PDF形式で受け取った請求書や申込書、アンケート結果など、これらの書類を一つひとつ確認して必要な情報をピックアップするのって、大変ですよね…。
もし、PDFファイルを受け取ったり特定の場所に保存したりしたタイミングで、自動的に中の文字情報を読み取り、指定したツールにデータを整理できたら、とても便利だと思いませんか？
そこでこの記事では、PDFファイルに記載された文字情報をOCR（光学的文字認識）技術を使って読み取り、そのデータを自動的に活用する具体的な方法について解説します！
とにかく早く試したい方へ YoomにはPDFデータをOCRで読み取るだけでなく、それら一連のフローを自動化する「業務自動化テンプレート」 が用意されています。
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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PDF内のテキストをOCRで読み取り、様々なツールに自動連携する方法 PDFファイルを受け取る場面は、メールの添付ファイル、オンラインストレージへのアップロード、フォームからの送信など様々です。Yoomを使えば、あらゆるケースに対応した自動化が可能です。
そこで今回は例として、OCR機能を使ってPDFから抽出したテキストをGoogle スプレッドシートへ格納する 具体的な自動化例をいくつかご紹介します！あなたの業務に合った自動化を見つけて、作業効率化を体験してみましょう！
メールで受信したPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する GmailやOutlookなどで特定の条件に合うメールを受信すると、添付されたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートの指定行に追記します。メールを確認してファイルを開き、内容を転記する手間がなくなる ため、請求書処理や申込内容の記録といった業務を効率化できるはずです！
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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Outlookで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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ストレージサービスに追加されたPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する Google DriveなどのオンラインストレージにPDFファイルが追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートへ自動入力。チームで共有しているフォルダに書類がアップロードされた際に内容を自動でリスト化できる ため、書類管理や情報共有がスムーズになるかもしれませんよね！
BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する GoogleフォームやYoom独自フォームなどでファイル添付されたPDFを受け取ると、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに追加します。応募フォームの履歴書や申込フォームの確認書類などから、必要な情報を効率的にデータ化 できるはずです！
Googleフォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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PDFをOCRで読み取りテキストデータを抽出するフローを作ってみよう それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！具体的な業務フローの一例として、特定のラベルが付いたGmailを受信したら、添付されたPDFファイルのテキストをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追記する自動化フローの作成手順を解説 します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONに設定し、フローが起動準備完了
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面で、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
すると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
※以下の赤枠のラベルを作成しました。また今回は、以下のPDFが添付されたメールを受け取った想定で進めていきます。
Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン
「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット （取得した値）が表示されます。先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。
ステップ4：OCRの設定 以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
画面が遷移したら、注意事項を確認しましょう。
今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。以下の状態になっているか確認を行いましょう！
「抽出したい項目」を設定します。
※今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ5：Googleスプレッドシートに追加するアクション設定 いよいよ、最後の設定です！
ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、Googleスプレッドシートにレコードを追加するため、ヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が表示されます。
※以下は例として、「作業者名」の項目に前ステップで取得した【作業者名】の情報を引用したものです。）
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」 方法でした！
OCRを活用したその他の自動化例 YoomにはOCRを活用した業務を自動化できるテンプレートが、他にもたくさん用意されています。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する
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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
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名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
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まとめ メールの添付ファイル、ストレージへのアップロード、フォームからの送信など、様々なシーンで受け取るPDFから手作業でテキストを抽出・転記するのは、時間と労力がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちですよね。
そのような悩みがある時こそ、今回紹介した自動化フローを活用すれば、定型業務を効率化できるはずです！
なお、Yoomには今回紹介した以外にも、PDFの処理を簡単にしたり、OCRを活用して業務効率を向上できるようなテンプレートをたくさん用意 しています。
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