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【ラクラク設定】PDFを自動でOCR！テキスト抽出したデータを自動保存する方法
「受領した書類、溜まっているけどすぐに確認する時間がない…」
「一つ一つ確認しながら手入力していると、コピペミスが怖い…」
PDF形式で受け取った請求書や申込書、アンケート結果など、これらの書類を一つひとつ確認して必要な情報をピックアップするのって、大変ですよね…。
手作業でコピー＆ペーストするのは時間も手間もかかる上、入力ミスも起こりがちです。特に、大量のPDFファイルを扱うとなると、その負担はかなり大きなものになります。
もし、PDFファイルを受け取ったり特定の場所に保存したりしたタイミングで、自動的に中の文字情報を読み取り、指定したツールにデータを整理できたら、とても便利だと思いませんか？
そこでこの記事では、PDFファイルに記載された文字情報をOCR（光学的文字認識）技術を使って読み取り、そのデータを自動的に活用する具体的な方法について解説します！
誰でも簡単に業務負担を軽減できる可能性があるため、ぜひ参考にしてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFデータをOCRで読み取るだけでなく、それら一連のフローを自動化する「業務自動化テンプレート」が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
PDFをOCRしたいならYoomがおすすめ！
Yoomでは多種多様なアプリとOCRを組み合わせて利用できます！
OCRでテキスト抽出したデータをそのままkintoneなどのデータベースアプリへ保存したり、AIを利用してデータを要約・整形して、Microsoft Teamsなどのチャットアプリへ通知することも可能です！
Yoomを活用したOCRの自動化にご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
PDF内のテキストをOCRで読み取り、様々なツールに自動連携する方法
PDFファイルを受け取る場面は、メールの添付ファイル、オンラインストレージへのアップロード、フォームからの送信など様々です。Yoomを使えば、あらゆるケースに対応した自動化が可能です。
そこで今回は例として、OCR機能を使ってPDFから抽出したテキストをGoogle スプレッドシートへ格納する具体的な自動化例をいくつかご紹介します！あなたの業務に合った自動化を見つけて、作業効率化を体験してみましょう！
メールで受信したPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する
GmailやOutlookなどで特定の条件に合うメールを受信すると、添付されたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelの指定行に追記します。
メールを確認してファイルを開き、内容を転記する手間がなくなるため、請求書処理や申込内容の記録といった業務を効率化できるはずです！
■概要
Gmailで受信する請求書などのPDFの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記作業の負担を軽減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書や注文書のPDFを手作業で管理している経理や営業事務担当の方
- PDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、数値の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールのラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ラベルを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、スプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
請求書や申込書が画像ファイルとしてメールで届き、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された画像ファイル内のテキストをOCR機能で自動的に読み取り、Microsoft Excelの指定した行にデータを追加します。手作業によるデータ入力の時間を削減し、画像内のテキストをデータ化する定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像で受信した請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理や総務の方
- OutlookとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務を効率化したい方
- 画像内のテキストをデータ化する作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した画像ファイルを自動でテキスト化し転記するため、手作業での入力時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■ワークフローの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルを読み取りテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、画像ファイルから読み取るテキストの項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、OCR機能で取得したどの値をどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailで受信する請求書などのPDFの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記作業の負担を軽減し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書や注文書のPDFを手作業で管理している経理や営業事務担当の方
- PDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、数値の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールのラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ラベルを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、スプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
請求書や申込書が画像ファイルとしてメールで届き、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された画像ファイル内のテキストをOCR機能で自動的に読み取り、Microsoft Excelの指定した行にデータを追加します。手作業によるデータ入力の時間を削減し、画像内のテキストをデータ化する定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像で受信した請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理や総務の方
- OutlookとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務を効率化したい方
- 画像内のテキストをデータ化する作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した画像ファイルを自動でテキスト化し転記するため、手作業での入力時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■ワークフローの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルを読み取りテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、画像ファイルから読み取るテキストの項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、OCR機能で取得したどの値をどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ストレージサービスに追加されたPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する
Google DriveなどのオンラインストレージにPDFファイルが追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートへ自動入力。
チームで共有しているフォルダに書類がアップロードされた際に内容を自動でリスト化できるため、書類管理や情報共有がスムーズになるかもしれませんよね！
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたワークフローテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたワークフローテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、データを自動入力する
