BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
会議のホワイトボードを撮影したJPEG画像や、紙のアンケートをスキャンしたJPEGファイルなど、画像に含まれる文字情報を手作業でテキストに起こしていませんか？
一つ一つの画像を開いて内容を確認し、手で入力し直す作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちですよね。
もし、BoxなどのストレージサービスにJPEGファイルを保存するだけで、画像内の文字を自動で読み取ってテキスト化し、様々なアプリケーションに記録できる仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放され、本来時間を割くべき分析や企画立案といったコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJPEGファイルからテキストを抽出する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
JPEGのテキスト化と他ツール連携を自動化する方法
ここでは、ストレージサービスに保存されたJPEGファイルの文字情報を読み取り、様々なツールに連携する自動化の具体的なテンプレートを紹介します。
画像からの文字起こしを自動化することで、手入力の手間やミスをなくし、業務効率の向上に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひバナーの「試してみる」をクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスにテキストデータを記録する
Boxなどのストレージサービスに保存されたJPEGファイルの文字情報を読み取り、Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録することで、手作業での転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現できます。
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
チャットツールにテキストデータを通知する
Dropboxなどのストレージサービス上のJPEGファイルからテキストを抽出し、Slackのようなチャットツールに自動で通知することができるので、チーム内の情報共有を円滑化したいときにおすすめです。
DropboxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しSlackに通知する
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■概要
JPEGファイルで受け取った請求書や資料の内容を確認するため、手作業でテキスト情報を転記していませんか。この方法は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxにJPEGファイルがアップロードされると、自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知します。画像内の文字起こしに関わる一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JPEG形式の画像ファイルからテキストを手入力しており、業務効率化を検討している方
- DropboxとSlackを日常的に利用し、ファイル内容の確認や共有作業を効率化したい方
- 画像ファイルからテキストを抽出する作業を自動化し、DXを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をトリガーに、JPEGからテキストを自動で抽出し通知するため、手作業による確認や転記の時間を短縮できます。
- 手作業での転記に伴う入力間違いや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたJPEGファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーおよびオペレーション設定では、監視対象とするフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です。
- OCR機能では、画像内のどの部分からテキストを抽出するかなど、抽出範囲を詳細に設定できます。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、本文に固定のテキストやOCR機能で取得したテキスト情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールでテキストデータを送信する
Google DriveといったストレージサービスにアップロードされたJPEG画像をテキスト化し、Gmailで関係者に自動送信することもできるため、確認依頼や情報連携の手間を削減したいときに便利な自動化です。
Google DriveにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGmailで送信する
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■概要
請求書や領収書など、JPEG画像で受け取った書類の内容を手作業でテキスト化していませんか。この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPEGファイルが格納されるだけで、OCR機能でテキストへの変換を行い、その内容をGmailで送信するため、面倒な手入力の作業から解放され、業務の正確性も向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取ったJPEG画像の請求書などからテキストを手入力している経理・総務担当の方
- 画像ファイル内の文字情報をOCRの技術で効率的にデータ化したいと考えている方
- Google DriveとGmailを日常的に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点にテキスト抽出からメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていたテキストへの変換時間を短縮することができます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を続けるかどうかの条件を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを本文に記載して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを実行する条件をカスタマイズできます。
- Google Driveのファイルダウンロードのアクションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定し、動的に対象ファイルを指定することが可能です。
- OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するかなど、読み取りの範囲や項目を任意で設定できます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに保存したJPEGからテキストを抽出し記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCR機能でテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定、分岐設定およびBoxとGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
Yoomにログイン後、BoxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
Boxの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Boxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードの入力を行い、「承認」を選択します。
アクセス権限を確認して「Boxへのアクセスを許可」しましょう。
「マイアプリ」にBoxが表示されていればマイアプリ連携の完了です！
Google スプレッドシートの場合
Boxと同様に「アプリ一覧」で、Google スプレッドシートを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
アクセス権限について確認して「続行」を選択します。
「マイアプリ」にGoogle スプレッドシートが表示されていればマイアプリ連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーしましょう。
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCR機能でテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを作っていきます！
