【ラクラク設定】OCRでPDFのテキストを自動で抽出する方法

PDF形式で受け取った請求書や申込書、アンケート結果など、これらの書類を一つひとつ確認して必要な情報をピックアップするのって、大変ですよね…。
手作業でコピー＆ペーストするのは時間も手間もかかる上、入力ミスも起こりがちです。特に、大量のPDFファイルを扱うとなると、その負担はかなり大きなものになります。

もし、PDFファイルを受け取ったり特定の場所に保存したりしたタイミングで、自動的に中の文字情報を読み取り、指定したツールにデータを整理できたら、とても便利だと思いませんか？

<span class="mark-yellow">そこでこの記事では、PDFファイルに記載された文字情報をOCR（光学的文字認識）技術を使って読み取り、そのデータを自動的に活用する具体的な方法について解説します！</span>
誰でも簡単に業務負担を軽減できる可能性があるため、ぜひ参考にしてください！

とにかく早く試したい方へ‍

YoomにはPDFデータをOCRで読み取るだけでなく、それら一連のフローを自動化する「業務自動化テンプレート」が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

PDF内のテキストをOCRで読み取り、様々なツールに自動連携する方法

PDFファイルを受け取る場面は、メールの添付ファイル、オンラインストレージへのアップロード、フォームからの送信など様々です。Yoomを使えば、あらゆるケースに対応した自動化が可能です。

そこで今回は例として、OCR機能を使ってPDFから抽出したテキストをGoogle スプレッドシートへ格納する具体的な自動化例をいくつかご紹介します！あなたの業務に合った自動化を見つけて、作業効率化を体験してみましょう！

メールで受信したPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する

GmailやOutlookなどで特定の条件に合うメールを受信すると、添付されたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートの指定行に追記します。
メールを確認してファイルを開き、内容を転記する手間がなくなるため、請求書処理や申込内容の記録といった業務を効率化できるはずです！

ストレージサービスに追加されたPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する

Google DriveなどのオンラインストレージにPDFファイルが追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートへ自動入力。
チームで共有しているフォルダに書類がアップロードされた際に内容を自動でリスト化できるため、書類管理や情報共有がスムーズになるかもしれませんよね！

フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する

GoogleフォームやYoom独自フォームなどでファイル添付されたPDFを受け取ると、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに追加します。
これにより、応募フォームの履歴書や申込フォームの確認書類などから、必要な情報を効率的にデータ化できるはずです！

PDFをOCRで読み取りテキストデータを抽出するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回はより具体的な業務フローの一例として、特定のラベルが付いたGmailを受信したら、添付されたPDFファイルのテキストをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追記する自動化フローの作成手順を解説します。
このフローを活用すれば、メールで届く請求書や注文書などの情報を手作業なしでデータとして蓄積できるようになるはずです。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONに設定し、フローが起動準備完了

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！

【Gmailのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

‍

検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

今回連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面で、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。

すると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。

Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。

以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。

「次へ」をクリックします。

「続行」をクリックしてください。

これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるGmailのアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択します。
最後に「次へ」をクリックしましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、トリガーとなるGmailの設定を行います。特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！

※以下の赤枠のラベルを作成しました。また今回は、以下のPDFが添付されたメールを受け取った想定で進めていきます。

‍

Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。

「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
※ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです！

‍

ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。

ステップ4：OCRの設定

以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。