GoogleフォームやYoom独自フォームなどでファイル添付されたPDFを受け取ると、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに追加します。
これにより、応募フォームの履歴書や申込フォームの確認書類などから、必要な情報を効率的にデータ化できるはずです！
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのPDFファイルを開き、内容を手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFの文字情報をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書など、定型書類のデータ化に時間がかかっている方
- 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取ったPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- 5.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみを処理の対象にできます。
- PDFから文字を読み取るOCR機能では、使用するAIエンジンを任意で選択できます。読み取りたい書類の種類に応じてエンジンを変更し、精度を調整することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書や申込書などのPDF。その内容を確認し、手作業で管理用のシートに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったPDFファイルからOCR機能で自動的に文字情報を抽出し、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加できます。これにより、面倒な手入力作業からの解放が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取るPDFの内容を手作業で転記しているバックオフィス担当者の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容をOCRが自動で読み取り転記するため、手入力にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りに使用するAIエンジンを任意で選択でき、読み取る書類の種類に応じてエンジンを使い分けることで、精度や処理速度の調整が可能です。
- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際には、スプレッドシートIDとシートID、さらにOCR機能で取得した情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのPDFファイルを開き、内容を手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFの文字情報をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書など、定型書類のデータ化に時間がかかっている方
- 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取ったPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- 5.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみを処理の対象にできます。
- PDFから文字を読み取るOCR機能では、使用するAIエンジンを任意で選択できます。読み取りたい書類の種類に応じてエンジンを変更し、精度を調整することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書や申込書などのPDF。その内容を確認し、手作業で管理用のシートに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったPDFファイルからOCR機能で自動的に文字情報を抽出し、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加できます。これにより、面倒な手入力作業からの解放が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取るPDFの内容を手作業で転記しているバックオフィス担当者の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容をOCRが自動で読み取り転記するため、手入力にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りに使用するAIエンジンを任意で選択でき、読み取る書類の種類に応じてエンジンを使い分けることで、精度や処理速度の調整が可能です。
- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際には、スプレッドシートIDとシートID、さらにOCR機能で取得した情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
PDFをOCRで読み取りテキストデータを抽出するフローを作ってみた！
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回はより具体的な業務フローの一例として、BoxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する自動化フローを、実際に試してみます！
このフローを活用すれば、メールで届く請求書や注文書などの情報を手作業なしでデータとして蓄積できるようになるはずです。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とBox、OCR、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定し、フローが起動準備完了
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
BoxとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Boxのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にBoxと入力し、Boxを選択します。
以下のナビを参考に連携を進めましょう！
※下記のナビはワークフローからマイアプリ連携を行う内容ですが、連携アカウントを追加をクリック後の手順は同じです。
ナビの内容に従って設定を進めてください。
すると、マイアプリにBoxが追加されます。これでBoxの登録は完了です。
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしたら、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。
ナビの内容に従って設定を進めてください！
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリにBoxとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書といった書類の内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした転記作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用して、書類管理やデータ入力を行っている方
- OCRを活用して書類からのデータ転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■ワークフローの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどのテキスト情報を、どのシートのどの列に、どのようなレイアウトで追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるBoxのアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
最後に「次へ」をクリックしましょう！
次に、WebhookURLの登録をします。
まずは、Yoomと連携したいBoxのフォルダを用意しましょう。
用意できたらフォルダのURLをコピーします。
※先ほどマイアプリ連携を行った、Boxのアカウントに紐づいているフォルダをご用意ください。
Yoomの画面に戻り、注釈を確認しながらコピーしたURLから、フォルダのコンテンツIDを抜き出して入力します。
入力できたら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
登録が完了すると、以下の画面が表示されます。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
Boxの画面に移動し、テスト用のOCRしたいファイルを保存します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
▼今回は以下のテスト用請求書を保存しました！
