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会議のホワイトボードを撮影したJPEG画像や、紙のアンケートをスキャンしたJPEGファイルなど、画像に含まれる文字情報を手作業でテキストに起こしていませんか？
一つ一つの画像を開いて内容を確認し、手で入力し直す作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちですよね。
もし、<span class="mark-yellow">BoxなどのストレージサービスにJPEGファイルを保存するだけで、画像内の文字を自動で読み取ってテキスト化し、様々なアプリケーションに記録できる仕組み</span>があれば、こうした面倒な手作業から解放され、本来時間を割くべき分析や企画立案といったコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JPEGファイルからテキストを抽出する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、ストレージサービスに保存されたJPEGファイルの文字情報を読み取り、様々なツールに連携する自動化の具体的なテンプレートを紹介します。
画像からの文字起こしを自動化することで、手入力の手間やミスをなくし、業務効率の向上に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひバナーの「試してみる」をクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに保存されたJPEGファイルの文字情報を読み取り、Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録する</span>ことで、手作業での転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現できます。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービス上のJPEGファイルからテキストを抽出し、Slackのようなチャットツールに自動で通知する</span>ことができるので、チーム内の情報共有を円滑化したいときにおすすめです。
<span class="mark-yellow">Google DriveといったストレージサービスにアップロードされたJPEG画像をテキスト化し、Gmailで関係者に自動送信する</span>こともできるため、確認依頼や情報連携の手間を削減したいときに便利な自動化です。
それではここから代表的な例として、BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCR機能でテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、BoxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
Boxの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Boxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードの入力を行い、「承認」を選択します。
アクセス権限を確認して「Boxへのアクセスを許可」しましょう。
「マイアプリ」にBoxが表示されていればマイアプリ連携の完了です！
Google スプレッドシートの場合
Boxと同様に「アプリ一覧」で、Google スプレッドシートを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
アクセス権限について確認して「続行」を選択します。
「マイアプリ」にGoogle スプレッドシートが表示されていればマイアプリ連携完了です。
テンプレートをコピーしましょう。
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCR機能でテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを作っていきます！
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
以下の赤枠内の「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
この設定により、Boxにファイルが保存されるとフローボットが起動します。
「連携アカウントとアクションを選択」を設定します。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。もちろんデフォルトの「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままでもOKです！
「Boxと連携するアカウント情報」は基本的にマイアプリ登録をしたアカウント情報が選択されています。連携するアカウントとして問題ないか確認してください。
「トリガーアクション」には「フォルダにファイルがアップロードされたら」がデフォルトで設定されているので、変更せずに「次へ」を選択します。
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「フォルダのコンテンツID」を注記を参考に設定しましょう。
設定したら「テスト」を行います。
テストでエラーになった場合は、こちらを参考にしてくださいね。
テストに成功したら「次へ」を選択しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
「フォルダのコンテンツID」に設定したフォルダへJPEGファイルをアップロードしてから「テスト」を行います。
テストが成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「コマンドオペレーション」を選択します。
【注意事項】
「分岐条件を指定」の設定を行います。
今回は、.jpegの値が含まれているか否かで分岐するように設定しましょう。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定してください。
もちろんデフォルトの「コマンドオペレーション」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」に「フォルダにファイルがアップロードされたら」が、「取得した値」に「ファイル名」が設定されていることを確認しましょう。
「分岐条件」では、中央の欄に「値を含む」が、右側の欄に「.jpeg」が設定されていることを確認して、「保存する」を選択しましょう。
左側の欄には、上の「取得した値」で設定した値が自動で反映されます。
以下の赤枠内の「ファイルをダウンロード」を選択します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「連携アカウントとアクションを選択」を確認して「次へ」を選択します。
「API接続設定」を行います。
「コンテンツID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意事項】
「アクションを選択」を設定します。
「タイトル」を設定してください。デフォルトのままでもOKです。
目的に合わせて「アクション」を選択しましょう。デフォルトでは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定されています。
【注意事項】
設定できたら「次へ」を選択します。
「詳細を設定」しましょう。
「ファイルの添付方法」には「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」がデフォルトで設定されています。
「抽出したい項目」を目的に合わせて設定しましょう。今回は例として「全文」で設定しました。（議事録の場合は、「タイトル,開催日時,議題,内容,参加者」のように指定できます）
「使用するAI」を設定します。AIモデルの違いを詳しく知りたい方はこちらを参考にしてくださいね。
「言語」を「英語」か「日本語」に設定します。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう！
「テスト」に成功すると「取得した値」に反映されます。
「抽出したい項目」に設定した項目の値が取得されているか確認して、「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「レコードを追加する」を選択します。
「データベースの連携」を設定します。
「タイトル」「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」「アクション」を確認してください。
「データベースの連携」を行います。
スプレッドシートの準備がまだの方は、作成しましょう。
今回は例として、以下のように作成しました。
「スプレッドシートID」を候補から選択しましょう。
「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択します。
「テーブル範囲」を任意で設定しましょう。
※テーブル範囲について、詳しくはこちらをご覧ください。
すべて設定できたら「次へ」を選択しましょう。
「データベース操作の詳細設定」を行いましょう。
「追加するレコードの値」にシートの項目が表示されるので、以下のように設定していきます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
「テスト」に成功したら「保存する」を選択します。
Google スプレッドシートにOCRの結果が追加されました！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
以上で、すべて設定完了です！
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもBoxを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Googleフォームと連携することで、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手動での保存作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
JPEGファイルからの文字起こし作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた議事録やアンケートなどの転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防げます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築しやすいです。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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