バナーの「試してみる」を選択してください。
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
ステップ3：Boxのトリガーアクション設定
以下の赤枠内の「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
この設定により、Boxにファイルが保存されるとフローボットが起動します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。もちろんデフォルトの「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままでもOKです！
「Boxと連携するアカウント情報」は基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「トリガーアクション」には「フォルダにファイルがアップロードされたら」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「フォルダのコンテンツID」を注記を参考に設定しましょう。
設定したら「テスト」を行います。
テストでエラーになった場合は、こちらを参考にしてくださいね。
テストに成功したら「次へ」を選択しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「フォルダのコンテンツID」に設定したフォルダへJPEGファイルをアップロードしてから「テスト」を行います。
テストが成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
- 取得した値（アウトプット）について詳しくはこちらをご覧ください。
ステップ4：分岐設定
以下の赤枠内の「コマンドオペレーション」を選択します。
【注意事項】
-
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件を指定」の設定を行います。
今回は、.jpegの値が含まれているか否かで分岐するように設定しましょう。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。
もちろんデフォルトの「コマンドオペレーション」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」に「フォルダにファイルがアップロードされたら」が、「取得した値」に「ファイル名」が設定されていることを確認しましょう。
「分岐条件」では、中央の欄に「値を含む」が、右側の欄に「.jpeg」が設定されていることを確認して、「保存する」を選択しましょう。
左側の欄には、上の「取得した値」で設定した値が自動で反映されます。
ステップ5：Boxからファイルをダウンロードする
以下の赤枠内の「ファイルをダウンロード」を選択します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「連携アカウントとアクションを選択」を確認して「次へ」を選択します。
「API接続設定」を行います。
「コンテンツID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ6：OCRで画像・PDFから文字を読み取る
以下の赤枠内の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意事項】
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「アクションを選択」を設定します。
「タイトル」を設定してください。デフォルトのままでもOKです。
目的に合わせて「アクション」を選択しましょう。デフォルトでは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定されています。
【注意事項】
- YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定できたら「次へ」を選択します。
「詳細を設定」しましょう。
「ファイルの添付方法」には「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」がデフォルトで設定されています。
「抽出したい項目」を目的に合わせて設定しましょう。今回は例として「全文」で設定しました。（議事録の場合は、「タイトル,開催日時,議題,内容,参加者」のように指定できます）
「使用するAI」を設定します。AIモデルの違いを詳しく知りたい方はこちらを参考にしてくださいね。
「言語」を「英語」か「日本語」に設定します。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう！
「テスト」に成功すると「取得した値」に反映されます。
「抽出したい項目」に設定した項目の値が取得されているか確認して、「保存する」を選択しましょう。
ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する
以下の赤枠内の「レコードを追加する」を選択します。
「データベースの連携」を設定します。
「タイトル」「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」「アクション」を確認してください。
「データベースの連携」を行います。
スプレッドシートの準備がまだの方は、作成しましょう。
今回は例として、以下のように作成しました。
「スプレッドシートID」を候補から選択しましょう。
「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択します。
「テーブル範囲」を任意で設定しましょう。
※テーブル範囲について、詳しくはこちらをご覧ください。
すべて設定できたら「次へ」を選択しましょう。
「データベース操作の詳細設定」を行いましょう。
「追加するレコードの値」にシートの項目が表示されるので、以下のように設定していきます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
「テスト」に成功したら「保存する」を選択します。
Google スプレッドシートにOCRの結果が追加されました！
ステップ8：トリガーをONにする
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
以上で、すべて設定完了です！
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Googleフォームと連携することで、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
取引先から受け取った請求書をBoxに保存した後、内容を確認しながらMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか？この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに請求書がアップロードされるとOCR機能が自動で情報を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、請求書の処理を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の転記作業における入力ミスや、ダブルチェックの負担を軽減したいと考えている方
- OCRを活用した請求書処理の自動化によって、業務全体の効率化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの転記までを自動化し、手作業での対応時間を削減します。
- 手作業による転記がなくなることで、請求金額や支払期日といった重要な情報の入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、請求書がアップロードされる監視対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDをアウトプット情報から動的に指定します。
- OCR機能では、請求書から読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）や使用するAI、言語などを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、書き込み先のドライブ、ファイル、シート、テーブル範囲をそれぞれ指定し、追加する各項目にはOCRで読み取った情報をアウトプットからマッピングしてください。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
JPEGファイルからの文字起こし作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録やアンケートなどの転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防げます。
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築しやすいです。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