ファイルの保存が完了したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。先ほど保存したファイルの内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら「完了」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。
ステップ4：Boxの設定
続いて、赤枠で囲まれた「ファイルをダウンロード」をクリックします。
アカウント情報がステップ3と同じものになっていることを確認したら、「次へ」をクリックします。
コンテンツIDにはデフォルトで取得した値が設定されています！
今回はそのまま利用しますが、ご自身で設定したい場合は、以下のように入力欄をクリックして取得した値を選択してください。
※取得した値を利用することで、フローが起動するたびに最新の情報が設定されます。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のようにPDFファイルが保存されますので、ご確認ください！
確認できたら「完了」をクリックします。
※Untitledと表示されていますが問題ありません。
ステップ5：OCRの設定
以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
なお、上記の画面で変更をクリックすると、以下のメニューが表示されます。
用途に合わせて変更してください。
タスク数について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
今回はテンプレートを活用しているため、OCR画像の項目はすでに設定が完了しています。以下の状態になっているか確認を行いましょう！
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダ項目に合わせて情報を追加するため、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
使用するAIはプルダウンメニューから任意で選択しましょう。
※今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
最後に言語を設定します。プルダウンメニューから選択してください。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「完了」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Googleスプレッドシートに追加するアクション設定
いよいよ、最後の設定です！
ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
データベースの連携画面に遷移したら、アカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、ページをスクロールダウンしてください。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参照して入力したら「次へ」をクリックしてください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、Googleスプレッドシートにレコードを追加するため、ヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が表示されます。
※以下は例として、「会社名」の項目に前ステップで取得した【会社名】の情報を引用したものです。）
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
※URLについて、上記のようにURLとコンテンツIDの取得した値を組み合わせることで、ステップ3で保存したファイルのURLを記載することもできます。
詳しい記載方法を知りたい方は、以下のリンク先をご参照ください。
テストに成功すると、OCRで読み取った情報がGoogle スプレッドシートに追加されます。
▼無事に追加されているのを確認できました！
確認ができたら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「BoxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する」方法でした！
OCRを活用したその他の自動化例
YoomにはOCRを活用した業務を自動化できるテンプレートが、他にもたくさん用意されています。
ここでは、関連するテンプレートの一部をご紹介しましょう！
■概要
OneDriveに保存した請求書や契約書などの内容を確認し、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。案件数が増えると、フォルダの作成漏れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を使ってCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとCanvaを利用しており、書類管理からデザイン制作までの流れを効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成やファイル名の入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OCR技術を活用して、PDFなどの書類情報をデータ化し、業務に活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル保存を起点に、OCRでの読取りからCanvaのフォルダ作成までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 書類から読み取ったテキスト情報を基にフォルダを作成するため、手入力によるクライアント名や案件名の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OneDriveとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、どのドライブのどのフォルダを監視対象とするか、ドライブIDとフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能で文字を読み取る際、書類内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。
- Canvaでフォルダを作成する際、どの親フォルダの中に作成するかを親フォルダIDで指定できます。また、フォルダ名は、OCRで取得した情報や固定のテキストを組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- One Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■ワークフローの流れ- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
Google Driveに格納された請求書や申込書の内容を目視で確認し、チャットツールに手動で通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、directへ通知するため、一連の確認・連絡業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveのファイルをOCRで読み取り、手作業でdirectに通知している方
- 請求書や申込書などの帳票処理における確認や転記作業に手間を感じている方
- ファイルの内容確認や通知業務を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納から内容の読み取り、directへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での確認や転記が不要になるため、読み取り内容の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のトークに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- directの「メッセージを投稿」アクションでは、通知先となるトークIDを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は、OCR機能で読み取った文字情報を変数として挿入したり、定型文を追加したりと、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveに保存した請求書や契約書などの内容を確認し、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。案件数が増えると、フォルダの作成漏れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を使ってCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとCanvaを利用しており、書類管理からデザイン制作までの流れを効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成やファイル名の入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OCR技術を活用して、PDFなどの書類情報をデータ化し、業務に活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル保存を起点に、OCRでの読取りからCanvaのフォルダ作成までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 書類から読み取ったテキスト情報を基にフォルダを作成するため、手入力によるクライアント名や案件名の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OneDriveとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、どのドライブのどのフォルダを監視対象とするか、ドライブIDとフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能で文字を読み取る際、書類内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。
