーディーにデータ化でき、管理の手間を軽減できます。
<span class="mark-yellow">Salesforce</span>などのデータベースやCRMにアップロードされた画像ファイルから自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelなどに記録できます。
顧客情報や案件情報を整理しやすくなり、データの活用を後押しします。
それではここから代表的な例として、Gmailで画像が添付されたメールを受信した際に、AIが画像内の情報をテキストに変換し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録は、上記のナビで解説しているため、ここではGmailのマイアプリ登録方法をご紹介します。
検索窓からGmailを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Gmailのトリガー設定から進めていきます。「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのラベルを設定しましょう。今回は、名刺というラベルでメールを検索します。（ラベルの作成方法）
マイアプリ連携後にラベルを作成し、情報が反映されない場合は再度連携をしてみてください！
設定したら、テストをクリックしてください。
テストに成功したら保存してください。
ここで取得した値は次のステップで活用します。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
タイトルをわかりやすいものにして、文字数やタスク数に応じてアクションを選択しておきましょう。
必須項目を入力して、テストをクリックしてください。
成功したら保存しましょう。なお、OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIがGmailの本文からミーティング情報を抽出してくれました！
次に、抽出した情報を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
※【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて、Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点も併せてご参照ください。
まず準備として、任意（ここでは名刺情報管理シート）のシートを用意しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。
まず連携するアカウント情報が正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。完了したら、「次へ」をクリックしてください。
会社名の項目に、「画像・PDFから文字を読み取る」から会社名を選択しクリックします。
名前、役職も同様に行います。全て項目を埋めて、テストしてください。
テストが成功したら、保存してください。
Gmailで受信したミーティング情報が、用意したシートに自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Yoomでは、OCRを活用した自動化を簡単に実現できます。ここでは、契約書や履歴書、名刺、さらにはSlackやメールに添付されたファイルなどをOCRで読み取り、業務システムに登録したり通知を送るテンプレートをご紹介します。紙や画像ベースの情報もスムーズにデジタル化されるため、転記作業の手間や入力ミスを防ぎ、業務のスピードと精度を大きく向上させられます。
Gmailで受信した画像からテキストを抽出し、Google スプレッドシートへ自動記録することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた画像情報の転記作業を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを抑えることができます。</span>
この仕組みにより、請求処理や問い合わせ管理といった業務がスムーズになり、担当者は付加価値の高い業務に集中しやすくなります。
今回紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミング知識がなくても実現できます。直感的な操作で業務フローを組み立てられるので、もし自動化に少しでも関心があれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や多言語にも対応していますか？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Q：Gmailのラベル以外をトリガーに設定できますか？
A：はい可能です。他には、特定のキーワードに一致したメールを受信した場合に設定することも可能です。
Q：読み取り精度が低い場合、改善するコツはありますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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