- Canvaでフォルダを作成する際、どの親フォルダの中に作成するかを親フォルダIDで指定できます。また、フォルダ名は、OCRで取得した情報や固定のテキストを組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- One Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要
Google Driveに格納された請求書や申込書の内容を目視で確認し、チャットツールに手動で通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、directへ通知するため、一連の確認・連絡業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveのファイルをOCRで読み取り、手作業でdirectに通知している方
- 請求書や申込書などの帳票処理における確認や転記作業に手間を感じている方
- ファイルの内容確認や通知業務を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納から内容の読み取り、directへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での確認や転記が不要になるため、読み取り内容の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のトークに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- directの「メッセージを投稿」アクションでは、通知先となるトークIDを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は、OCR機能で読み取った文字情報を変数として挿入したり、定型文を追加したりと、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
メールの添付ファイル、ストレージへのアップロード、フォームからの送信など、様々なシーンで受け取るPDFから手作業でテキストを抽出・転記するのは、時間と労力がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちですよね。
そのような悩みがある時こそ、今回紹介した自動化フローを活用すれば、定型業務を効率化できるはずです！
なお、Yoomには今回紹介した以外にも、PDFの処理を簡単にしたり、OCRを活用して業務効率を向上できるようなテンプレートをたくさん用意しています。
日々の書類処理業務に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務自動化による効率アップを体験してみてくださいね！
よくあるご質問
Q：OCRの誤認識が生じた場合、人間が途中で確認・修正するフローは組める？
A：
はい、組めます。
Yoomには承認を依頼する機能や担当者へ対応を依頼する機能があります。
詳しい設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
Q：月間のOCR処理上限数や従量課金の仕組みは？
A：
Yoomでは、OCRなどの機能やアクションを使用するとタスクを消費します。
何タスク使用するかは、選択したアクションによって変わるため注意が必要です。
また、プランによって1ヶ月内に無料で利用できるタスク数が違います。
例えば、今回利用したテンプレートを、記事内で設定した通りに利用する場合は、成功失敗にかかわらず1回7タスク利用します。
現在無料プランでは月100タスク利用できますので、約14回利用できます。
従量課金の仕組みについては以下のリンク先をご参照ください。
Q：明細行のように複数行（表形式）あるデータも綺麗に分割保存できる？
A：
はい、可能です。
今回はそのまま1レコードにデータを保存しましたが、同じ処理を繰り返す機能を利用することで、データを分割保存することも可能です。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、パーソナルプラン以上のプランが必要です。フリープランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
同じ処理を繰り返す機能を利用したテンプレート
■概要
毎月受け取る大量の請求書、OneDriveに保存した後に一枚ずつ内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveに請求書PDFがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Microsoft Excelの管理表に明細情報を追加します。定型的な入力作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excelで請求書管理を行っている経理やバックオフィス担当者の方
- 請求書のデータ入力における、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の請求書処理業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、データ抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や品目の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、処理対象とするファイル（例：PDFファイルのみ）を絞り込むための条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書からテーブル形式の明細情報を抽出します。
- 最後に、繰り返し機能を利用して、抽出した明細情報をMicrosoft Excelの指定したファイルに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、後続のフローを実行させたいファイルの条件を任意に設定することが可能です。
- OCR機能では、請求書の中から日付や合計金額、テーブル形式の明細といった、抽出したいデータの項目を柔軟に設定できます。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
■概要
取引先からOutlookに送られてくる請求書のPDFを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に時間を取られていませんか。この定型的な作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書PDFからOCR機能で明細情報を読み取り、Microsoft Excelへ自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書PDFの処理に、手間や時間を費やしている経理担当者の方
- OutlookとMicrosoft Excelを連携させ、手作業によるデータ転記をなくしたい方
- 請求書処理のような定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に請求書の転記が完了するため、これまで手作業で行っていた業務の時間を短縮し、業務効率化を促進します。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、金額や品名などの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定し、請求書メールの条件を指定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書PDFファイルから明細などのテーブル情報を抽出します。
- 繰り返し機能を設定し、抽出したテーブル情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、請求書PDFからどの項目（請求日、金額、品名など）を抽出するかを任意で指定できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、前段のOCR機能で取得した各データを、Excelシートのどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
